用友ERP-U8.72采购管理系统常见问题解释

罗佛如

一般情况下，采购管理系统与应付款管理系统、库存管理系统和存货核算系统等系统集成使用以处理采购与付款业务。采购管理系统与其他系统的数据关系如下图：

（图1 采购管理系统与其他系统的数据关系）

一、采购管理系统初始化常见问题解释

采购管理系统初始化常见问题主要是期初采购入库单录入和采购期初记账操作。

问题1：期初采购入库单无法在库存管理系统录入。

[原因]期初采购入库单应当在采购管理系统录入，当月的采购入库单才能在库存管理系统录入或生成。

[分析]当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，当月的采购入库单必须在库存管理系统录入或生成，但是期初采购入库单必须在采购管理系统录入。

[解决方法]在当采购管理系统录入期初采购入库单。

问题2：采购管理系统无法进行日常业务处理，存货核算系统不能记账。

[原因]采购管理系统没有执行采购期初记账。

[分析]采购管理系统如果不执行期初记账，则无法开始日常业务处理。即使采购管理系统没有期初数据，也要执行采购期初记账。采购管理系统如果不执行采购期初记账，则存货核算系统也不能记账。

[解决方法]在采购管理系统中录入并保存“期初采购入库单”，然后执行采购期初记账。

二、采购管理系统日常业务常见问题解释

采购管理系统日常业务常见问题主要包括“采购入库单”录入与审核、“采购发票”生成与审核、采购结算、采购运费分摊、采购付款核销操作、付款单的填制与审核、采购退货、暂估入库与暂估报销业务等。采购管理系统单货同行业务流程如下图：

（图2 采购管理系统单货同行业务流程）

问题1：采购管理系统无法录入“采购入库单”。

[原因]“采购入库单”应当在库存管理系统中录入。

[分析]如果采购管理系统与库存管理系统集成使用，那么“采购入库单”必须在库存管理系统中录入和审核，不能在采购管理系统录入。

[解决方法]在库存管理系统中录入并审核“采购入库单”。但在库存管理系统中录入“采购入库单”时，可以参照采购管理系统中该业务对应的“采购订单”或“采购发票”生成“采购入库单”。

问题2：采购管理系统无法对本系统录入的“采购专用发票”、“采购普通发票”、“运费发票”等采购发票进行审核。

[原因]采购发票在采购管理系统录入后会自动传递到应付款管理系统，采购发票应当在应付款管理系统中进行审核。

[分析]如果采购管理系统与应付款管理系统集成使用，那么采购发票必须在应付款管理系统中审核，在审核后在应付款管理系统中生成如下凭证：借：物资采购，应交税费——应交增值税（进项税额）；贷：应付账款

该凭证会传递到总账管理系统，在总账管理系统对其执行审核和记账操作。

[解决方法]在应付款管理系统中对采购管理系统传递过来的采购发票进行审核。付款时应当在应付款管理系统填制和审核付款单，核销操作后生成如下凭证：借：应付账款；贷：银行存款。

问题3：在采购管理系统对采购发票执行现付操作，同时在应付款管理系统录入和审核该业务的“付款单”后，发现重复付款。现付业务流程图如下：

（图3 现付业务流程图）

[原因]在采购管理系统对采购发票执行现付代表已经对该业务进行了付款，现付业务实际上是“一手交钱一手交货业务”。

[分析]需要在应付款管理系统中对该已现付的采购发票执行“应付单据审核”，生成如下凭证：借：物资采购，应交税费——应交增值税（进项税额）；贷：银行存款。

[解决方法]在应付款管理系统执行“应付单据审核”操作，设置“应付单过滤条件”时，应选择“包含已现结发票”复选框，否则无法显示该已现付的采购发票，审核后执行现付业务制单操作。

问题4：采购存货的过程中，发生运费无法计入存货的入账成本。

[原因]在采购管理系统没有对运费发票执行分摊操作，录入采购发票后直接做采购结算导致。

[分析]为了将在采购过程发生的运费计入存货的采购成本在做采购结算前，将“采购入库单”与“采购专用发票”和“运费发票”执行分摊操作。

[解决方法]先在采购管理系统录入“采购专用发票”和“运费发票”，在库存管理系统录入“采购入库单”，然后在采购管理系统必须执行“手工结算”操作，不能执行“自动结算”操作。选择要结算的入库单和发票（包括运费发票），选择按数量费用分摊方式进行分摊，最后进行采购结算操作。在应付款管理系统对“采购专用发票”和“运费发票”进行审核，选择合并制单，运费自动扣除进项税额后计入存货入账成本。

问题5：上月采购的存货货到发票未到月末暂估入账，本月收到发票做采购结算后，无法在存货核算系统执行正常单据记账操作。单到回冲业务流程图如图4：

[原因]上月在库存管理系统录入或生成并审核“采购入库单”后，在存货核算系统先执行“暂估成本录入”，然后执行“正常单据记账”。所以上月的“采购入库单”已经在存货核算系统执行过正常单据记账操作，本月无需再次执行记账操作。

（图4 货到票未到单到回冲业务流程图）

[分析]本月采购发票到达后，无需重复对“采购入库单”进行记账，只需执行“结算成本处理”操作。

[解决方法]存货核算系统执行“结算成本处理”操作，应选中“未完全结算完的单据是否显示”复选框，否则无法显示相应单据。选择需要进行暂估结算的单据，单击暂估完成暂估结算。执行生成凭证操作，首先按照红字回冲单生成如下凭证（假如金额为10000）：借：物资采购-10000；贷：应付账款——暂估应付款-10000。然后按照蓝字回冲单生成如下凭证（假如金额为10000）：借：库存商品10000；贷：物资采购10000。

问题6：本月采购的存货货到发票未到月末暂估入账，在库存管理系统录入并审核“采购入库单”后，无法在存货核算系统执行正常单据记账操作。暂估入库业务流程图如图5：

（图5 货到票未到暂估入库业务流程图）

[原因]“采购入库单”没有单价，所以不能在存货核算系统执行正常单据记账操作。

[分析]需在存货核算系统中录入单价，才能执行正常单据记账操作。

[解决方法]在存货核算系统执行“暂估成本录入”操作，输入需要暂估存货的单价，单击保存。然后再执行正常单据记账操作，生成如下凭证：借：物资采购 ；贷：应付账款——暂估应付款。

问题7：已开发票并已付款的存货存在质量问题，发生退货，收到供应商退回的货款时，既不能在应付款管理系统录入“收款单”，也不能在应收款管理系统录入。采购退货业务流程图如图6：

[原因]“收款单”不能在应付款管理系统录入，在应收款管理系统增加“收款单”时也无法选择该供应商，故也不能在应收款管理系统录入。

[分析]可以对红字采购发票进行现付操作，录入负数金额，代表是“收款单”。

（图6 采购退货业务流程图）

[解决方法]在采购管理系统对该红字采购专用发票执行现付操作，录入负数金额，然后进行采购结算，最后在应付款管理系统审核已经现付的红字采购专用发票，生成如下凭证（假如金额为11700元）：借：物资采购-10000、应交税费——应交增值税（进项税额）-1700；贷：银行存款 -11700。

问题8：对采购发票错误进行了采购结算，无法对采购发票执行撤销采购结算操作。

[原因]不能直接对采购发票进行采购结算撤销操作。

[分析]需执行对采购结算单进行删除操作。

[解决方法]在采购管理系统中进入结算单列表，选择需要删除的结算单，双击进入找到该结算单，然后执行“删除”操作，删除该结算单，对应采购发票的“已结算”标记会自动清除。

[1]王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京：清华大学出版社.2009.155-175.