ERP系统下材料控制的实践与思考

顾辉

【摘 要】材料成本管理是运用预测、计划、核算、分析、考核、评价、控制、监督等手段，对生产经营的耗费和支出实行科学地管理，基于材料管理这八项职能，结合基层队材料管理的实际，充分利用ERP系统强大的统计功能，适时提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、系统化、规范化、明确化、经常化，来满足基层材料管理的需要，并在多个基层队推广，取得了较好的经济效益，为油田ERP系统下的材料管理、费用控制开拓了思路。

【关键词】ERP系统；材料管理；“五化”法；经济效益

一、“五化”管理法的提出

众所周知，成本是反映企业经济效益的阴晴表，是影响企业效益和决定企业市场竞争力的重要标志，是制约企业生存与发展的关键环节，材料成本管理在成本管理中占有重要地位。作为直接从事油气生产、输油注水为一体的三级生产单位——采油作业区，材料成本占区总可控成本的四分之一，又是最具潜力可挖的成本之一。油田ERP项目的成功上线为油田经营管理提供了有力的信息化管理利器，也为材料管理进一步提升提供契机。经过近十年实际运行效果，使我们深深认识到成功的运行ERP系统就需要方方面面的管理系统配合，这是由油田运行环境决定的。ERP的实施仅仅是为我们提供一个平台，对材料成本管理控制、库房管理工作而言提出了更高的要求，建立一套切实可行的材料管理控制方法势在必行。而材料成本管理是运用预测、计划、核算、分析、考核、评价、控制、监督等手段，对生产经营的耗费和支出实行科学地管理，基于材料管理这八项职能，结合作业区、基层队材料管理的实际，我们适时提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、材料管理系统化、材料分析规范化、岗位考核明确化、培训学习经常化，并取得了较好的经济效益。

二、“五化”中5个“化”之间的关系

首先，“五个化”并不是各自独立、互不相关的，它们之间是一种相辅相成、互相促进的关系。制度化是基础，系统化是制度化的巩固和显现，分析规范化又能使系统化更加完善，而通过岗位考核明确化、培训学习经常化则为材料管理整体水平的提高提供人力支持和素质保证。其次，“五化”是一个整体，容易形成合力，从而产生1+1≥2的效用，最终实现材料管理的方针与成本目标。可以说“五化”管理法是提升材料管理水平的关键和实现材料成本目标的有效手段。

三、“五化”管理的目标

通过“五化”管理系列活动，可以有效地使材料计划的准确性、进购程序性、仓储合理性、消耗的科学性等六大性能达到最佳状态。充分发挥材料控制平台的作用，一是通过材料的计划管理，让有限的资源得到合理、充分的使用。二是用合理的进购成本，按时、按质、按量地进购所需材料，以达到生产过程的供需平衡。三是加强仓储管理，确保各种材料安全无损、流向准确、使用及时。四是通过各种制度的约束，控制消耗，降低成本，预防各种浪费和的流失。五是为各单位提供最佳的供应服务，实现对生产的物资保障。主要做法：

1.材料管理制度化，夯实材料管理的各项规章制度。材料管理制度化是材料管理的最基础单元，是保证材料及时供应、合理库存、消耗所必要的管理机制之一。首先我们建立一整套的规章、准则、制度等强行规范材料的计划、领用、消耗，其中包括物资管理制度、库房管理有关规定与要求、物资计划管理制度、物资统计工作细则等。其次使这些制度从最初挂在墙上到真正地放在心中，最后落實到行动上。最终使我区在材料使用方面成为一个制度严谨的“刚性”管理场，用管理的制度化取代管理的随意性，形成了“心中有制度，行为守制度”的良好氛围。

