如何做好配件入库管理

郭福霞

维修企业要想做好配件的入库管理工作，首先要有良好的岗前培训。包括配件检验员、配件库管员、配件计划员和配件经理在内的配件部所有人员，都应该接受配件入库管理知识的培训。培训可以通过2个途径进行，一是参加厂家的培训，二是企业组织的内部培训。培训内容应满足厂家的要求，包括入库流程、岗位要求和绩效考核等。最终目的是要使配件部员工能够互相配合，尽职尽责地按流程完成配件入库工作。下面本文将对入库流程进行详细讲解，并通过实例说明入库过程中需要避免的问题。

1.入库流程

企业有完整的入库流程和制度是保证入库工作正确、顺利完成的前提条件。入库流程包括以下步骤。

（1）核查清单：接收配件时，应将订货单、装箱单与实物仔细比对，配件号与订货配件号不符的，不予接收。

（2）清点数量：要保证入库配件数量的准确性，到货数量要与订单相符，若不符要详细记录，多退少补。

（3）验收：验收要及时，要在送货人员在场的情况下开箱验货，有损坏迹象的要马上检查并拍照取证。送货人与接收人双方要在货单上签字，一联留配件部存档，另一联由送货人带回厂家。

（4）分货：安排人员对收到的配件进行分类，将不同型号的配件分别放好。

（5）质检：检查产品外包装是否有损坏，没有损坏的一般不用拆检验收，如有损坏一定要拆开检查内部配件质量。如发现有锈蚀、霉变、渗漏、变色、变型及污染等异状的配件，或配件过了保质期的，都按照不合格品处理，应单独存放在“不合格区”，等待退回厂家。事后配件人员还要填写《不合格品记录表》和《供方评价记录表》，作为对供应商评价的依据。

（6）登账：对没有问题的配件进行登账，将信息录入库存控制系统，打印入库单。

（7）配件码放：根据入库单上显示的货位，将配件放入指定货位。没有货位的配件要建立新货位，将特殊订购的零件放到特别订货区。要注意检查货位上的零件号、数量和放置位置是否正确。随时调整更新后的货位号。对有使用期限的配件要做到先进先出。最后还要在系统上确认入库，并在入库单上盖章。

2.案例解读

实际上，绝大多数维修企业基本上都制定有相应的入库制度，但是在实际工作中，针对各种不同情况下的配件入库确认，还是经常出现各种问题。请看下面3个案例。

案例1：紧急订购配件的入库

（1）事件经过

在某品牌汽车4S店里，库房管理员小张为维修人员领取配件时发现某车型的正时皮带没有了，但是系统却显示还有10条。此时维修人员正急需这一配件，于是小张马上将这一情况反映给配件经理。经理很疑惑，怎么一下就少了整整10条呢，难道是放错了地方？于是，他又与小张一起在库房里找了20min，还有没有找到，这下2人都着急了。

经理通过系统查询了这批配件的订货单，发现这是一张紧急订货单，上面的项目并不多，共9种配件，其中一项正是这10条正时皮带，其他都是钣金件。此时，小张恍然大悟：“经理，我想起来了，上次钣金车间有一台事故车，缺少几种配件，发送了紧急订货单。小李说正时皮带要没了，于是就订了10条。这批配件是小李直接从厂家中心库提回来的，钣金件他直接交给了钣金车间，但正时皮带我也没注意放哪了。”

于是经理马上给在外采购的小李打电话。但是小李说他也想不起来了：“是不是那天厂家中心库没发给我啊，我真忘记了。因为着急，我那天取货时没带订货单，也没来得及核对，拿了配件就回来了。”经理很无奈，考虑到维修人员还在等待，这样下去很可能造成客户抱怨，于是吩咐小李：“你马上采购1条正时皮带回来，以解燃眉之急，其他的事等回来再处理。”

（2）案例分析

在该案例中，小李明显对工作不够认真负责，是此事的主要责任人。首先，他在取货时就没有携带订货单，也没有按正确的流程对货物进行核对。其次，在配件取回后，他也没有将配件入库，而是直接发给了钣金人员，以至于正时皮带丢失，给企业造成经济损失并造成客户不满。同时，小张也有一定的失误，也应对此事负有一定责任。他没有对配件进行入库验收，在没有收到配件实物的情况下，仅凭系统打印的入库单就对配件做了入账处理。

（3）解决方案

此案例反映出工作人员责任心不强，各岗位之间没有互相配合的意识，小李只管提货而没有验货，小张只是在电脑系统中录入而没有到配件库实地查验。此时，首先应该对员工进行岗位培训，明确每个岗位的工作职责。在各司其职的前提下，还要加强他们之间互相协作和互相监督。此外，还要完善相关管理制度，实行绩效考核，做到奖惩有度。

对于此案例中出现的紧急订货情况，要规范紧急订货入库流程，注意做到凭证签收。工作人员到中心库取货时一定要携带紧急配件订货单，否则只能凭印象取货，没有核对品种和数量的依据，容易造成错误。取货时还要请中心库的发货人员在订货单上签字，确定货物已发。回到4S店后，要及时将货物与订货单一同交给库管员。库管员应及时验收并签字确认，然后按指定位置入库存放，并在系统上进行入库确认，做到账物相符。

