职业院校人事秘书角色分析与倦怠症状及矫治方法探讨

刘红委

职业院校基层人事秘书是极为重要的管理岗位，要求必须具有特殊和综合的职业素质能力，与本科院校相比其多重性角色作用和多层面角色特点更加明显，从其岗位工作职责、内容、作用与特点分析来看，最容易形成职业倦怠、心理冲突及焦虑危机现象，直接影响到学校决策的执行力与管理效率及办学质量，急需对其角色属性、倦怠症状及矫治方法进行系统探讨，有助于促进其身心健康，重新激发其工作活力，提高其工作效能与创新潜能，提升学校整体管理水平，实现可持续发展的办学目标。

一、角色分析

（一）多素能的角色内涵

人事秘书是职业院校必设重要基层行政管理岗位之一，不仅要求人员素质高、文字能力强、组织协调能力好、政策水平高、耐心细致、工作责任心与执行力强、有大局意识等，还要求具有很好的服务意识与服务态度及服务行为，要坚持原则、讲政治、爱岗奉献，始终保持饱满的工作热情、微笑的贴心服务、健康乐观的心态，能够很好地适应多场域工作情境与工作内容。其工作内容既包括基层教学部门的一些日常党政相关行政事务管理工作，又包括基层教学部门的一些列基础性的人事管理与师资管理等工作，具有工作内容琐碎繁杂、服务对象众多、扮演角色多样、事物处理面临多种场域情境、压力大、要求高、情绪稳定、应变睿智、高抗挫力、保持阳光心态与创新精神等特点。[1]

（二）多重性的角色作用

1.发挥政策执行者作用。基层人事秘书是国家和学校相关政策与规定的坚定维护者与执行者，上级部门的有关文件精神都必须是通过他们向广大教师进行宣传、解读、贯彻与落实的，同时，基层部门结合实际所制订的一系列规章制度和工作规范也是由他们负责组织实施和操作运行的，如国家的工资制度、学校的考勤制度以及部门的人员考核办法等。

2.发挥领导参谋者作用。人事秘书作为一个岗位职务，不是简单的收、发、抄、写文字材料，而是通过日常事务性工作的处理，成为基层部门领导班子科学决策的得力助手，他们对教师心声和现状问题较为熟悉，适时献言献策可以发挥重要的参谋作用。

3.发挥教师服务者作用。人事秘书在服务好部门领导的同时，更重要的还要服务好广大教师，他们最熟悉上级部门的政策精神和本部门领导的工作思路，对一线教师也接触最多、了解最深，他们的服务水平直接关系到教职工的切身利益。

4.发挥事务管理者作用。人事秘书是职业院校设立的重要基层管理人员岗位之一，目前，在绝大多数职业高校它集系部办公室主任、行政秘书和党政秘书等多角色与多职责于一身，在学校党政办、组织、人事、纪委、监察、审计、工会、资产、后勤等相关职能部门以及基层教学部门领导指导下，负责本部门教职员工的日常党政与人事管理工作。

（三）多层面的角色特点

1.多内容性。职业院校人事秘书的工作内容具有多样性，即包括了日常行政管理方面的事务，如会议通知、活动策划、接待安排、文件传送、资产管理、费用报销、民主监督及廉政建设等管理组织协调工作，工作内容涉及到学校党政办、组织、人事、纪委、监察、审计、工会、资产和后勤等众多个相关职能部门，尤其是人事编制、考勤管理、聘任考核、师资队伍建设规划与落实、推优评先、职称职务晋升、师资引进与培养、员工党员发展与思想心理教育、岗位绩效工资奖励分配等重要人事管理方面的内容。

2.多岗位性。职业院校人事秘书工作岗位具有多样性，它集人事秘书、党务秘书、党政秘书、政工秘书、部门办公室主任、纪检监察员、分工会委员、资产管理员、组织员、后勤服务员、部门领导的得力助手与参谋、活动策划协调员等众多的工作岗位角色，许多职业院校为了节约人力资源效益，往往把上述岗位统设和统称为人事秘书岗位。

3.多场域性。职业院校人事秘书工作情境具有多样性，由于其工作内容与工作角色的多样性，所以其工作开展的情景、场域与环境是千变万化的，不同的事情需要采取不同样的方法来处理与解决，同样的事情因所处于的环境变化与发展阶段仍然需要采取不同样的方法来处理与解决，做好工作需要机智、灵活和应变能力。

