基于FoxPro的招生数据处理与分析系统的设计与实现

上海海关学院招生特色研究课题组

一、高校招生管理系统现状

1.全国高校招生管理系统(清华同方版)的缺陷。高校招生录取数据作为每一位新生的最原始、最权威的基本信息数据，为后续的学生学籍管理信息系统和教学教务管理信息系统提供了准确、详尽的数据来源。目前，全国高校在招生录取过程中均采用清华同方版招生录取管理系统，该系统为招生管理信息化提供了可靠的、标准化的考生数据来源，但仍存在着不足和系统自身的缺陷，具体表现在：与各高校自身的教务管理信息系统和学生管理信息管理系统相互独立，无法实现数据共享；录取后数据处理和打印通知书、EMS录取通知单功能薄弱；在招生管理信息系统的数据库设计方面，由于缺乏内部统一信息库，造成数据的类型、命名及完整性等都有所不同，难以发现信息重叠或信息遗漏现象；传统的招生管理信息系统，功能相对简单，没有学生注册报到管理、无法实现决策分析等重要功能等。

2.招生管理系统二次开发的难点。针对清华同方版招生录取管理系统的不足，部分院校已着手开发出基于本校实际情况的内部招生管理系统，主要是有基于OFFICE功能、基于B/S结构和基于FoxPro结构三种模式的招生管理系统，它们的基础数据源均来自于清华同方版招生录取管理系统，事实上是对该系统存在的缺陷进行二次开发，并融入了具有院校自身管理特色的功能，以适合于招生管理工作的需要。但是，这些系统多处于初级发展阶段，其高校教务管理信息系统、学生管理信息系统等大多各自为政，并没有从根本上解决与招生管理信息系统的信息资源共享的问题，很难满足招生制度改革、多元化招生模式建立和日益扩大的高校招生规模、新生报到等管理工作的需要，有待于进一步完善。造成这一现象的根本原因是现有的招生管理信息系统中，硬件配备不足、软件配置落伍。一些学校虽然实现了网络化招生管理，但还仅仅是宣传招生信息，而没有实现招生数据处理、新生数据共享等功能，再加上学校内部各个职能部门之间的数据服务器独立设置，存在“信息孤岛”的问题。同时，招生管理信息系统中的软件设置落后，各部门使用的操作系统、应用软件、数据库等版本繁多，缺乏和谐统一性；系统软件的组件也存在较大差别，尤其在数据库处理方面，有的部门使用Access、有的部门使用SQLSever，各方面的差异造成运行环境的不同，无法实现部门资源共享，降低了工作效率。在招生管理信息系统的数据库设计方面，由于缺乏内部统一信息库，造成数据的类型、命名及完整性等都有所不同，难以发现信息重叠或信息漏洞现象。

二、基于FoxPro的招生数据处理与分析系统的设计模型

基于FoxPro的招生数据处理与分析系统，实现了招生数据的分析处理，有效地将招生数据处理系统衔接全国高考网上招生系统、新生报到系统、教务管理系统、招生信息网等信息管理系统，实现学生信息的共享，提高了招生管理工作的质量和高校内部管理效益。

(一)系统技术概况

1.VFP(Visual FoxPro6.0)技术。VFP是在xBASE的基础上发展而来的32位数据库管理系统(dBASE，Clipper，FoxBASE，FoxPro)。它不仅提供了更多更好的设计器、向导、生成器及新类，并且使得服务器结构数据库应用程序的设计更加方便简捷，增加了处理2000年数据的工具。FoxPro6.0以其强健的工具和面向对象的以数据为中心的语言，将客户/服务器和网络功能集成于现代化的、多链接的应用程序中，充分发挥了面向对象编程技术与事件驱动方式的优势。

