基于风险管理的高校物资采购管理审计研究

陈小敏

高校物资采购管理审计是为保证物资采购信息的可靠透明、资金的安全完整、物资采购资源得到合理有效配置、降低物资采购风险、保证遵守物资采购活动相关法律法规，高校内部审计机构和人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的采购活动和内部控制等进行的独立监督和评价活动。高校物资采购的目的是控制采购风险，提高设备采购质量，降低采购费用，维护学校的合法权益，促进学校教学、科研及管理目标和价值的实现。在明确目标的基础上进行风险识别和评估并根据风险分析结果针对性地抓住审计重点提出审计解决方案。

一、高校物资采购的风险因素的识别和评估

（一）高校物资采购内因型风险

1.采购计划（预算）风险。高校在确定采购年度计划之前会进行调研并组织专家论证，由于有关部门的调研、论证不科学或者不负责，导致采购的计划风险，即采购目标、采购时间、质量计划、使用计划等与采购实际目标发生较大的偏离。

2.采购过程风险。主要由于采购内控制度不健全，负责采购的部门或个人采取各种方法和手段规避招投标或者虚假招标，没有严格执行《政府采购法》；采购人员违反国家法律法规假公济私、收受供应商的回扣、谋取私利等行为可能遭受起诉、外部处罚和信誉损失人员或导致学校蒙受经济损失的风险。

3.采购合同风险。包括合同条款风险和合同管理风险。合同条款风险主要是指合同订立时权力和责任不对等，合同的付款条款不恰当或因缺少索赔、退货条款而使学校处于不利地位；合同管理风险是指合同执行管理不到位。当出现供应商违约的情况仅仅通过口头协议、君子协定来处理问题，等到出现大的损失时难以去追究对方责任，或由于高校自身原因也常常造成违约被对方钻空子或被追究责任，或者由于合同执行有偏差可能导致学校经济损失或信誉损失等风险。

4.采购验收风险。人为因素造成的所采购设备在验收时没有依据合同条款规定的规格、质量等进行审核和验收造成设备质量不过关，或者设备型号不对路以低型号冒充高型号充在价格上打擦边球造成账实不符或资产损失的风险。

（二）高校物资采购外因型风险

1.合同欺诈风险。比较典型的就是签订空头合同，供应商本身只是个“皮包”公司，将合同转手倒卖从中牟利，而学校所需要的设备却无法得到保证，特别是一些定制设备。还有的情况是供应商故意设置合同陷阱，无故终止合同，更改合同条款，违反合同规定等做法。

2.采购价格风险。供应商通过串标、找人陪标等不法手段操纵投标环境，故意抬高价格，使高校在采购时蒙受价格损失；由于国际、国内市场商品价格、汇率等波动的影响导致学校蒙受价格下跌的损失。

3.采购质量风险。供应商提供的设备质量不符合要求，从而对学校教学任务的正常开展造成不良影响，或者对达不到科研人员的科研的需要造成设备严重浪费，使学校在经济、声誉等方面造成损害。

4.技术进步风险。由于新技术不断推陈出新，有时候刚刚采购的设备已经无法使用或无法得到高效使用，面临着被淘汰的风险。

二、高校物资采购管理审计的关键控制点及审计重点

在上述风险识别和评估的基础上开展物资采购管理审计时应该以物资采购风险管理防范为中心，对物资采购全过程开展全方位审计。根据高校物资采购审计的实际，可以将项目管理式审计和过程参与式审计两种审计模式加以结合运用。审计中应紧紧把握住高校物资采购内部控制活动的关键控制点，防止在关键控制点上出现舞弊行为。高校物资采购内部控制活动主要包括职责分离控制、计划控制、设备采购招标控制、设备验收控制、合同控制、付款控制、凭证和记录控制等，下面就以内部控制活动出发进一步明确审计的范围和重点。

（一）物资采购的职权分离检查

高校物资采购的主要业务有：根据学校发展规划、教学科研计划确定所需要的设备，寻求能够满足这些需求的供应商和最低价格，确定供应商并签订购货合同，对设备进行调试验收，确定是否接受设备，进行会计记录，核准付款等。这些业务中，内部审计人员应对需要职务分离业务进行检查：学校是采购业务涉及的相关部门的岗位职责、权限是否明确，确保不相容职务相互分离、相互制约、相互监督。各学院、部门对设备需求的立项申请必须由学校资产管理部门组织论证审批，然后才能提交采购部门实行采购；付款审批人和付款执行人不能同时执行采购寻求供应商和价格谈判。采购执行人不能同时承担设备验收工作；设备的采购人和使用人应与账簿记录人分离。付款的申请、审批与执行付款的申请人与审核付款的人应同付款执行人职务分离，并且记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