4.多对象性。职业院校人事秘书服务对象具有多样性，它涉及到不同的人群与个体，即涉及到本部门与其他相关职能部门的个别领导和工作人员群体，又涉及到本部门教职员工与其他校内外兼课兼职教师及来访客人。因此，人事秘书工作具有很强的服务性，对其要求的素质能力很高，要有以人为本的服务理念、热情周到的服务态度、耐心细致的工作风格、很强的责任感与使命感及荣誉感[2]，高效率与高质量地做好各项服务工作。

二、倦怠症状

（一）生理上表现为疲倦化和不适性

职业院校基层人事秘书工作具有任务多、要求高、跑路多、沟通多、说话多、加班多等特点，其工作的多面性、体力性、繁琐性与事务性往往会导致其表现为典型的生理疲乏症状，体力下降，身体劳累，满脸倦容，精力不足；另外，伴随各种非典型的身体症状，如头痛头晕，腰酸背痛腿抽筋，伴随睡眠障碍，常常失眠。处于不同程度的倦怠状态，其身心症状表现具有极大差异，主要表现为身体耗竭的状态，如精力不足、疲劳、身体虚弱等。人事秘书产生轻微的工作倦怠时往往表现为疲倦、全身乏力，人事秘书产生严重的工作倦怠时会产生明显的生理不适感，会感到头痛头晕、恶心反胃、食欲不振、肌肉酸痛、全身乏力、身体疲乏。[3]有的人事秘书会伴随睡眠问题，如难以入睡、易醒、早醒，有的人事秘书甚至会做噩梦，可能伴随一些生理疾病症状，如腹满气胀、消化不良、肠胃溃疡等。如果进行身体检查，可能发现心跳、血压出现异常。人事秘书由于以上身心的疲劳与不适，往往出现请假在家休养或看医生治疗的现象。

（二）认知上表现为智顿化和自我性

职业院校基层人事秘书工作具有思想集中、观察细致、思考总结、应变思维、程序规范、容易差错、较少表扬等特点，其工作的复杂性、细致性、体验性、多变性与习惯性往往会导致其注意力明显下降，注意集中、注意分配、注意转移能力下降，容易思想不集中，常在工作过程中开小差；还会伴随感知能力、记忆能力下降，表现为健忘、心神不宁，甚至精神恍惚，工作中出错的概率增加；还会表现出思维反应迟缓，理解问题、分析问题、解决问题能力缺乏，思维僵化、缺乏灵活性和创造性等；只能勉强应对常规型工作，难以胜任需要发挥创造性和想象力的工作。典型症状是工作满意度低，缺乏职业效能感和幸福感，自我评价和价值取向降低，消极抱怨和自卑，不思进取，不想更新思想观念和知识结构，缺乏动机，理想信仰缺失，没有体会到成功带来的喜悦，自我意识缺乏、自我中心主义、不能客观对待别人的善意批评或指责。这类人事秘书往往将自己的低能、失误与失意全部归因于世道不公、自己运气不好等外界因素，很少自我反省，总爱以我自居，摆老资格，不愿意积极主动提高自身工作能力水平。

（三）情绪上表现为失常化和冷漠性

职业院校基层人事秘书工作具有交往多、多场域、多情境、多批评、多冲突、多矛盾、多焦点、多困难、高难度、易挫折以及多焦虑等特点，其工作的压力性、社交性、挑战性、多变性、紧张性、忍耐性与创新性往往会导致其具有消极的情绪情感，情感压抑，情绪浮躁、烦躁，甚至情感抑郁，工作热情和兴趣丧失以及对他人情感的疏远和冷漠消极、麻木、否定的态度对待领导与教职工，逃避社会交往，恐惧、害怕竞争。容易迁怒他人或视他人为宣泄的对象，易与领导同事发生矛盾与争吵，在情绪反应上表现为不稳定，失恋、家庭矛盾和工作冲突时易情绪失控做出攻击与威胁他人的过激行为，会因鸡毛蒜皮的小事而生气、发火，或者对他人产生敌意，对工作中遇到的问题感到无所谓，一般不会因工作问题而感到紧张焦虑。他们由于过分自我关注而缺乏热情，严重时表现为情绪无常、失衡、心境烦躁、对人冷漠、冷酷，同情心缺乏，抑郁、压抑，闷闷不乐、无精打采、垂头丧气。