2.材料管理系统化，建立健全工作流程体系。（1）材料计划申报流程。搞好材料申请计划是保证生产正常进行的前提，它是生产经营计划管理的重要组成部分，它是各基层单位申请和领购材料的依据。特别是ERP运行后，要求计划更加准确。一是在非生产用料、大宗料坚持“一支笔”制度，即主管领导签字后方可生效。不在计划范围内的料原则上不予发料；防洪防汛用料、冬防保温用料坚持做到专人管理专人负责。制定完善的材料供应计划。要求从全区需要和实际出发，加强计划管理，重点是提高计划的质量和计划的准确性，特别注重历年积累资料的分析和运用，强调计划要有预测性，留有余地，尽可能在计划期内减少计划外项目和需要。在具体操作上是收集四个依据，算清四笔帐，核实五项资料，从而使计划准确性大大加强。第一，收集四个依据：工程项目有依据；项目设计有料单；生产维修有定额；历年消耗有比较。第二，算清四笔帐：库存；周转；利用；余缺。第三，核实五项资料：需用量；历年消耗量；库存平衡量；内部挖潜量；申请缺口量。在编制计划定额过程中，对生产急、稀缺用料业务员亲临生产现场调研，并参照去年数据，计划尽量做到合理、先进，实行“远粗近细”的流动计划，保证及时供应，防止积压。二是业务岗要准确掌握现库存数量，以确定进购量。（2）班组材料计划编制流程。为把材料计划、控制工作延伸到班组及油水井，形成纵横交错的计划体系，要求基层队班组或井站依据搜集情况、拟定、选定、评价计划阶段做好计划申报工作。掌握本站的油水井数以及计量站、中转站这些材料费发生点的用料量，参照历史先进水平。依据所掌握的信息制定出本站材料计划。（3）库房管理业务流程。库存是管理的结果。过剩或短缺是种失控，库存失控不该是对变化的无奈，而是挑战零库存极限的动力。库房管理工作是材料管理的重要组成部分，做好库房管理工作，对于保证及时满足生产需要、合理储备、加速周转、节约材料使用、降低成本有着重要作用。一是要求材料员的工作应对材料的入库、出库、领用、发放、保管、周转做到有数、有据、有手续、有制度、有秩序。有数就是对材料的进、出、存要有帐本，并且清楚准确；有据就是收发进出要有凭证；有手续就是收发进出时要有核对以及审批手续等；有制度就是一切材料管理活动均应规范化地运作，要建立各种管理制度；有秩序就是要把材料管理地井井有条。二是库房管理中有一项重要的工作环节，即清库盘点。由于库房物资的流动性很大，为了及时掌握物资的变动情况，避免物资的短缺丢失和超储积压，保证帐、卡、物、资金相符，必须认真做好物资盘点工作。其主要内容和要求是：第一，检查物资的帐面数与实存数是否相符；第二，检查物资收发有无错误；第三，检查各种物资有无超储积压、损坏变质；第四，检查安全设施和库房消防设备有无损坏等。在清点过程中如发现盘盈盘亏，必须分析原因，说明情况，如发现严重短缺或损坏，应查明原因，追究责任；对查出来的超储、呆滞物资，及时进行协调使用。为了保证库存的精确度，（4）材料统计业务流程。通过材料统计可以掌握物资动态与消耗规律，为作业区经营决策、编制计划、修订控制制度提供依据，并对基层的材料管理工作进行监督和考查。而且SAP要求物流、信息流、资金流“三流”相统一，这使统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计信息基础工作规范化，统计计算技术现代化，统计信息服务优质化显得尤为重要。（5）材料成本控制流程。为了更好地协助基层队搞好材料成本控制工作，做到有的放矢。从作业区到基层队，确定了材料费控制的基础管理工作必须有以下内容：一是确定最佳的控制方法，包括实效的控制制度；按照“材料费用关键环节设立控制点”的原则，按照“材料费用关键环节设立控制点”的原则，设立ABC三级n个费用控制点。月消耗量在2吨以上建立A级控制点；月消耗量在1-2吨建立B级控制点；1吨以下为C级控制点；A级点的定额管理、计划申报、分析水平、奖惩力度均高于B级，B级高于C级。二是制订材料消耗定额及实行限额发料制度。三是明确材料费目标和考核标准，并建立责、权、利相结合的奖惩制度。在实际执行过程中主要实行两种控制方法：一是日常材料控制，在材料费形成过程中，根据事先制定的费用目标，对本单位日常发生的材料使用活动按照一定的原则，采用专门的方法，进行严格的计算、监督、指导，以保证低于原定的目标。控制的重点在于严格按照确定的标准进行把关，并根据以发生的偏差来指导当前的实际行动。二是事前材料控制，对材料费发生点进行深入的分析研究，并制定出一套适应本队实际情况的材料费控制制度。其重点在于通过规章制度来节约材料费用开支，预防偏差和浪费的发生。（6）在材料使用控制上“抓大不放小”，加强对重点材料的分析控制力度。在材料分类上按照ABC分类法，对A类物资和专用材料实行限额发料管理及动态管理法。例如：对水泥、钢材、阀门、仪表等实行限额发料管理；对药剂实行动态管理，严防过期和浪费，并对班组加药情况实行跟踪监督。

