浅析流动人员人事档案管理存在的问题和对策

李春芳

广东省林业科学研究院，广州市 510520

人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。[1]流动人员人事档案是干部人事档案的重要组成部分。随着我国经济体制不断完善，人员流动日益频繁，做好流动人员人事档案管理工作，对促进人力资源开发，人才有效配置，人员自由合理流动具有重要的意义。本文就流动人员人事档案管理工作中存在的问题，提出粗浅的对策。

1 现阶段流动人员人事档案管理中存在的问题

1.1 多头管理，似管非管

1996年12月中组部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》指出：“流动人员人事档案管理机构只能是县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属人才流动机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管人事档案”[2]。但是，目前流动人员的人事档案除政府人事部门所属人才流动服务机构管理外，很多部门都在公开或私自管理人事档案。如：失业管理部门、社会保险机构、企业劳资部门、外企人才服务部门、社区街道办事处、中介机构、社会团体等利用各种名目也在管理人事档案，有的还把保管人事档案当成谋利的手段。在档案的收集、整理、转递、查阅、借阅等方面，又处于都不管的现象。

1.2 档案质量不高，材料失真

人事档案材料质量不高，内容陈旧，缺乏反映个人综合素质和专业特长，不能适应现代市场经济对人才信息的动态需求，利用价值不高。如反映人才类型、管理才能、技术专长、科技成果、继续教育、专业职称等很少；有关守法、纳税、借贷等信用内容的记录更少；再有就是档案内容乱填，如入党入团时间每次填写都不同，出生日期根据利益随意写，参加工作时间前后不一致，只有优点，没有缺点等。这些都是造成用人单位在招聘人员时不用人事档案的原因。

真实性是人事档案的生命，是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提。[3]内容失真会造成误导用人。造成内容失真的原因：一是人事档案部门的一些人素质低，工作责任心不强，把关不严，使一些虚假材料顺利地进入档案袋。二是有的人为了提前或延期退休，把年龄改大或改小。三是管理人员玩忽职守，导致档案丢失重填。四是滥发学历学位证书，造成一些学历学位的“缩水”和贬值。五是自带或保管个人档案，造成档案涂改、丢失。如果这些失真的档案通过某些渠道变成了“真”档案，会给社会带来不公平竞争，误导用人单位。

1.3 以档养档，收取管理费

根据2007年3月11日《羊城晚报》报道，全国人大代表吴自祥在《关于改革传统人事档案管理制度的建议》中说，目前人事档案的收费很乱。一份人事档案一个月的收费10～30元不等，以20元居多，而档案相对人要利用、调档时还要缴费。若是异地调档还要额外缴交500元左右的调档费，且手续繁琐。这种所谓“以档养档”的做法是没有法律依据的，是不合理的。

1.4 管理不规范，问题较多

1996年12月中共中央组织部、人事部印发了《流动人员人事管理暂行规定》，规定流动人员人事档案包括：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国人员的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等。非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻机构的中方雇员的人事档案；其它流动人员的人事档案等。[4]流动人员工作不固定，频繁换岗，档案管理出现了如下几个问题。

一是“弃档现象”逐年上升。据全国及各省人才流动服务中心的不完全统计，国有和非国有单位在代管的人事档案中，至少有15%的人事档案与主人失去联系，而且呈逐年上升趋势。

二是无头档案数量不断增加。大中专毕业生离校时忙于择业，无暇顾及档案之事，学校只好将其档案转回原籍；辞职、下岗、企业改制后的人员流向不明。这些都是造成人档分离，形成无头档案的原因。

三是档案丢失。有些单位对人事档案不够重视，违规邮寄或让本人自带档案，导致档案丢失。

2 解决问题的措施

2.1 制定人事档案管理法规

目前我国人才流动日益频繁，档案质量不高，材料失真，造成很多用人单位尤其是非公企业不再完全相信人事档案。这就要求我们在对人事档案管理制度进行系列改革的同时，制定出专门针对人事档案管理方面的相关法律法规。因为到现在为止，还没有这方面的法规。现有的人事档案管理规定，没有处罚办法，没有强制约束力，很难发挥作用。[5]因此，政府部门很有必要制定一项法律法规，以规范人事档案管理，使人事档案管理纳入法规管理的轨道，做到有法可依。

