科研经费管理系统建设与实施方案

陈翠华 金从凯 陈梁华 刘宇平

广州医学院第一附属医院，广东广州 510000

科研经费管理系统建设与实施方案

陈翠华 金从凯 陈梁华 刘宇平▲

广州医学院第一附属医院，广东广州 510000

随着科技及国民生产技术的不断提高，国家下拨的科研经费也日趋庞大，如何有效管理好这笔”巨资”成为当今管理层一个首要的难题，本文剖析了科研管理经费中存在的问题及产生这些问题的主要原因，提出新的解决措施及方法。

经费管理；系统建设与实施；科研项目

科研经费管理普遍存在手工操作，依赖自觉性使用，多数管理部门仍旧使用“经费簿”，即所有项目开支均需在“经费簿”上登记及办理签名手续，存在科研人员等待时间长、支出项目不明确、离预算开支差距较大等现象，由于是纸质管理，财务在审计调查时也无法提供实际报销的明细数据，由于不清楚经费使用进度及合理分类项目开支，单纯依靠人工管理无法达到管理目的，如何实现电子化管理及监控不良费用的使用成为本文讨论的重要议题。

1 研发目的

不断规范和完善科研经费财务管理体制：

1.1 加强科研经费的成本核算

首次从固定资产管理系统中将资金划分为五大类：预算安排、科研教学、自筹、专项经费以及其他，对于不同分类每月均生成财务累计月折旧表、月均折旧表、月末调节表，明确了各资金来源，有效地与成本核算系统对接，掌控了实际科研成本的投入，甚至具体到每台设备的具体用途归属都清清楚楚。

1.2 加强科研经费的支出明细控制

科研项目中的会议费、餐费及办公用品等非正常科研业务行为开支较大，有的甚至占7至8成。为杜绝此类违规现象，有必要建立三级审核制度，对科研业务范围外的费用均需经科研科负责人、财务科、主管院长审批，对于不合理开支实行“一级否决”制，有效制止了滥用科目套取费用的现象。

1.3 加强科研经费过期或即将过期的资金监控

据统计，除零余额项目外，7成项目超过项目结束日期后均存在剩余金额，对于这些结余金额，课题组往往不重视，随意使用或不用于正常的科研行为。对于这些资金可建立“科技发展基金”，对项目结束逾期半年均未使用的均拨入“科技发展基金”，一年后若未使用完者按照零余额项目管理办法结转。

1.4 缩短科研人员报销周期，提高工作效率

对重要阶段网上报销阶段均在提交后发送短信提示，如无需科研科负责人的申请经费，金额在1万元以下，保存后系统将发送温馨短信“请在[全部申请经费]下将经费申请单打印并签字，与发票等一起去财务科前台办理”。

2 研发内容

经费使用与审批：按照不同金额及类型分成三级作处理，见图1。

对预算支出范围内的劳务费、接待费、餐费、交通费、办公用品等经费报销，不论支出金额大小，均需三级审批。

明确项目支出范围：①科研业务费：测试、计算、分析费，动力、能源费，差旅费，调研和学术会议费，资料、论文版面费和印刷费，文献检索、入网等信息通讯费，学术刊物订阅费。②实验材料费：原材料、试剂、药品等消耗品购置费，实验动物、植物的购置、种植、养殖费，标本、样品的采集加工费和包装运输费。③仪器设备费：专用仪器设备购置、运输、安装费和修理费，自制专用仪器设备的材料、配件购置费和加工费。④协作费：外单位协作承担自然科学基金项目部分研究试验工作的费用。⑤国际合作与交流经费：是指用于与资助项目研究工作有直接关系的国际合作与交流费用，包括项目组人员出访及外国专家来访的部分费用，支出比例按相关上级部门经费管理办法执行，一般不超过资助经费的15%。⑥劳务费：是指用于直接参加项目研究的研究生、博士后人员的劳务费用。支出比例按相关上级部门经费管理办法执行，一般不超过资助经费的15%。⑦管理费：是指项目依托单位为组织和支持项目研究而支出的费用，包括项目执行中公用仪器设备、房屋用费等。管理费支出比例按相关上级部门经费管理办法执行，一般不超过资助经费的5%，协作单位不得重复提取。

3 实施过程

科研经费管理系统实施过程见图2。

具体的操作界面见图3。

需要补充说明的是：①劳务费在网上下载填写模版并打印“科研劳务费支出申请表”，与经费申请表一并同时签名，由于无发票，填写经费申请表时不需要填发票号。若填写的经费申请表内容不符合报销规定，科研人员可以自行选择删除旧申请，重新申报经费。②劳务费与合同书必须作为附件上传。③暂付款说明（无发票暂时借款）：借款，科研人员网上填写经费申请表，在“是否暂付款”中打勾，剩下流程与普通报销流程一样。还款，科研人员网上填写经费申请表，在“是否暂付款”中打勾，走完科研负责人及主管院长审批流程后，财务人员进入“暂付款审批”模块关联之前的借款记录，核对单据无误后确认审核。审核后旧借款记录删除，新增还款记录。剩余经费以新增还款记录为准。④经费申请各阶段状态：科研科待审|主管院长待审|财务科待审|完成审核：⑤系统剩余金额提醒：系统登陆后自动切换到工作助理界面，对当前项目及工作进度等予以提醒，见图4。

⑥系统模块接口改造图：见图5。

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Scientific research outlaysmanagement system′s construction and im p lementation

CHEN Cuihua JIN Congkai CHEN Lianghua LIU Yuping▲
The First Affiliated Hospital of Guangzhou Medical College,Guangdong Province,GuangZhou 510000,China

With the development of science and the national production technology,the country's research budget is also increasing,how to effectivelymanage the“huge”to be the first of amanagement problem,this paper analyzes the scientific research management in funds of existing problems and themain cause of these problems,and puts forward the new solutions.

Fundsmanagement;The system construction and implementation;Scientific research project

G475

C

1673-7210（2012）11（b）-0150-03

广东省科技计划项目（项目编号：2010B010600038）。

▲通讯作者

2012-06-20 本文编辑：卫轲）