藏书架位核算在Excel表格中的排列组合及实践——以伊犁师范学院图书馆为例

王惠英

(伊犁师范学院图书馆，新疆伊犁83500)

图书馆开展各项读者服务工作的主要基础，就是对馆藏资源不断地进行补充。随着藏书规模的不断扩大，当图书馆的书架不够用时，我们一搬采用两种方法:一是书库没有多余空间时，将陈旧用处不大或副本比较多的图书剔旧;二是书库还有多余空间时，则购买新书架，重新组织书库藏书布局，这就需要对馆藏图书进行重新排架、倒架，为了减轻员工的劳动强度，我馆样本书库采用对藏书需用架位进行提前核算、测定架位的方法。文章研究与阐述的就是藏书架位核算在Excel表格中的排列、组合及实践。

1 藏书架位核算的意义分析

一是能准确地估算藏书原来所占用架位是多少，现应预留多少架位，可减少对藏书进行频繁的倒架、排架，减轻员工的劳动强度，提高工作效率;二是能使图书倒架、排架工作规范、准确、合理、科学，有效保管藏书;三是能准确地估算藏书架位，藏书布局保持稳定性，就不会因员工对藏书进行频繁倒架、排架，而影响读者正常阅览图书。

2 藏书架位核算的前期工作

2.1 准备藏书架位核算的工具

准备工具:笔记本、标签、不粘胶、剪刀、中性笔、电脑。

2.2 明确了解我院学科建设及本馆进书状况

首先遵循学科性、特色性、专业性、前瞻性等原则，其次参考本馆每年每类图书进书量。依据我院学科建设的发展方向以及目前课程设置等具体情况，分析读者需求，即:要明确哪些图书读者需求量多，哪些图书读者需求量少。作为地方民族高校图书馆，我馆采集图书时，注重购置适合师范院校教学需用图书和地方民族特色图书。

2.3 准确统计样本书库藏书架位情况

仔细登记样本书库每类藏书的原来实际占用架位是多少，统计新进书架是多少。然后制定核算图书架位的具体方案，把所有的数据都填写进Excel表格，核算出重新组织藏书时，每类图书应预留多少架位，目前需用的架位准确空间应该是多少。

2.4 进行样本书库目前所需架位测定

例如:我馆2010年搬迁新馆时，为样本书库购置195组书架，搬迁到新馆后，因大量进新书，藏书饱和，2012年又为样本增添新书架41组，那么，核算结果如下:

现共有书架=195(组)+41(组)=236(组)

3 藏书架位在Excel表格中的排列、组合与核算

3.1 样本书库藏书预留架位的原则

把原来藏书占用的实际数据填写在Excel表格上，学科类目需求量大的图书，多预留架位，如:哲学B、政治法律D、文化教育体育类G、语言文字类H、文学类I等，这些是我院开设的主要课程，因此汉文社科类图书预留架位共是27组，见表1;哈萨克语种和维吾尔语种的图书，主要购置渠道是新疆本省一些出版社、北京民族出版社等出版的图书，虽然每年出版的种类不多，只要出版，我馆基本上都采购，所以也多预留架位。如:哈文图书是4组;维文图书也是4组，见表1;学科类目进书量小的图书，少预留架位，如:综合类Z预留书架是0.5组，见表1;外文图书因原来就有充足的预留空间，预留架位是0组。

3.2 文种藏书架位在Excel表格中的排列、组合与核算

如果整个书库藏书进行重新组织，根据以上条件制作Excel表格1，填写具体数据，进行藏书架位核算，以组为核算单位，在表格中有以下两种核算公式。

一是用横向公式:即:各文种、学科总书架用量=汉文社科类+汉文自科类+汉文综合类+维文+哈文+外文，见表1。

表1 伊犁师范学院图书馆样本书库藏书文种、学科排架表

二是用纵向公式:套用SUM=B5=B3+B4①(B3、B4、B5，分别表示具体数据在Excel表格中的位置)，也可以为:SUM=C5=C3+C4①，等等，以后有类似情况，以此类推，即:现书架用量测定和=原来所占书架实际数量+预留书架数量。在Excel表格中用鼠标点击求和项，可核算出，现文种、学科藏书需用书架数量合计:汉文社科类是108(组);汉文自科类是59(组);汉文综合类是5(组);维文是20(组);哈文是16(组)，外文是28(组)。

根据表1显示;如果原藏书占用的架位和用①表示;现藏书应预留架位的和用②表示;现需用总架位测定的和用③(表示)，用横向公式核算，在Excel表格中用鼠标点击求和项，其核算结果如下:

原藏书占用的架位和①=汉文社科类①+汉文自科类①+汉文综合类①+维文①+哈文①=81+53.5+4.5+16+12+28=195(组);现藏书应预留架位和②=汉文社科类②+汉文自科类②+汉文综合类②+维文②+哈文②+外文②=27+4.5+0.5+4+4+0=41(组)。

依据以上两个条件，再套用纵向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠标点击求和项，其核算结果如下:

现藏书需用总架位测定和③=原藏书占用架位数量①+现藏书应预留架位数量②=195(组)+41(组)=236(组)，其核算结果正好与实际数量相符。

如果藏书架位以(层)为核算单位，那么，每组书架从上到下有6层，书架一般是双面，从前到后共12层，那么，样本书库原有图书架位:195(组)x12=2340(层);新进书架实际架位:41(组)x12=492(层);现藏书用量总架位测定之和:236(组)x12=2832(层)。

2.3.1 在课堂教学中适时引入案例 如在讲解护士慎独精神时，引入以下案例：病人，女，40岁。因乳腺癌行乳腺及淋巴清除术后，进入重症监护室。2小时后，其丈夫透过玻璃窗向内看时，发现妻子的输液袋已空，输液管里倒回血液竟然没有护士发觉。于是气愤地敲门喊护士，护士长一再解释，其丈夫还是认为护士责任心不强，擅离岗位，将其投诉到护理部。

3.3 汉文自然科学类目藏书架位在Excel表格中的排列与组合

根据表1数据显示和实际统计的数据，自然学科类:原占用架位数量=53.5(组)x12=642(层);现应预留架位数量=4.5(组)x12=54(层)，将具体数据填写在Excel表格中，根据实际需用，将预留架位进行分配，其它类目有类似情况，以此类推。套用SUM=B5=B3+B4①在Excel表格中用鼠标点击求和项，自然科学类架位核算测定结果如下，见表2。

表2 样本书库藏书自然学科类藏书架位测定排架表

根据表2显示，以层为核算单位，那么核算出:自然科学类目各科现在藏书所需用的架位测定和，如:N类是30(层);O类是304(层);X类是18(层)等等，以后有类似情况，以此类推。

如果，原藏书占用架位数量用①表示;现藏书应余留架位数量用②表示;现藏书需用架位数量和用③表示，那么，用横向公式核算，在Excel表格中用鼠标点击求和项，其核算结果如下:

原藏书占用架位数量①=N①+O①+P①+Q①+R①+S①+T①+U①+V①+X①

=24+292+12+37+30+8+218+2+3+16=642(层)。

现藏书应预留架位数量②=N②+O②+P②+Q②+R②+S②+T②+U②+V②+X②

=56+12+2+3+12+4+12+1+0+2=54(层)。

3.4 汉文个别类目藏书架位在Excel表格中的排列与组合

如果，只调整某个类目，以R类举例说明:根据表2显示数据，制定医药卫生科学类R细分排架表，套用纵向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠标点击求和项，那么核算出医药卫生科学类，每个小类的架位测定和，如:表3:R是8层;R2是5层;R3是4层;R5是2层等等，以后有同样情况，以此类推。

如果，原藏书占用架位数量用①表示;现藏书应余留架位数量②表示;现藏书需用架位测定和用③表示，用横向公式核算，在Excel表格中用鼠标点击求和项，医药卫生科学类R的藏书架位核算结果如下:

原藏书占用架位数量=R①+R—0①+R—4①+R1①+R2①+R3①+R①4+R5①+R6①

+R71①R72②+R73②+R74②=7+0+1+1+6+4+3+1+1+0+1+4=30(层)。

现藏书应预留架位=R②+R—0②+R—4②+R1②+R2②+R3②+R4②+R5②+R6

+R72②+R73②+R74②=1+1+0+1+2+1+1+1+1+1+0+1+0+1=12(层)。

依据以上两个条件，再套用纵向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠标点击求和项，核算出医药卫生科学类目藏书架位的结果如下:

现藏书所需用架位的测定和③=原藏书所占用架位数量①+现藏书应预留架位数量②=30(层)+12(层)=42(层)。

表3 样本书库医药卫生科学类R藏书架位测定排架表

4 藏书架位核算结果在实践中的应用

任何工作之目的都是为了应用于实践，制作藏书架位Excel表格也不例外。

藏书架位在实践中排列、组合的具体步骤:首先，将核算好的样本书库藏书每个学科类目细分排架表，进行打印;其次，按照Excel表格架位测定和一栏中的核算数据写标签，例如:表3中R1这一栏测定和为8，表示R1需用的架位是8(层)，标签上写R1/8;表3中R74这一栏测定和为5，表示R74需用的架位是5(层)，标签上写R74/5等，以此类推。将写好的标签贴在每类图书具体位置的书架上，然后用胶袋粘好，固定架位;再次组织员工对藏书进行倒架、排架，形成新的藏书布局。

5 结束语

在Excel表格中进行藏书架位的排列与组合，是为了准确无误地核算出藏书架位后，再在实践中科学、合理、适当地进行组织藏书布局，可以使员工在进行藏书倒架、排架时一次性到位，并能使藏书布局保持一定时间的稳定性。这样既能减轻员工的工作强度，又可方便读者能在熟悉的位置查找文献资料，这才是科学发展的新举措。

［1］四川广播电视大学.电脑红皮书Excel 2003表格制作操作指南［J］.四川:四川远程电子出版社，2007.