对成人高校档案管理的几点思考

索晓丹

（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）

随着我国高等教育改革的不断深入，成人教育事业获得了蓬勃的发展，成人高校档案数量明显增加，已经成为高等院校档案的重要组成部分.然而现有成人高校建立的档案室，其档案管理工作只是停留在收集、整理档案的阶段，档案的利用价值也只是日常的文件查询与档案保管等基本功能.因此，采取什么样的策略进而有效地解决目前成人高校档案管理工作面临的问题，做好成人高校档案工作，满足成人教育改革及社会各方面的需求，是成人高校档案管理工作者义不容辞的责任.

根据近来20年的教育档案规定，成人高等院校的档案管理有其存在的价值.但结合国际国内的发展趋势，从一定意义上来说，现行的成人教育档案规定，明显落后于形势以及时代发展的趋势，与网络招生相比，更凸显了自身的弊端.因此，对成人高校档案的改革势在必行.根据笔者的研究，目前成人高校的档案管理主要存在以下几个方面的问题：

1 对档案管理重视度缺乏

和普通高等教育相比，成人教育尽管在今近年发展速度较快，但在社会少数人心中，仍作为对正规教育的附加和补充，没有放到一个足够高的位置上予以重视.从这样的角度看来，成人高校的档案管理缺乏一定的注重程度，学校领导、档案管理者既不了解如何管理档案，也不知档案出了问题该如何处置，使得成人高校的档案管理工作异常薄弱，具有很大的随意性.

2 管理人员素质较差，效率低下

成人教育高校的档案管理队伍普遍较为薄弱，甚至大多数的高校都不会设置专门的管理岗位来处理相关事务，而往往会由人事行政人员、教务处人员等来兼任.由于他们的工作量较大，且没有经过专业的档案管理知识培训，在负责成人高校档案管理中缺乏工作技能，尤其是信息化管理掌握程度更低，面对档案的录入、整理、分类、归档等工作时，工作效率无法提升.另外，因为事务繁杂，管理者也不会投入过多精力，经常造成档案的错填、漏填、丢失等情况发生.

3 管理制度不完善、机构设置不健全

高校的档案管理需要有完整的管理规定，这在一定程度上保证了档案管理的有效运行，保障学生档案的完整和安全.但是，成人教育高校的档案管理制度大多不科学，甚至不完善，对档案管理造成的障碍是可想而知的.和普通高等教育学校不同，成教学生的成分复杂，思想认识和知识水平差距较大，可能会造成管理上难度加强，如果此时制度跟不上，必然会使得档案管理的高效运行难上加难.

另外，机构设置的不健全也会使成教高校的学生档案管理有很大纰漏，如建立档案时，经常会由于管理者的疏忽造成部分档案缺失，未加盖公章，负责人未签字等等情况出现.同时，部分高校将档案与其他文本或资料混放，极易错拿、损坏和丢失.随着信息化程度的加深，普通高校早已采用网络方法管理学生档案，但部分成教高校却仍停留在纸质保存档案，查阅和利用的效率有待提高，缺少联动机制.

针对存在的问题，以下提出几点改善成教学校学生档案管理的对策：

3.1 加强档案意识，从根本上缓解管理难度

3.1.1 增强高校领导的档案意识

想要做好成教学校的档案管理工作，学校领导的重视和积极宣导异常重要.从领导层面上出发，颁布相关管理规定，并要求从上到下按此执行，监督和管理各层工作人员，这样才能使得档案管理工作有更加良好的效果.学生档案具有深远的现实意义，真实、可靠的档案信息可以为新的管理决策提供客观依据.同时，作为一项管理工作，档案的产生、积累和有效保存在一定程度上反映了领导的管理水平，领导有责任和义务选拔优秀的档案管理者，提供思想、设备、工作环境与条件，同时监督管理过程有效运行.充分的重视是基础，重视度提升了才能做好各项档案管理工作.

3.1.2 增强工作人员的责任意识

档案管理不但需要管理者的高效工作，同时也需要各部门的通力配合，因此我们可以利用多种宣传工具进行宣导，如手机、宣传栏、网络等等，多角度的加强宣传力度；同时一定要加强对工作人员的培训，包括档案管理制度、基础管理方法和前沿管理技巧等，更要注意对档案文化、档案管理责任的灌输.可以利用校内网络论坛或者宣传橱窗、板报等多种方式，并通过培训和沟通座谈，最终在高校形成一支最具责任感的专业档案管理者队伍，有传承有发扬，共同将这项工作完成.

3.2 管理方式转向现代化，创新档案管理模式

现如今，大多数的成教高校档案管理方式较为单一，与现代化的管理方式和手段差距较大.由于我们所想达到的是设备运用、软件运用、资源运用三方面共同结合发展的档案管理模式，而从当今纸质化的管理方式转变上，则可以通过先进的信息化处理方式，利用网络实现全面电子化，使得检索方式更为便利，同时画面感和多媒体操作也更加突出.

专业性和多样性将成为档案管理的发展趋势，而高校的档案管理也会逐步向服务型的角度转变，这就要求我们的工作者转变工作思路，更多的从学生角度出发，如何能让档案的拥有者了解个人档案，且如何能让我们的工作更加便捷且针对性更强，是值得思考的.档案管理工作的不断进步也体现了高校管理水平的不断提升，一方面使得管理者工作效率更高，信息来源更加多元化；另一方面也可提升管理服务的素质乃至管理人员的素质，达到双赢的目的.管理者可制定更为详细的档案管理规章制度、工作守则和业务规范，实现个工作环节都可按章执行；配置人员时也可引入竞争和激励机制，真正做到主动服务，有针对性地开展工作.

3.3 提升档案管理者的基本素质

档案管理人员是成教高校档案管理的核心力量，随着网络技术的不断引用，档案管理工作和信息更新等都有了一定程度的变化.这就要求档案管理人员的素质和专业技能更高更强，做“档案管理者”而不仅仅是“档案整理者”.针对档案管理运行中需要注意的问题，以及在高校档案收集、处理中的技巧等，高校需要邀请专业的讲师对档案管理者进行培训，定期召开研讨会，共同讨论近期遇到的难题，促进学习和交流.

3.4 加大档案的监查频率和力度

档案作为学生基本信息的保证，高校有责任完整、安全的保存档案.因此，为了更好的保障档案保存质量，成人教育高校的领导和主管部门应定期进行监查，如由半年一次加大频率到季度性或月度性，监查方式也可采用抽查或者新入学学生、即将毕业学生必查等方式，及时纠正和改善问题，从而保障档案资料的真实、完整和规范.同时，应该明确管理责任和工作标准，并将此项工作检查的结果列入工作人员考核中，提高重视力度.

对成人教育高等院校来说，档案管理工作作为一项基础的管理工作，是学校管理水平的重要体现.因此，成人高校档案部门需要更多的开拓思路，锐意进取，在不断夯实基础管理的同时，为高校的管理和发展提供更高质量的服务，满足成人高校顺应时代发展的需要.

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