水保工程档案管理存在的问题与对策

黄元发，王孝清，贾建华

(1.邵阳县水利局，湖南 邵阳 422100;2.邵阳县档案局，湖南 邵阳 422100;3.邵阳县农业综合开发办公室，湖南 邵阳 422100)

水保工程具有投资大、建设工期和使用年限长、技术复杂、涉及单位多、涉及公共安全与公众利益等许多特点。水保项目各建设阶段形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，不仅是考证水保工程建设全过程的重要依据，是工程技术和工程验收的最可靠凭据，而且在质量评定、事故原因分析、阶段与竣工验收、工程质量责任制落实等各个阶段发挥着重要作用。尤其是在遭遇重大旱涝灾害时，水保工程档案是帮助各级党委政府进行科学决策的重要依据。因此，水保部门和农业开发部门要切实抓好水保工程档案管理工作。

1 档案管理的“六不”问题

1.1 档案室管理不规范

档案室虽备有密集架、灭火装置、计算机、扫描仪、除湿机、空调等设施，但因管理和执行不力，不能保证档案管理达到防盗、防尘、防潮、防虫等“九防”要求，导致一些档案破损严重，甚至出现潮湿、霉变等。近年来，档案管理方面最为突出的问题是没有及时更新档案管理软件或系统，不利于水保工程档案管理现代化的实现。

1.2 档案借阅制度落实不到位

部分单位干部职工甚至领导查阅有关档案时没有履行借阅手续，调出的档案往往不登记、随查随看，也不及时归档，导致一些档案去向不明或丢失。

1.3 档案资料收集不及时、不齐全、不准确

一些管理部门平时在项目建设过程中不注意及时收集、审核、整理资料，工程结束后为应付检查验收才临时抱佛脚，组织大量的人力、物力进行突击。由于资料收集不及时，造成原始资料遗漏、缺损，甚至散失，影响了水保工程档案资料的质量。

1.4 档案意识不强

有的领导不重视水保工程档案管理工作，认为档案可有可无，档案材料由自己保管以后使用方便;有的认为档案只要在需要用时能找到就行;还有的领导更关注工程质量、进度、安全等工作，忽视了工程建设过程中档案资料的收集管理，往往是工程施工快结束了才突击收集资料，导致资料不齐，而且真实性大打折扣。尤其值得指出的是，邵阳县属湖南省13个国家农业综合开发项目实施县，一些水保部门干部认为水保工程档案是农业综合开发部门管理的事，而农业综合开发部门则认为档案管理是水保部门的事，相互推责，谁也不注重档案监管。

1.5 档案管理人员不稳定

档案管理人员变换过于频繁或由其他人员兼职。兼职档案管理人员疲于应付日常事务，没有精力和时间投入档案工作，更谈不上加强业务学习、提高业务素质了。

1.6 不注重保护纸质档案的原始性

纸质档案与电子档案的原始属性各不相同。传统纸质公文的形成，从拟稿、核稿、签发、签署或盖章到拟办、承办、归档等一系列程序，每一份纸质公文在定稿上都有拟稿、核稿、签发人的亲笔签名，在正本上也有签署或公章，人们可以借助签名的字迹和印章来确定水保工程纸质公文的原始性。电子文档的形成，则是由拟稿者输入电脑形成的电子文档，它可以不断地复制、粘贴、拷贝，并存储在计算机等不同载体上，网络传输时还有可能被黑客非法截获或更改，而且不再有拟稿、核稿、签发人签名的字样。在已归档的电子纸质档案中出现了有的水保工程纸质红头文件连印章都没有盖的情况，严重影响了档案的原始性。

2 档案管理“六强化”措施

针对水保工程档案管理中存在的“六不”问题，2008年以来邵阳县水保局和农业开发办采取了档案管理“六强化”措施，收到了良好的效果。

2.1 强化档案管理意识

一是工程主管领导要高度重视。要将档案工作纳入本单位工作计划，纳入领导干部岗位责任制，并把水保工程建设的建档工作列为先进单位和领导政绩的考核条件。同时，要明确水保单位“一把手”为水保工程档案管理主要负责人，对水保工程建设中的档案管理实行专人专职，做到一级抓一级、层层抓落实。

二是施工技术人员要高度负责。在水保工程建设中，一线施工技术人员会依据实际情况，因地制宜地进行施工，从而形成一些新工艺、新技术。施工技术人员要有强烈的档案资料保护意识，及时将这些创新工艺的施工过程记载下来，并报送档案管理员。