（四）行为上表现为沉沦化和转移性

职业院校基层人事秘书工作具有责任大、兴趣广泛、热情上进、追求理想、精力充沛、见效周期长、单调枯燥、坚毅意志力、合作精神等特点，其工作的敬业性、长期性、循环性、主动性性、坚持性、团队性与成就性往往会导致其在行为上可能表现为：（1）心理倦怠、嫉妒和消沉，缺乏职业兴趣、自信心与团队精神，懒散、不活跃，回避交往、孤独、自我封闭，缺乏足够的能力和策略来应对。出现了思想消沉、信仰异化、行为退缩、逃避责任、混天度日、工作上听之任之、厌工作、厌生活，得过且过，不求进取，“混日子”、“没意思”、“就那么回事”成为口头禅，甘于平庸，不想看书、不愿学习，丧失了往日的工作热心和耐心，缺乏热情与活力，精神萎靡，经常感到沮伤、无助、无望、漠然和悲观等；（2）把兴趣爱好转移到与工作无关的消遣和娱乐方面，在业余时间表现为过分活跃，比如频繁吸烟、过量饮用咖啡和酒，夜生活丰富，到酒吧舞厅寻求刺激，以提高兴奋性，摆脱消极情绪状态。他们寻求刺激的结果往往不但无法摆脱倦怠状态，反而使自己陷入更加消极的状态。因此，有的人事秘书开始选择离岗而造成人才流失。

三、矫治方法

（一）运动锻炼法

适当运动和锻炼是缓解与消除人事秘书工作生理倦怠的最有效方式，它可以转移工作压力和分散注意力，使得身心得到彻底放松，可以有效释放和宣泄内心郁闷和工作不满意焦虑情绪。人事秘书日常工作繁杂和忙乱，体力消耗很大，思想压力高度集中，要注意劳逸结合，保证足够的休息时间，保持旺盛与充沛的体力，培养多种兴趣爱好和休闲方式。将各种健康的闲暇和娱乐活动作为工作的必要补充，进行适度的、有规律的锻炼，维持平和的心态。长期坚持下去，就能够有效地降低焦虑和抑郁感。[4]只有有了一个强健的身体，去除身体不适与病痛带来的困扰，才能够适应和确保人事秘书顺利完成多内容、大强度、高标准的各项工作任务的现实需要。

（二）心态调整法

心态调整是缓解与消除人事秘书工作心理倦怠和消极情绪的最有效方式，它可以使人保持愉快、乐观、喜悦的心情，保持良好的阳光健康心理状态，克服因长期单一枯燥工作内容和工作压力纠纷造成的工作心理厌倦感。

1.学会情绪管理和心态自我调整。适时适度地调节好自己的心态与情绪，学会了解自己、接纳自己、宽容自己和善待自己，适当进行自我梳理，了解自身现实条件与期望值之间的差距，为自己增添生活情趣，培养豁达、宽容和乐观的积极心态。

2.学会正确认识和评价自己。保持良好的自我意识，充分享受由奉献而产生的成就感和幸福感，从而悦纳自我，从基层日常平凡复杂的工作中汲体验欢乐，确立适度的发展期望值，改变事事追求完美的心态[5]，不要对自己过分苛求，不要患得患失，不要太在乎别人的看法和评价，尽力做到知足常乐，调整心态保持身心和谐统一。

3.学会放松自己。用一种积极的心态去工作和生活，通过心境迁移，如运动、旅游及审美活动等，把注意力迁移到其它方面，以此来把倦怠的心态调整到平稳积极的状态。

4.学会倾诉。不要把消极情绪郁结于心，可以将自己心中的苦闷向身边值得信赖的人倾诉出来，积极应激方式可以使自己重新恢复生理与心理的平衡水平状态。相反，消极应激方式则往往使人继续停留在充满压力的应激状态，继续消耗自身潜在能量，产生倦怠。

（三）认知矫正法

1.进行正确的认知归因训练。归因就是寻找导致结果的正确原因，能力、努力、任务难度和运气是人们在解释成功与失败时知觉到的四种主要原因，能力和努力属于内控，任务难度和运气则属于外控。[6]通过积极与正确的认知归因训练，使人事秘书把问题的原因归结为自身可以控制的因素如能力和努力等，将帮助其成为更加内控的人。

2.进行适度的认知目标修正训练。寻找工作目标中的激励点，调整对自己的目标期望标准，如适当降低对工作的要求，以“跳一跳就能够着苹果”的准则设定工作计划和目标，在恰当的目标支持下寻求更多的激励点与成就感，满足自身的已理需求。

由于行政管理人员所从事的工作琐碎、繁杂、程序性强，耗时又耗精力，长期从事这种事务性工作容易使人感到厌烦、迷茫、失落，找不到自我价值所在，从而产生职业倦怠现象。[7]因此，提升其自信心和自我价值感，使人事秘书全身心地投入到本职工作，在工作中找到乐趣，是摆脱其职业倦怠的重要方式。

