高校办公自动化系统的现状及发展方向研究

高兰兰，徐效丽，柴大萍

（东华大学 校长办公室，上海 201620）

办公自动化（Office Automation，简称OA）在目前常见定义中，被定义为一种新型的现代化的办公方式，但是，办公系统离不开人的操作和设计，是人机合一的系统。基于此，在OA'2000办公自动化国际学术研讨会上，办公自动化被定义为：以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理和辅助决策的水平效果为目的的综合性人机信息系统［1］。高校的办公自动化顺应现代行政办公的需要而产生，目前，大部分高校开发、运行了符合自身特点的办公自动化系统。

一、当下高校办公自动化系统的功能特性

目前，高校OA系统是数字化、信息化建设的基本单元，其建设有效提高了高校的行政运行效率和管理水平，为师生的工作、学习构建了一个信息化的平台，对现代化高校管理体系的建设意义重大而深远。高校办公自动化系统的特点可以概括为：办公自动化、信息资源化、传输网络化。成熟的高校办公自动化系统依靠各类信息平台，部分实现了学生、教师和学校管理系统的衔接。通过数字化校园建设，很多高校实现了无纸化办公，减少了资源消耗，而且科学规范的流程设计在一定程度上提高了办公效率，规范了组织管理，实现了网络条件下的信息共享、实时交流和异地办公，解决了大部分高校时间上分离、空间上分散但又互相依赖、互相协作的不同管理者之间的协同办公。

二、高校办公自动化系统存在的主要问题

目前，高校的OA系统因管理理念的问题存在两大缺陷：

（一）以行政工作为核心而忽略了高校的组织目标

目前高校的办公自动化系统围绕行政工作，集信息发布、辅助办公以及部分决策功能于一体，基本满足了现代行政办公的需要。但系统的设计忽略了高校的主要职责和办公自动化的使用主体，当前高校办公自动化系统的基本用户群体为学校的行政工作人员，而且集中在少数的主要行政人员，参与处理的事务也是非常有限。以笔者所在的学校为例，学校教职工2 300人，其中专业教师1 200人，学生规模超过3万人，而办公自动化系统开放的群体只有500人，仅包括正教授和少数流程涉及的行政人员，教师和学生作为学校的主体没有成为系统最主要的使用者。

高校的组织目标，也就是高校所承担的社会责任——人才培养、科学研究、社会服务和文化传承。按照人本化管理的理念，高校的组织目标是促进教师和学生的个人发展和自我实现，并以此来实现上述的四大职能。基于此，高校目前的办公自动化系统无法服务于高校的组织目标，下一代高校的办公自动化系统将着力建立和优化以教师和学生为核心的个人办公自动化系统，实现高校行政管理、教师和学生自我管理的深度融合。换言之，高校的办公自动化系统，不仅要满足行政办公，而且要扩大应用范围，为广大教师的教育活动、学生的学习活动提供个性化的服务、支持和帮助。

（二）以信息模块为基础而非以人为核心进行集结

目前比较成熟的高校数字化校园建设，都是建设以信息模块为基础的信息化平台。在数字化校园的大平台下，按照工作分工、职能性质划分不同的模块，如教学管理系统、人事管理系统、科研管理系统、学生管理系统等，各类信息模块独立运作，由其相应的职能部门负责管理，建设过程大都以点带面，逐步完善。广大师生游走于各大信息模块，采集相关信息，为我所用。下一代OA系统要为教师和学生建立个性化的访问端口，这一设想如同建设数字化校园中的横向集结，使各大信息模块以人为核心进行有效集结，打通目前高校相对孤立运行的各个环节，发挥信息的最大效力。

三、高校办公自动化系统的发展方向

传统的OA功能比较单一，行政人员经过简单的培训，都能比较容易地参与相关流程的操作。随着OA功能的不断扩大，未来的高校办公自动化建设需要高校主要角色——教师、学生、行政管理人员的共同参与，协调办公。各类人员因岗位和职责不一，对系统功能的需求也不尽相同，系统必须根据不同人员的需要进行功能组合，做到合适的功能、位置、角色的“三统一”，并以此为基础，实现系统的人本化管理。

（一）实现以教师自我管理为基础的教师管理

高校教师本身就是最基层的管理者，学校一级的组织结构具有相对的松散性，任何高校对教师的管理都是建立在教师自我管理的基础之上的。与传统的以行政人员为主导的OA系统相比较，行政事务在流程设计中流转到哪个环节，都要被时刻跟踪，办公效率建立在流程中相关人员被动接受的基础上。而以教师为主导的OA以教师主动的自我管理为基础，教师用个人帐号进入界面，就能很清楚地看到自己的班级、课程进度、学生参与的短信平台和留言、自身参与的科研任务、科研团队、经费使用情况以及学校、院系各级管理层面发布的与自身利益相关的政策。除了作为信息交互平台，发挥各类信息源的价值和参与教学科研事务外，教师可以主动参与自我工作界面的建设，建设以自我主导为基础的教师发展平台，使教师在自我积累的同时，自我反省、自我指导和自我创新。