三是档案管理人员要高度细致。水保工程档案资料数据多、形式杂、涉及面广，档案中一个小小的数字、一句简单的文字，都可能影响决策者的抉择和部署。因此，水保部门档案管理人员要有高度的敬业精神，对水保工程建设各个阶段资料的收集和整理，切实做到认真、严谨、细致，确保不出现丝毫纰漏，并加强与工程管理人员、项目负责人和现场施工技术人员的配合，深入施工现场进行档案业务指导工作。

2.2 强化档案管理制度建设

施工阶段，水保工程参建队伍来自四面八方，多单位分工协作，工期少则半年，有的要2～3年，如果没有统一管理和切实可行的规章制度，档案工作会陷于被动和混乱，甚至发生档案丢失对工程建设造成不利影响，这些都是必须避免的。水保档案管理工作必须遵循《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《电子文件归档与管理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。要根据项目的实际情况，制定满足行业标准和符合实际需要的文档制度、流程和归档细则，既有相应部门或专职人员负责档案资料的收集、整理、组卷、传递、借阅等事宜，又有相应的机制约束各参建方共同遵守执行档案管理的各项要求和规定，以满足水保工程施工需要和建档、归档要求。同时，实施“谁形成、谁归档”也是避免档案管理无序的有效手段。

水保工程档案管理人员要在不违背《档案保密制度》、《档案借阅制度》等规章制度的前提下，认真做好水保工程档案资料的借阅工作。同时，将在工程建设过程中采用的新技术、新工艺以及合理有效的管理模式等相关文字、图片、录像材料与他人分享，有效利用存档资料，发挥档案资料的使用价值。

2.3 强化资料的收集、归档、分类

要确保水保工程档案资料的系统性和完整性，必须做好立项过程中档案资料、建设过程产生的文件和资料、质量监理过程形成的系列资料以及整个工程建设过程中的重要事件记录等的整理和归档工作。特别是在电子档案发展迅速、信息技术不断进步的今天，水保档案管理要遵循“三同步”原则，即档案工作与项目立项同步、与施工进度同步、与竣工验收同步。在组建工程建设单位时，要同步设立工程档案管理领导机构，配备专职资料收集人员，将工程各个阶段形成的报告、批复、文件、合同、图纸、往来函件及领导视察活动等资料悉数收集。因此，从工程建设开始，水保工程档案管理单位就应根据国家档案法和《水利部科学技术档案管理暂行规定》，以及《重大建设项目档案验收办法》的要求，结合项目实际，制定出详尽的档案整理、分类编号、竣工图编制等制度，并及时将收集的资料进行归档，保障工程完工、竣工验收前档案验收合格。

2.4 强化业务培训和档案管理队伍建设

水保工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，既要有档案管理专业能力，善于计算机应用和网络信息管理，又要有强烈的责任心。为此，水保部门要采取内培和送培相结合的方法，不断提高档案管理人员的业务水平。水保工程档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，尤其是随着计算机等现代化技术在档案管理中的运用，以及设备的现代化、档案种类和载体的多样化，管理方法也要不断改革，因此建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业人员队伍至关重要。

2.5 强化工程档案专项验收

根据《水利工程建设项目档案验收办法》、《重大建设项目档案验收办法》，水保工程的档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责，项目法人、监理和施工单位均是被验收对象。未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行竣工验收。水保工程档案验收主要验收建设项目档案管理机构和管理制度是否健全，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式检查档案的完整性、准确性和系统性，如《水利工程建设项目档案验收办法》规定:抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

2.6 强化纸质档案原始性

目前纸质档案与电子档案并存是对水保工程档案管理工作提出的新要求。电子档案的前身是电子文件或数码图像，通常以磁盘和光盘为载体，但由于容易消磁或记录材料不稳定、易氧化等原因，电子档案载体材料的寿命与纸质档案载体相比要短得多，一般仅为5～15年。加之，由于印章和签署是文件生效的主要标志，因此在现在的技术条件下，一些具有凭证作用和法律效力的文件，如合同文件、工程量签证、各类凭据和质量检验鉴定资料等还必须以纸质形式保存。考虑到电子档案信息技术的易修改性，除了将重要的电子文件制成硬拷贝存档外，还要复制成纸质档案，以确保数据安全。由此形成了电子文件、纸质文件并存的“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。为此，应通过“三要”措施确保形成两套档案:一要实施双套归档保存，克服重电子文档轻纸质公文的倾向，采用多种技术取长补短，建立双套制归档保存制度。二要完善现行纸质公文处理制度，如公文拟稿、核稿、签发人亲笔签名制度，正本公文与定稿放在一起的归档制度，特殊情况下(同一份公文印制份数较多)正式公文必须盖单位公章。三要坚持领导人在电子文档上亲笔签名。在进行电子文档归档时，必须将应归档的电子文档转换成纸质公文，要求单位领导在每份电子文档上亲笔签名。