3.材料分析规范化，应用5W2H分析法对主要材料重点分析。材料分析对于日常控制及事前、事中、事后控制具有指導意义。为了规范化地进行材料分析，制定了材料费分析模式，分析模式既能以图示的方法形象表现出材料成本消耗现状，又能以表格的形式如实反映出各区块材料消耗的结果；既能进行主要材料的消耗分析及动态查询，又能对类似班组材料消耗进行横向比较，对全队材料成本控制起到预警作用。

4.岗位考核明确化，建立长效检查考核机制。在岗位考核方面丰富了标准化岗位的内容，制定了“三个是什么”的考核目标、思路及要点，即岗位考核的目标是什么，岗位考核的思路是什么，岗位考核的要点是什么。强调岗位考核体系是一种循环，将岗位考核检查与材料管理持续改进结合起来，相互促进，相互提高，按照步骤要求逐渐实现岗位技能与管理水平两者质的飞跃，努力实现双赢。实行相对岗位技能评价，对于不合格的这部分，要采取相应的措施，要么转岗，要么培训后上岗。

5.培训学习经常化，进一步提高材料员的业务素质，努力实现“三个转变”。针对材料员业务素质参差不齐的特点，我们采取了针对性地培训，即内训与外训相结合的方式，从学习计划到效果调查都做了一一的制定，力争使材料员从经验型向科学定额型转变；从算帐型向参谋型转变；从被动型向主动创新型转变，更好地为材料管理、控本增效工作做出应有的贡献。

四、“五化”管理法取得的效果

增强了基层队材料制度管理意识，遵流程办事的现象多起来。丰富了材料成本控制手段，建立起一套完善的材料成本分析控制体系，材料成本管理方式由过去滞后的事后分析，转变为现在的事前的成本计划和实时、动态的事中成本控制，材料成本控制手段多样、思路清晰。在实际执行过程中出现了日常材料控制、事前材料控制、对比分析控制法、计划单控制法等行之有效的方法和手段。加大了对A类物资的管理力度，杜绝了使用的随意性。进一步夯实了材料成本和费用管理基础工作，材料员职责明确、技能有所提高、渴望学习的热情有所增强，建立了每月集中学习考试制度，成绩与奖金挂钩，双向考核、多层激励，重视发挥全体材料员的智慧和积极性，充分挖掘潜力，发扬团队精神，为材料管理水平再提高找到了动力源泉。

五、结论及下步打算

这种管理方法仍在实施的探索阶段，究竟能否发展成为成熟的管理体系，尚须时间来印证。我们将面向未来，更加熟悉ERP的诸多功能，使“五化”管理法向纵深发展。为此，我们有以下努力方向：今后的“五化”管理为动态管理，要使之不断完善，首先应加强理论与实践的结合，在实践中不断得到充实；在应用中使“五化”管理法的各分支局部优化、深化和扩大应用面和成果，分支的过程优化与重组；制定工作思路和工作程序，使之进一步具有可操作性、实用性；加大理论与实践相结合的培训力度，力争材料员岗位技能评价都能够达到优秀；借助“五化”法这把管理利器，为材料管理注入新的活力。