2.2 人事档案材料应具有个性化

人事档案的构成，应根据人员不同，职业职位不同采用不同的归档标准。同时还应根据时代的不同和职业职位的变化，及时补充当事人具有个性化的材料。如：技术专长、管理才能、综合能力、继续教育情况、个人信用、违法违规及犯罪等方面的材料，要实行跟踪记载，保持人事档案的时效性，及时地把各类人员的各项考核结果存入人事档案，增加动态材料的比重，以提高人事档案的价值。

2.3 建立流动人员人事档案管理中心

根据我国的有关法律法规的规定，以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等）都应属于国家所有。[6]因此政府所属的人才流动服务中心向档案相对人收取管理费是不合理的。目前我国流动人员人事档案管理存在分散多头管理的情况。要改变这种状况，建议成立政府所属的统一的流动人员人事档案管理中心。该中心为不以盈利为目的的公益型事业单位，由公共财政全额提供经费，不向档案相对人收取任何费用。

2.4 建立社会化开放式的人事档案管理模式

建立开放式的人事档案管理模式，是经济社会发展的必然。只有创建一个具有社会公信力的集人才信息与信用于一体的、恰当而又合理地处理个人、组织、国家之间的关系，建立国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理模式，[7]才能实现人力资源的最优组合，才能真正实现对人的宏观管理。做法是：设立全国统一的人事档案网。各用人单位把本单位的人事档案录入计算机，再由各级“人事档案管理中心”按统一的标准归档。“人事档案管理中心”向社会所有合法的用人单位开放人事档案。用人单位以单位密码和代码进入“人事档案管理中心”网，如需查阅个人档案的，输入居民身份证号码后即可。这样，既可以减轻用人单位人事档案的管理压力，也有利于政府对人力资源的宏观调控，为人才战略的实施提供基础性服务。[8]此外，还可以和公安、银行、社会保险、医疗保险等相关部门联合，把有关个人的信息资料全部输入到计算机中，建立全国通用的、标准的、适用的、可靠的人事档案信息库，逐步实现信息资源契约化、社会化、电子化、法制化。[9]形成人事档案信息管理、服务、开发三位一体的人事档案管理格局。

2.5 档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质

档案管理人员是档案工作的主体。提高人事档案管理人员的政治素质和业务能力是人事档案管理工作的关键。档案管理人员不仅要具有较高的思想政治素质，还要具有深厚的专业知识和较强的操作能力,要根据形势发展的需要，熟练地掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。同时，还要淡泊名利、忠于职守、踏实工作、增强服务意识。只有这样，档案管理工作才能更好地为经济社会发展提供更优质的服务。

[1]朱玉媛.现代人事档案管[J].中国档案出版社，2002年5月

[2]中共中央组织部、人事部.关于印发.流动人员人事档案管理暂行规定.的通知[J].中国人力资源开发，1997年05期

[3]朱玉媛.现代人事档案管[J].中国档案出版社，2002年5月

[4]兰家友.对新时期加强流动人员人事档案的思考[J].四川职业技术学院学报，第17卷第4期

[5]谭丽珍.和谐社会呼唤人事档案管理制度的创新[J].城建档案，2008年第3期

[6]王英玮.我国人事档案若干问题的思考[J].档案学通讯，2007年第一期

[7]沈卫（导师：赵渭荣）.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].复旦大学硕士学位论文，2007年6月

[8]律黎江等.建立适应人才战略的人事档案管理系统[J].浙江档案，2007年，第1期

[9]林艳凤（导师：王云庆）.现代人事档案管理存在的问题与解决问题的对策[J].山东大学硕士学位论文，2008年10月