2.OLE(Object Linking and Embedding)技术。OLE是在客户应用程序间传输和共享信息的一组综合标准。允许创建带有指向应用程序的链接的混合文档以使用户修改时不必在应用程序间切换的协议。OLE是基于组件对象模型(COM) 并允许开发可在多个应用程序间互操作的可重用即插即用对象。该协议已广泛用于商业上，在商业中电子表格、文字处理程序、财务软件包和其他应用程序可以通过客户/服务器体系共享和链接单独的信息。 OLE 是一种面向对象的技术，利用这种技术可开发可重复使用的软件组件(COM)。OLE可以用来创建复合文档，复合文档包含了创建于不同源应用程序，有着不同类型的数据，因此它可以把文字、声音、图像、表格、应用程序等组合在一起。

3.B/S(Browser/Server，浏览器/服务器模式)结构。B/S是WEB兴起后的一种网络结构模式，WEB浏览器是客户端最主要的应用软件。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。客户机上只要安装一个浏览器(Browser)，如Internet Explorer，服务器安装Oracle、SQL Server、Access等数据库。浏览器通过Web Server 同数据库进行数据交互。B/S构架的最大优点是可以不受时间和地域的限制，灵活地处理实时性事件。对于一个进程管理系统来说，其根本目的是实现管理进程的远程监控、保障管理活动秩序的规范有序、实现信息时实公开、无纸化告知。系统要求不受地域限制，又有比较灵活的实时性要求，因此建议系统开发充分利用B/S结构的优势，实现平台的搭建。

4.C/S(Client/Server)结构。C/S是一种典型的两层架构，其客户端包含一个或多个在用户的电脑上运行的程序，而服务器端有两种，一种是数据库服务器端，客户端通过数据库连接访问服务器端的数据；另一种是Socket服务器端，服务器端的程序通过Socket与客户端的程序通信。通过它可以充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。C/S架构使界面和操作可以更丰富，系统的安全性能可以很容易保证，实现多层认证也不难，因为只采用一层交互，响应速度较快。

(二)系统技术实现

系统的建设采用现代化OLE 技术，将系统运行过程中需要的各种数据、程序等参数，存储在数据库中，可随时调取数据库中的数据信息；如果系统发生了变化，只需要调整参数控制即可，满足程序与数据的独立、程序与参数的独立，给系统扩展留下更多空间。同时为进一步优化数据结构、数据库的移植、软件升级等提供先进设计思想与实现技术。

技术上强化系统的辅助决策能力，建立健全评估体系，对新生录取信息进行全面、深入分析。利用现代化的网络标准与技术，以C/S 结构实现数据采集、统计、处理、查询等工作过程，提高招生信息的安全性、全面性、完整性、有效性；考虑到多级用户支持以及系统安全性问题，以B/S 结构实现系统设计、网络查询等功用；根据不同的系统需求，及时调整用户角色与数量，实现系统设计的兼容性、开放性、容错性和移植性；加强人机界面的友好化，确保每一个操作步骤、环节，都有提示信息与检验过程，如果在操作过程中出现人为输入错误，系统会拒绝处理或者提示再次确认，确保数据库系统的客观、真实、完整，减少误差。

系统努力实现高校信息化标准平台建构，加强与高校网上招生计划编制系统、远程录取系统等各相关系统的数据连接，将每年度的招生计划数据与录取新生数据充分共享，强化招生录取工作和学生学籍管理系统的有效衔接。

系统数据模型如图1所示。

图1　系统数据模型图

(三)系统结构模型

高校招生数据处理与分析系统必然要求它能够共享网上录取系统所提供的考生电子档案数据，以实现招生录取工作与录取后期管理工作之间的良好链接。考生的电子数据可在数据处理与分析系统内实现各种所需的整理与编辑，并提供信息查询、报表打印、网上信息发布等多种形式的输出端口。系统包括2大子系统，C/S结构的数据处理子系统和B/S结构的招生管理子系统。C/S结构的数据处理子系统与“全国普通高校招生管理系统”(清华版)进行数据交互，完成数据的导入导出、通知书打印。B/S结构的招生管理子系统主要完成数据的分析统计，提供决策支持以及相关的信息查询。

