研究生课题档案管理工作初探

郭雅菲

中国医学科学院药物研究所

研究生课题档案是指博士、硕士研究生在读期间完成的课题项目的全部原始记录。主要包括研究生毕业论文、发表论文及参与完成的专利、会议论文、参编论著、开题报告、毕业答辩报告及毕业论文底稿、实验记录、图谱等原始资料。

研究生课题档案管理是科研管理工作的重要部分。它作为科研工作中一项重要的基础性工作，[1]是依附于一定的课题项目而形成的一整套档案，且专业性强，[2]对同行业的科研人员项目选题有较高的参考价值。它真实地记载了实验者在试验过程中的思想、方法和经验，凝结了实验人员的创新智慧、实际操作中的宝贵经验和在实践中创造出的成果，具有较高的学术价值和实用价值。

做好研究生课题档案管理工作，能够更好地促进科研工作的开展与科技事业的发展。以下，笔者对研究生课题档案的管理工作进行探讨。

1 课题档案的收集

在每年研究生入学时，本单位档案室与研究生教育处配合，就科技档案归档工作的重要性，对新入所的研究生进行宣传教育，发放统一编制的实验记录本，同时对原始记录本的记录要求进行详细讲解，使研究生第一时间内就明确科技档案归档的目的、记录方法和记录要求。

研究生毕业前，将在读期间的课题档案全部及时归档，由于科技档案材料专业性强，为了使研究生参与整理档案材料更完整准确、真实规范，我们将归档要求、范例等相关表格都挂在内部办公网络上，供研究生参考、下载、打印，并依照要求整理归档材料，同时要求毕业研究生和档案管理人员共同参与课题档案的整理归档工作。在完成所有档案材料的归档工作后，档案室出具已归档证明并盖章认可，研究生教育处方可给予学生出具派遣证、毕业证、学位证等毕业相关证件。以此有效避免了课题档案材料的流失。

2 课题档案的整理

[3]课题档案整理的目的在于客观地反映各研究阶段的全貌，做到便于利用又便于保管。

归档材料整理齐备后，需要先拿到档案室，依照标准化的规定，检查归档材料的格式、研究题目说明书及案卷考证表的填写内容、归档材料是否齐全等。修改合格后，由导师和科室主任进行签字确认。导师是最了解研究生在读期间课题情况的，因此需要导师对研究生归档材料的完整性与原始记录的真实性进行严格审核把关；而科室主任对本科室总体的课题情况比较了解，因此，研究生课题档案归档前，也需要由科室主任予以签字确认。最后由研究生对归档材料进行编页及编写档案封皮的工作，档案室人员对档案进行装订成册。

3 课题档案的利用

档案利用，是档案利用者通过档案检索，了解档案信息，满足其应用需求的行为过程，也是档案信息资源在经济建设中发挥其潜在的利用价值并得以实现的过程。如何利用好研究生课题档案，使宝贵的科研经验有效的指导科研实践活动，使其充分发挥应有的科学和经济价值，是做好档案利用管理的初衷。

在本单位，研究生课题档案的利用率很高，每年可达到百余人次，涉及档案300余卷，为保证借阅有序，制定了十分严谨的研究生课题档案借阅流程。要求借阅人对所需要借阅的档案写出说明，交由原档案所属课题组的负责人签字，如需要跨课题组借阅，还需要借阅课题组负责人签字确认。这样不仅可以保证研究生课题档案借阅的安全保密性，还可以让课题组负责人及时了解课题进展情况，以便对课题的开展作出进一步安排。

4 存在的问题

经过几年的档案管理工作，笔者在课题档案管理工作中发现了两个方面的问题。

4.1 研究生方面：

对保持实验记录的原始性和完整性认识不足。部分研究生习惯将实验过程记录在自己的笔记本上，在毕业归档时誊抄到统一配发的实验记录本上，原始记录过于简单，内容缩减、篡改、过程记录不全。还有通过参考电子数据推算结果的现象，这样就失去了原始记录的意义。另外，部分研究生在实验记录中，只是将计算机软件中的结果数据打印后帖到实验记录本上，或者采用每天“一句话”的实验记录方式，这些现象使得实验记录没有起到记录事实、总结经验的目的。

4.2 导师方面：

1）组织毕业生归档的主动性差。由于课题没有结题或等待项目检查等原因，将部分毕业生实验记录本暂留在课题组，但是结题或者检查结束后，却没有将这部分实验记录主动归档。

2）存在避重就轻的心理。部分导师往往只是把毕业论文相关的实验记录本让学生交档案室归档，或者只归档无关紧要的实验记录，以应付学生毕业，这样不仅造成大量原始记录流失，而且还会造成日后的档案利用率降低或死档问题发生。

5 解决措施

对于研究生课题档案的管理工作，我所制定了较为详细的管理制度，研究生科技档案的归档范围、要求等都有相应规定。随着各种归档问题的出现，管理制度在不断完善，解决措施也相应出台。

1）加大宣传力度，尽量追回原始记录。对于誊写的记录，档案室能追回原始记录的，要求将原始记录材料一并归档。对于原始记录已经丢失的，档案室将无法核查归档，这种情况的存在，给研究生课题档案归档的完整性造成一定影响，这是由于科研人员对科技档案归档工作的认识不够，对档案管理工作不了解。档案管理人员应该打破封闭的工作状态，积极宣传档案收集、管理工作的重要性，体现档案工作的价值，以取得导师对档案工作的支持，从而对研究生的档案管理工作进行双重管理，以保证档案材料的完整准确以及确保归档工作的顺利进行。

2）广泛了解科研动向，尽量减少档案遗漏。档案室在核查每年的结题项目时，对于核查时发现的或者学生主动询问的结题项目档案，档案室均已及时让学生写说明，经导师签字确认，情况属实后办理归档手续，未发现部分就有可能成为遗漏。因此，为了尽可能的收集完整科技档案资料，不仅要科研人员提高归档意识，档案管理人员还要主动关心科研项目，了解项目进展情况，最大可能的为科研工作提供资料信息支持。

经过从导师到室主任的层层把关、档案室与研究生教育处的密切配合，以及严格管理，确保了研究生课题档案收集的完整性。研究生课题档案在科研工作中形成了巨大财富，也是进一步加快产、学、研的巨大动力。因此，做好研究生课题档案管理工作是一项必须长期抓紧的工作。

致谢

感谢中国医学科学院药物研究所科研基础部部长叶仙蓉老师在修改这篇文章时给予的大量帮助。

[1]侯丽丽.浅析高校科研课题档案的特点及管理.云南档案，2008，11：49-50

[2]梁守英.高校学位论文的归档管理与开发利用.浙江档案. 2004，12：30-31

[3]朱红.研究生课题档案管理工作之我见.档案学研究，2002，5：35，40

[4]李鹤飞.我国科技档案管理中存在的问题. 中国科技博览. 2011，23：236