在以教师自我管理为基础的平台建设中，要在策略上进行引导，针对教师的劳动特点和高校目前存在的问题，要重点建设以下两种类型的协作：

1．教学协作

伴随着知识资源化、信息全球化的历史进程，世界名牌大学的优秀课件也可以全民共享。在这种历史条件下，高校存在的优势就在于对课堂教学的有效组织。而且学校是一个教育场所，而不是一个简单的教学场所，课堂教学不再是传统意义上以教师为主的单向度的知识传授，基于此，教学首先是一种协作活动，如图1所示。

这种协作首先体现为教师和学生之间的协作，教师的“教”和学生的“学”互相促进、相得益彰，而且良好的教学秩序不应局限于课堂，必须拓展至课堂之外。作为教师，一定要主动建设教师和学生充分对话的空间，卓有成效地开展学术讲座、第二课堂、社团指导和创新创业教育，使“育人为本”落实在教育的各个层面。

其次，教师和教师之间协作至关重要，师师协作是教师之间交流切磋、团结协作，进行教学研究活动的一种协作。高校的教学管理，要努力创造教师之间充分讨论教学方法、教学技术和手段的机制和氛围，促进教学改进，提高教育质量。教师之间的教学协作必须在系统中有所体现，通过这种倒逼机制，引导教师开展教学方面的科研。

2．支持科研的协同创新

和传统的教学相比，科研是容易量化的，也是最强调协作精神的。当今高等学校的科研协作，在形式上除了同学科内教师科研团队、围绕重大项目学校内部不同学科交叉而建立的各类横向组织外，国家又针对现有科研体制机制弊端，各类科研力量分散、薄弱、运行效率不高等问题，提出了科研协同创新的新理念。胡锦涛总书记在庆祝清华大学建校100周年大会上的讲话中指出，高校“要积极推动协同创新，通过体制机制创新和政策项目引导，鼓励高校同科研机构、企业开展深度合作，建立协同创新的战略联盟，促进资源共享，联合开展重大科研项目攻关，在关键领域取得实质性成果，努力为建设创新型国家作出积极贡献”［2］。基于此，未来更高层面的跨组织（包含政府、企业、高校、科研院所）的协同创新（又被称为政产学研用协同创新）将成为科研协作的新形式。支持科研的协同创新是未来办公自动化系统的对科研管理方式的创新，既提高了教师作为利益相关者的知情度，强化了学校相关管理机构的服务职能，同时也实现了学校科研管理对学者学术生命的周期性管理。

（二）实现基于学生的高校教育功能的延续

在高校目前数字化校园建设中，学生拥有自己的帐号，进入教务处的选课系统可以进行选课，进入个人界面，可以知道自己的选课情况、学分完成情况、课程安排等信息。学生是高校最重要的财富，对学生的指导和教育应该是伴随学生终身的，只要学生进入高校，高校就有责任在任何时候包括毕业以后为其提供教育服务，这也是高校对社会应承担的责任。但事实是，大多数学生皆因毕业而与学校脱离关系，学校鲜有对离校毕业生的关心。据麦可思研究院2010年中国大学生就业报告的一项调查显示，2009年大学毕业生约三分之一不是在毕业后就业的，他们离校后实际非常需要来自全社会特别是母校的关心和支持。学校对学生的责任不能随学生毕业而结束，这个抓手可以通过设置学生终身学号、个人终身主页而取得，通过这个管理平台延续高校的教育职能，进而为社会终身教育体系的建立发挥高校的人才、资源优势。从另一个角度来说，高等教育的质量首先取决于学生的发展质量，建立学校和学生的长期联系，有助于开展对学校的教育评估。

同时，这个平台延续的也是感情，有助于高校整合毕业生的资源，建立与校友的长期联系，为学校的可持续发展积累人脉，注入发展动力，提升学校的社会声誉和影响力。

四、高校办公自动化系统发展的可行性分析

以师生为主体的办公自动化系统，既是一套管理和工作系统，也充分体现了高等教育以教师为本、学生为主体的管理思想。新型的办公自动化系统的建立，必须以全体师生的信息素养为基础。在这方面，高校具有无可比拟的优势。

首先，高校具有完善的网络技术，广泛普及的多媒体技术，良好的软硬件基础，而且大部分高校都运行了相对稳定和成熟的办公自动化系统，新一代办公自动化系统不过是进一步总结经验，以管理理念的更新带动技术的进步，做好传统办公自动化系统和新一代办公自动化系统的有效衔接，拓展新的平台功能，拓宽应用范围。

其次，大部分高校拥有精通业务和管理的办公自动化系统管理队伍，设有信息化办公室，能够为师生提供专业、优质的技术支持和服务。对教师可采用灵活的培训方式，进行操作界面的普及，提高教师的信息化水平；对学生则可以通过开设相关的选修课，提高师生的信息化水平。

总之，随着我国高校数字化校园建设的推进，高校必须转变观念，进一步加大办公自动化的建设力度，加强办公自动化在教师和学生群体中的运用，加强基于角色的用户权限的管理。办公自动化终究不是目的，终究不过是技术和工具，但人类每一次技术的革新，都会带来管理观念和理念的更新，这也是新一代办公自动化系统的设计理念的最大意义所在。

［1］OA'2000大会组委会．中国 OA的现状和展望［J］．办公自动化，2000，（4）：8．

［2］胡锦涛．在庆祝清华大学建校100周年大会上的讲话 ［EB／OL］（2011－04－25）［2011－05－25］．http：／／scitech．people．com．cn／GB／14477213．html