案例2：非代理品牌配件的入库

（1）事件经过

周一的早晨，某4S店的服务总监召集车间主任与配件经理开会，会议内容是关于1辆非该品牌事故车的维修情况。该事故车在维修过程中更换了前悬架系统零部件，并重新进行了四轮定位，但维修完成后进行试车时发现车辆跑偏。经过了多次调试，确定车轮定位数据正确后，车辆还是跑偏。车间主任与检验员、技术总监一起对该车进行了诊断，最后确定是1根新换的横拉杆存在质量问题。服务总监对此很生气，特意找来配件经理开会。

配件经理拿着新的横拉杆与旧的横拉杆做了比对，发现弯曲的角度不同，而且新配件上没有生产厂家和型号标识，却有明显的锈蚀，看上去像旧的一样，很明显此配件是假冒或者不合格产品。配件经理又向相关配件人员询问了当时进货与出货的情况。原来这一配件到货后，由于不是该品牌车型，没有库存位置，就直接交给了等在库房门口的维修人员，并没有进行仔细的质检。最后，配件经理只好紧急联系了可靠的供应商再订购了1根横拉杆，不仅造成了一定的经济损失，而且延误了交车时间，引起了客户的不满，

（2）案例分析

目前，为了赚取保险业务带来的利润，很多4S店也会维修非代理品牌的事故车辆。对于此类车辆的配件，他们往往不会预留库存位置，而是随到随出，只在电脑系统中做了入出库确认。在这一过程中，配件人员很容易忽视入库管理。本案例就是这样，配件人员对于悬架横拉杆并没有按照标准流程进行验收入库，而是直接发放给维修人员，直到装车试用后，才发现是不合格产品。实际上，只要配件人员对其外观进行检查仔细，就很容易发现这一配件是伪劣产品（没有商标和配件号，而且锈蚀严重），如果再与旧配件对比，也很容易发现弯曲角度不同。

（3）解决方案

那么，对于此类非代理品牌车型的配件，应该如何进行入库管理呢？实际上，配件人员对于此类不熟悉的配件也可以参照本品牌配件进行质量检验和入库登记，但要注意以下几点。

首先是要及时。由于非本品牌车型配件一般不留库存，随进随出，所以验收更要及时，而且一定要与供应商当面进行验收，验收合格后双方要签字确认。

其次是要做到准确。配件人员对于此类配件往往不太熟悉，所以一定要根据送货单上的信息，仔细核对配件的包装、型号、名称和数量，核对无误才可验收。

最后还要注意质量检验。这需要配件人员利用自己日常工作中掌握的技术和积累的经验，对配件的质量进行评判。必要时可也以请技术经理或使用该配件的维修人员协助判定，也可以采用旧件与新件对比的方法进行检验。

案例3：如何做好集中到货配件的入库

（1）事件经过

又是月末的最后一次进货，4S店为了完成本月的配件销售任务，不影响厂家的返利，一次性订购了60万元的配件，用了3辆厢式货车才装下。配件到货时已经是下午了，货车司机着急赶回去，配件部的几个人忙不过来，于是配件经理找来10多名维修人员帮忙。等卸完3辆车的货物，大家已经累得筋疲力尽了，而且早就过了下班时间，因此来不及按正常的程序进行清点、检验和存储，只能等第2天慢慢清点入库。

第2天上班后，配件部工作人员马上开始清点货物，在清点的过程中发现由于大量配件相互挤压，使得一些配件出现了变形。此类配件无法向厂家索赔，最终给企业造成了一定经济损失。

（2）案例分析

在该案例中，配件部门只顾完成任务，而没有考虑到大批量集中进货的弊病，没有预留足够的空间用于储存配件，造成部分配件挤压变形。此外，该事件中还暴露出了企业人员安排不合理的问题，集中到货时没有预先组织足够的人力进行货物的接收，最终没能及时清点配件数量、核对单据并检查配件质量。

（3）解决方案

配件经理应该能掌控全局，合理安排人员分工，各司其职，以不变应万变。集中到货时配件种类多、数量大，所以准备工作十分重要。要预先分好小组，划分出不同种类配件的暂存区域，将大件、小件、易损件、塑料件及液体单独存放，避免配件相互挤压。

货物验收时先清点大件，主要是核对到货数量与清单是否一致，同时对产品质量进行初步检查，对数量不一致或质量有问题的要详细记录，然后按配件的性能、特点及形状等安排相应的货位。对于油液类配件，由于其有一定的保质期，所以一定要杜绝过期产品入库，还要注意按照生产日期码放，以便在出库时做到“先生产的先出库”。对于安全件，要进行质量检验，认真填写《安全数据表》和《安全件清单》，记录配件批次及到货日期，以便于追溯。对于塑料件的验收，要特别注意有无变形。

最后，对清点无误的配件要在电脑系统上办理入库手续。入库操作时务必认真核对供货商名称、配件号、配件名称、数量、计量单位和金额，保证无误后进行系统入账。