系统结构模型如图2所示。

图2　系统结构模型图

三、基于FoxPro的招生数据处理与分析系统功能模块

(一)系统功能模块

招生数据处理与分析系统模块包括两大子系统功能模块及系统维护模块。C/S结构的数据处理子系统主要包含数据导入与处理模块、数据导出模块、数据统计与处理模块、通知书打印模块等4大功能模块；B/S结构的招生管理子系统主要包含考生录取查询模块、信息发布模块、新生报到模块、数据统计与分析模块、数据导出与接口模块、决策分析模块等6大功能模块；系统维护模块包含系统初始化模块、用户与权限管理模块、数据备份与恢复模块等3个子模块。招生数据处理系统的核心就是对录取信息数据进行各类操作，而在招生录取的各环节和时段，招生数据的组成、内容均有所不同。根据招生的不同时间节点，对系统业务数据进行分析归纳，形成以关键环节点为主题的业务数据，实现各模块的功能。

系统功能模块如图3所示。

图3　系统功能模块图

(二)核心功能模块实现

1.数据导入与处理。数据导入与处理模块是系统的重要模块，它是系统功能实现的基础。数据导入是整个系统的数据入口，它是数据处理与分析系统的数据来源。数据导入指的是把从“全国普通高校招生管理系统”获取的DBF格式的录取新生的电子信息数据导入到高校招生数据处理与分析系统数据库SQL SERVER 2005中。DBF格式的各省市录取新生原始信息表与高校实际应用中所需的数据表在表结构上有较大差异，并且多数字段采用代码形式，各省代码的含义也有差别，为了使汇总的新生数据表能够在表结构上和字段含义上趋于一致，必须将各省的录取新生原始信息表进行标准化处理。

2.数据统计与处理。根据录取数据的不同后续用途以及各部分对数据的处理要求，新生数据主要包括基本信息、入学成绩、联系人信息、户口信息、新生社会信息等五个方面，这些信息接收后汇总在一张大数据表中，因此需要根据不同的主题对数据进行拆分，插入不同的数据表中，便于后续数据的处理和导出使用，数据拆分后形成的新生库维护界面如图4所示。新生库生成后，即可对数据进行各类数据校验，防止数据在接收和转换过程中发生错误。此时数据还是以录取通知书号作为数据的关键字段，要进入校内信息系统，则需要进行数据加工，主要是指分班和分学号操作，为每条录取数据产生其唯一的身份识别码——学号。要生成学号，先要分班，因为学号在一个班是连续的。分班有一定的规则，比如：同省考生要平均分配、同一专业的男女生要平均分配、同一专业不同班级学生人数基本相同。同时亦增加数据校验功能，对分配原则的实现情况进行校验，防止分班结果不正确。学号是在已有分班的基础上，为新生分配学号信息。如目前的学号是10位，左起前8位是学生的班级编号，第9、10位是该班级所属学生的自然排序号。因采用了与分班类似的方法，由用户自行定义流水号生成顺序，这样用户可以根据现实情况实时调整流水号产生方式。