（四）人际沟通法

1.建立畅通的人际沟通渠道。人事秘书工作一刻也离不开人际关系，其服务对象涉及到部门内教职工与领导、相关职能部门领导与工作管理人员，因此，要注重自己人际关系网络的构建，保持人际网络沟通的通畅，积极地与周围的人尤其是工作环境中的人进行交流和沟通，创建和谐的人际关系氛围，避免陷人封闭单一的思维模式和误解矛盾引起的心理厌倦感。

2.努力提高沟通效率，降低沟通成本。人事秘书内部人际关系网络越复杂，处理人际关系付出的成本越大，心理负担和压力也会越大，对所处工作岗位的倦意感产生的可能性也就越大。因此，基层教学部门有必要而且必需营造和谐的内部人际关系氛围，使人事秘书在轻松、合作的环境中更愉快地开展工作，通过积极地与人交往，从一个以自我为中心的人转变为一个有能力对别人施加影响和进行调节的人。

通过人际沟通可以极大促进人事秘书与服务对象之间的密切交往，增进相互信任、交流与友情，减少沟通阻力、障碍、压力与矛盾，化解心理危机与冲突，提高人事秘书工作幸福指数和稳定性。

（五）人文关怀法

1.牢固树立“以人为本”的服务理念。应充分尊重人事秘书的人格，促进其在日常工作中愉快地实现自我价值，应经常关注其工作状态、生活状态和心理状态等方面的变化，努力为他们争取营造良好的工作环境和氛围，化解他们在工作过程中出现的职业倦怠、心理疲劳、畏难情绪等不良思想情绪，哪怕是通过一个主动的问好、一声真诚的问候、一个热情的握手，都是对人事秘书人格的尊重，使其真正感受到人文关怀，最大限度地激发他们的工作热忱、学习积极性、能动性、探究精神和创新精神，最大限度地挖掘自身的潜能。

2.应用EAP心理援助计划（Employee Assistance Program）。从最优化和最需求角度系统解决人事秘书工作倦怠和职业心理健康问题[8]，改善部门教职工与人事秘书的关系，帮助人事秘书发现和解决急需的现实问题，降低工作不满意度和抱怨感，提高工作效率。

3.关心人事秘书的职业生涯发展问题。在高标准要求他们完成工作任务同时，要为准确评估他们的能力与业绩，为他们未来职业定位和晋升发展创造机会和搭建平台，帮助其实现更高、更远、更大人生追求，引导员工制订职业成长和发展规划，根据员工的兴趣、能力、技术水平、个性特征等帮助员工设计符合其需要的职业生涯规划。

（六）岗位激励法

1.实行轮岗激励，丰富工作内容。长期固定从事人事秘书工作的人，不论他原来多么富有创造性，都将逐渐丧失对工作内容的敏感而流于照章办事。岗位轮换激励就是指按照大体确定的期限，有计划地让人事秘书轮换担任不同工作，可以丰富其工作内容，开发其潜在能力，使他们保持对工作的敏感和创造性，克服疲钝倾向，避免工作倦怠的发生。

2.建立公平、合理的薪酬激励机制和体系。以同类职业院校人事秘书工资水平作为参考，确定自己本学校人事秘书的薪酬水平，从而达到外部公平激励的目标；以校内其他同类管理人员工资水平作为参考，设计出科学、合理的人事秘书薪酬水平标准，从而达到内部公平激励的目标；要在薪酬体系中引入绩效考核的结果，确保达到自我公平在薪资设计与晋升机制方面，人事秘书对内部公平关注远远大于外部公平。当人事秘书与其他员工相比后觉得自己受到了不公平待遇时，其满意度必然会下降，倦怠感就会油然而生。

[1]赵亮.高等职业学校教师职业倦怠研究——以重庆市两所高职院校为例[J].长江师范学院学报，2009（29）：160-164.

[2]单坚.摆脱职业倦怠提升自我价值感——高校行政管理人员职业倦怠现象的探讨[J].文教资料，2009（1）:94-96.

[3]李静.高校行政管理人员职业倦怠与工作满意度研究——以安徽省为例[J].安徽理工大学学报（社会科学版），2010（4）:26-30.

[4]王军.高校管理人员职业倦怠成因与对策[J].出国与就业(就业版)，2012（1）：52-54.

[5]焦永纪，于茜.人力资源管理人员工作倦怠研究——以南京市为例[J].南京人口管理干部学院学报，2009（3）：68-73.

[6]尹林.浅议高校学院人事秘书管理工作[J].科技创业月刊，2011（10）：119-120.

[7]陈宏萍.新形势下高校人事秘书工作的几点探讨[J].中国高校师资研究，2010（4）:19-21.

[8]郭晓飞.员工的工作倦怠及其预防和干预[J].绍兴文理学院学报，2012（3）：114-116.