（二）物资采购计划控制检查

1.审查采购计划编制的真实性、合理性、有效性。检查物资采购计划的编制是否符合实际，是否从学校发展规划、年度工作安排出发坚持轻重缓急、合理安排、确保重点的原则；检查采购计划审批程序的合规性，有关部门是否依照经审批的采购计划组织采购，采购计划有无变更，若有变更是否严格按规定的程序进行，对于临时性或特别紧急设备采购等特殊情况是否经由主管上级领导审批同意并经资金预算负责人签字同意后采购部门才能办理采购；检查采购计划内容是否完整，是否与经费预算相互衔接；检查所有设备采购，是否由负责资金预算的部门进行审批。

2.审查物资采购计划执行情况。采购部门是否按时、保质、保量完成采购计划任务，采购活动是否满足了学校教学、科研和管理的需要。

（三）设备采购过程的控制检查

1.审查采购方式以及供应商选择的合理性。内部审计人员应根据国家、地方法律法规的要求确定学校是否选择了适当的采购方式，采购方式的确定是否体现了效益性原则。是否出现把批量采购的规定金额以上的设备进行拆分达到规避招标的情况；是否存在把应该公开招标的项目变成邀请招标甚至单一来源采购；单一来源采购的审批程序是否齐全。要关注定点供应商的选择程序是否规范，是否对供应商资料进行了严格筛选、排序和审批，是否定期复核供应商名单等，检查邀请招标的供应商数量是否符合规定。

2.招标过程是否公开、公平、公正。审查招标文件是否符合规范。招标文件的实质性条款是否具有倾向性或者有明显的排斥潜在投标人的不公平条款；招标公告是否在指定媒体发布，发布时间是否符合规定的要求。确定采购报价的合理性，审查采购的询价、谈判、决议过程是否符合规定，有无出现徇私舞弊的情况。审查专家的组成的数量、质量是否符合要求，是否从专家库中随即抽取，是否执行回避原则。评标专家组一般由用户代表、经济技术专家组成，用户代表不能担任专家组的组长。专家评分是否采用量化打分法，评标记录是否完整，是否采用“最低评标价”等比较科学合理法；评标结果是否在网上公示。

（四）设备采购合同的控制检查

1.审查采购合同的合法合规性。内部审计人员应审查供应商是否具有签约资格的主体；是否存在超出定点协议采购名单的供应商；合同的签订程序是否合规与合同相关的供应商投标文件、投标承诺书等是否完整；可以聘请法律专家检查合同内容是否完备、合法，是否符合《合同法》的要求；签订合同前是否经过有关部门审查，违约条款、退货条款、质保条款等必要条款是否遗漏，合同标的、双方权利义务、履约方式等是否明确等。

2.审查合同执行情况。审查合同内容是否得到全面、严格的履行，是否发生合同违约的情况，如属于供应商违约，是否及时按照合同进行索赔，如属本单位违约，是否及时处理有关事项并追究相关责任人的责任；如果合同执行中双方产生经济纠纷的，应了解具体情况和未来的解决方案；发生合同变更、解除、终止等事项时是否签署了书面变更协议并履行有关手续。

3.审查付款执行和负债确认情况。内审人员应检查付款是否符合资金结算制度的要求，是否按照合同确定的付款方式支付给指定收款人，付款手续是否完备。检查负债的确认是否建立在真实的交易之上，是否在认真核对相关单据的基础上由财务部门审核确认负债；是否由采购人之外的专人定期与供应商对账，确保付款业务和负债记录的真实性和合理性。

4.审查采购合同管理的规范性。作为物资采购活动的重要法律文书，内审人员要特别关注合同的归档和保管是否规范，是否包括合同正本、补充协议、技术协议及其他合同附件。

（五）验收入库环节的控制检查

内部审计应关注学校是否设置了独立于使用人、采购人和会计人员之外的部门或人员来承担验收工作，是否建立了完善的验收制度防止采购人、验收人和使用人的串通舞弊；验收时主要责任是检查所购设备的数量、质量是否符合合同规定的要求。专业设备需要请专家经过仪器实验进行检验，设备验收必须填写验收报告单，并将验收结果提交给采购、会计等有关部门。当出现设备不符合质量要求时是否根据不同情况及时要求索赔或退货，是否建立了退货制度，索赔是否及时、足额入账。