图4　新生库维护界面

3.数据统计与分析。数据统计模块提供各种条件统计技术支持，可按省级生源地区、文史理工科类、性别、录取批次、培养层次、录取专业等进行分类统计和分析；或分专业、培养层次进行生源质量分析，主要包括生源类别、性别、政治面貌、民族、所获省(市)级奖励和特长、录取分数时候超过当地本一或本二录取分数线等信息；即时生成各类统计信息图表、报表。对招生数据进行统计分析是招生工作的重点，尤其是每年编制招生计划时，都需要根据招生统计分析结果进行调整，所以数据统计模块是招生数据处理系统的重要部分之一，同时招生录取过程中的各种统计数据、报表需要及时提供给学院各相关职能部门，服务于学院决策分析，主要包括院级领导需要随时对录取过程进行情况监控，掌握各省市生源、调档线情况、及时处理特殊繁杂问题；招生办使用调整计划均衡各省(市、区)生源分布不均，对专业招生计划进行微调，做好新生编班工作；财装处及时制作新生银行卡，并随录取通知书一并寄出，实现银行卡缴费；后保处根据录取的新生数和男女生数确定学生床位，学生军训服装、校服、寝具配置和采购；学生处及时掌握生源信息并做好辅导员工作的安排；科技处在新生入学前为新生制作校园一卡通。目前统计功能已经实现多年份的数据统计，可以友好地设置统计当前年份和历史年份的数据，这样可以很方便地实现各类统计报表，为归档和招生指南等宣传手册编制。

4.录取通知书打印。录取通知书打印是高校新生录取中一项非常重要的工作，系统采用FoxPro技术，通过C#编程控制Word操作邮件合并来生成通知书以及通知书邮寄地址单，这样生成打印通知书方便、快捷、灵活。通知书打印模块特点主要体现在系统采用C#语言编程控制word自动实现邮件合并，有效地解决了通知书打印所存在的缺陷，实现了通知书的自动打印；系统设计有邮件合并模板，另外用户也可以自行设计或更改原有模板；通知书打印方便快捷，由于系统采用Word邮件合并实现通知书打印，一般有计算机操作基础的人员都会使用Word，所以普通的招生人员都可以更改和设计通知书模板，只要进行相关项的选择就可以打印通知书；系统还设有高级打印设置，专门针对打印中出现的各种特殊情况设计，如打印过程中缺纸、缺墨，造成一个或一批考生通知书没有打印；打印过程中某一个或几个考生通知书不合格要求重打等情况。

(三)数据维护与安全

1.代码维护与权限设置。代码维护是系统维护在招生系统中用到的代码设置项，如考生的省份代码、性别代码、专业代码等，是系统可扩展性与易维护性的重要体现。权限设置是保障系统分级别、用户类型进行系统管理理念的正常实施。系统分为高级系统管理员、系统管理员、普通操作员等多种用户类型、级别。各级用户操作权限不同，而且只能由高级系统管理员给各类用户分配固有权限和扩展权限，以保证系统安全、有序、平稳运行。

2.网络安全制度完善。完善和规范网络系统安全规章制度、操作流程和故障处理流程完善安全治理制度，防范因制度缺陷而带来的风险；规范操作流程有利于避免误操作，减少人为失误和故障，提高故障处理速度，缩短故障处理时间。

3.用户验证。用户身份验证是安全系统的第一道防线。利用窗体身份验证网络应用程序的漏洞获取存储在数据库中的用户身份验证密码是目前对Web数据库最常见的攻击方式。招生管理系统的每一位使用者都应做好系统用户名及密码的保密工作，防止数据泄露。

4.数据库备份与恢复。用户可以自行指定备份计划和备份形式，即可设定备份时间和备份地点与类型。同样，恢复操作是将数据库备份文件恢复到DBMS中。这样就可以很好地保障数据系统的安全、可靠。

四、基于FoxPro的招生数据处理与分析系统的特性

(一)共享性

作为一所在全国所有省份都有招生的本科院校，学院每年的招生数据量较大，而且不同省(市、自治区)考生的数据类型、命名和完整性方面存在一定的差异，如何从较多的数据中提取准确的考生核心数据，成为系统设计需要解决的关键问题所在。基于FoxPro的招生数据处理与分析系统结合多种办公软件，分析总结网络招生录取的数据特点和每年在提取招收数据过程中发现的问题，以学院实际为出发点，为招生管理信息系统的建设提供指导。该系统可以提高招生管理的质量和效率，同时为管理部门提供数据参考，实现招生信息共享。

