事业单位人事档案管理探析

林伟红

（中共怀化市委党校，湖南 怀化 418008）

事业单位人事档案管理探析

林伟红

（中共怀化市委党校，湖南 怀化 418008）

随着事业单位改革力度的不断深入，人事档案管理工作就更显得尤为重要。针对当前人事档案管理工作存在的认识不够、手段陈旧等问题，人事档案工作应提高认识，规范管理，创新工作思路，建立健全我国的人事档案管理长效机制，加强信息化建设，进一步提高工作质量和服务水平，使人事档案管理工作更好地为社会主义现代化建设服务。

事业单位；人事档案管理；档案信息化

一、事业单位人事档案管理工作存在的问题

（一）对人事档案管理工作重要性认识不够，管理机制滞后

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，关系到广大干部的切身利益。但是，长期以来一些工作人员对人事档案工作的重要性认识不够，虽出台了《干部档案工作条例》（以下简称《条例》），但实际情况是常常落不到实处，认为只要材料不丢失、不泄密，能应付人员流转、任用提拔、职称申报就行；只要“能有就好、能用就好”，敷衍了事。因此，档案工作长期处于被动应付状态，难以有效发挥人事档案作用。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程，设施建设、经费投入、专业培训等等往往靠后站，档案工作自然做不好。调查中，部分单位在管理过程中职工档案的管理基本处于随意状态，存在诸多问题，如管理分散、缺少监督机制、基础设施普遍较差、档案内容缺失、转递手续不健全等。

（二）人事档案管理手段陈旧，信息化水平不高

目前大部分部门和单位还处于纸质档案管理阶段，没有单独的人事档案管理软件，管理手段还一直采取手工编辑、检索方式。信息查阅与统计也还是使用最原始手工方式进行，造成人力大量浪费，效率低下。大部分单位没有单独的人事档案管理软件，无法进行信息查询和检索，更谈不上档案信息化。

（三）人事档案材料收集、整理制作不规范

中组部下发《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》（中组发[2009]12号）（以下简称《规定》）的文件要求，抓紧完善工作制度，规范材料收集、归档范围，确保干部人事档案的真实可靠。但在人事档案中经常出现很多不规范的情况：如有的材料书写墨水不规范，姓名有别字，三龄有出入；有的工作人员不能及时将材料收集归档，造成部分材料缺失，致使个人档案材料不全面；有的在提拔时，才发现档案缺失重要材料，给组织和个人带来很大的麻烦；有的干部履历表、年度考核表、考察材料无审批意见、无公章、无日期、无签名，难以鉴别其真伪；有的档案材料千篇一律，不能反映真实情况等。

（四）管档人员队伍素质有待进一步提高

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，单位应当配备专职人员管理。这就要求档案管理人员不仅政治性、保密性强，而且要求业务精通。但实际情况却是人员配备不到位。一些单位以机构改革人员变动频繁为由，档案管理工作由人兼职管理或非专业人员管理，因没有经过档案专业知识系统的培训，对档案管理工作不是很了解，工作上就难免会出现误差。因工作人员工作繁忙而不能及时归档整理，存在着人事档案材料不完整的情况。有的档案工作人员认为这项工作不引人注目，默默无闻，枯燥乏味，又不容易做出成绩，工作怕麻烦，不严格执行规章制度。由于人事档案管理人员配备不到位，业务不精通，责任感不强，直接影响人事档案的管理质量。

二、加强事业单位人事档案管理工作的措施

（一）加强领导，提高认识水平

《条例》对干部档案工作的重要性、必要性进行了深刻的阐述：“干部档案工作，是党的干部工作的一部分。它是为贯彻执行党的干部路线和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。”因此，各级党委、部门要加强领导，把人事档案工作放到议事日程，逐步提高人们对档案重要性认识，增加经费投入，并纳入部门年度预算，加大硬件设施投入，购置和使用先进管理软件，使档案能更好地为党委、政府选拔人才，为社会主义现代化建设服务。

（二）建立健全档案管理机制，提高制度化建设水平

要建立健全管理制度，加强档案的制度化建设，规范档案管理，提升管理服务水平。一是建立人事档案收集制度，做到分类清楚、档案时间顺序准确。二是建立档案转递制度。明确人事档案要通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或由本人自带。三是建立人事档案管理人员职责制度。进一步规范工作人员的职责，防止利用职权转借档案，造成档案的丢失。还要对档案收集归档、鉴别整理、保管保密等内容和程序进行比较具体详细的规定。

（三）规范人事档案管理方法，提高基础工作水平

《条例》对档案的收集、鉴别和归档、分类整理、保管等基础工作进行了具体的规定，要抓住几个基本环节，使档案达到“完整、真实、精练、实用”的要求。一是及时收集、认真鉴别干部档案材料，确保档案材料完整、真实。为确保档案材料的完整、真实，应本着实事求是的原则，认真鉴别、严格审查，未经组织审查盖章或本人签字的一律不归档；应经常与档案形成部门保持密切联系，把反映干部德、能、勤、绩的材料归入干部档案，还应重点收集反映业务水平、科研成果、论著以及学历培训等材料。二是规范材料用纸标准，做好档案材料的分类整理。《条例》第二十条指出：“干部档案封皮、目录和档案袋应做到规格统一、样式一致。凡新制印的，一律按统一规格、样式制作”。按照要求规范材料纸张，实行全国统一标准整理装订。做到分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐，确保干部档案的完美、真实、可靠的保存价值。三是加大硬件设施的投入，进一步夯实档案工作基础。一方面要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面还要在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”、“三室分开”，搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。

（四）加强管理人员队伍建设，提高队伍业务水平

要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人的政策水平和专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习，强化继续教育,坚持“学用结合、按需施教、重视实效”,全面系统地掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解档案管理现代化的具体内容。引入竞争机制，通过竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。将档案人员的培养纳入本单位本部门人才培养计划,重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解档案管理工作的重要性，增强责任心。要关心他们的职称晋升和工作业绩，充分发挥他们的积极性和创造性

（五）加强人事档案信息化建设，提高科学管理水平

《条例》第十九条指出：“要不断地研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。”要按照中央组织部提出的“三网三库一平台”的要求，进一步加速人事档案管理工作向网络化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现人事档案管理工作的新跨越。一是各级各部门积极配合，积极创造条件，科学整合信息化档案资源，统一协调，建立人事档案网络系统。二是在遵循档案保密规定的前提下，加强信息采集，建立统一的个人信息库。三是利用网络的优势，全面实现档案信息一方收集，多方共享。

总之，人事档案工作应提高认识，规范管理，创新工作思路，建立健全人事档案管理长效机制，加强信息化建设，进一步提高工作质量和服务水平，使人事档案管理工作更好地为社会主义现代化建设服务。

[1]肖芹.事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].办公室业务,2013,(03).

[2]袁双盛.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].中国商界（下半月）,2009,(08).

[3]王旋.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].山东档案,2011,(04).

(责任编辑：王友才)

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1008—6153（2013）06—0174—02

2013-09-17

林伟红（1977-），女，湖南怀化人，大学学历，中共怀化市委党校人事处馆员。