(二)友好性

系统运行友好地支撑了上海海关学院本、专科招生工作中的各种数据处理，实现了招生录取数据的有效转换和统计。系统运行表明：招生工作时间缩短，录取人员除了阅读电子档案和决定录取与否外，其他繁杂、细致的工作都由系统自动完成，这样大大减轻了劳动强度，减少了手工操作，提高了工作效率和工作质量。系统衔接全国高考网上招生系统、上海海关学院新生报到系统、教务管理系统和招生信息网等信息管理系统。每年7月，学院通过网上招生录取平台录取每个省市考生后，使用本系统通过“高考网上招生录取平台”下载学生基本数据和高考数据，并按照学院的数据标准进行相应的数据转换，然后完成录取通知书和通知书邮寄通知单打印、分班、分学号、新生数据转学籍等本科招生数据处理工作。数据处理过程中，根据实际需要，自动截取需要的字段，如姓名、准考证号、身份证号码、性别、民族、高考成绩、联系方式等一系列数据。招生数据处理系统也是学院“数字迎新”的基础，新生入学前，招生数据处理模块需要下达新生数据到迎新系统，用于现场迎新工作需要。新生报到后，产生的学生数据进入教务管理系统，贯穿学校的教学管理全过程。随着教学管理信息化发展，2011年我院引入了杭州正方公司的学分制版本教务管理系统和金旭阳第二代身份证阅读机，我们将系统中的新生报到模块及身份证阅读机引入招生环节中，使其成为一个有机的整体。

(三)完善性

高校招生管理信息系统的建设与完善，是一项复杂性、长期性的工程，应结合自身实际发展状况，对各个管理系统进行统一规划、分步管理，及时引入先进信息技术，改善运行中存在的问题，实现资源共享，为学院各方面管理提供参考依据，提高高招理的效率，促进院校可持续发展。课题组将进一步完善招生数据处理系统，优化结构，实现招生数据信息标准化，促进招生工作顺利地与院校后续管理工作无缝衔接；继续完善对招生数据的统计和分析，做到操作规范、纪律严明、严丝合缝、秩序井然、提高质量，为决策支持提供更加全面、精细化的服务；深化“多元化”招生录取制度改革，为“公平、公正、公开”录取原则提供强有力的信息化保障，建构招生管理信息化平台，确保学院招生录取工作“平安、平静、平稳”。

五、高校招生管理信息系统的未来发展

信息管理技术的飞速发展，对高校招生的信息化管理水平提出了新的要求。同时，随着人才选拔模式和招生制度改革的深入推进，招生考试管理信息化领域需要有新的技术、方式和手段与之相适应。招生管理系统向信息化管理和服务平台转化是未来的主要发展趋势。通过信息服务平台实现招生考试系统内方便快捷的网上办公(无纸化办公)，包括网上报名、网上填报志愿、网上录取等全过程网络管理；为社会、考生和工作人员提供全面可靠的招生考试政策和信息服务；实现省、市(区)、县(区)三级招生考试系统资源共享，科学、合理、人性化地开展各项业务工作；增强服务意识，提高服务能力，实现高校招生考试管理手段现代化、科学化。

学院已经建立起了较完善的招生管理信息系统，并积累了大量的信息数据资源。这些信息数据对学院教学、科研、管理无疑是一笔宝贵的资源。如何充分开发历史数据资源，为今后招生考试管理提供数据统计分析和决策咨询服务，实现数据的增值利用是招生考试管理部门面临的新课题。学院招生管理系统与学院内部的其他教育教学管理信息系统集成也是未来的发展方向之一。目前，考生报名资格和新生资格审查在高校招生管理信息系统的设计与实现中是一个难题，主要是在依靠人工经验，如果能将本系统与中国高等教育学生信息网链接，可实现实时查询录取考生信息的真实性，自觉接受全社会的监督，落实公开、公正、公平的原则，增强了招生工作透明度，推进“阳光招生”制度的实施，实现高招事业全面、协调、可持续发展，为构建和谐社会、和谐校园服务。

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