演好角色，促进教学和谐管理

黄乙妹

摘要：教学管理是高校管理工作的核心内容。教学秘书是高校教学管理工作的最基层管理者，承担上传、下达及联系全院各相关部门的工作，是教务管理部门与具体教学单位的桥梁，是师生联系的纽带。教学秘书工作质量将直接影响学院教学质量。因此，从教学秘书的重要作用入手，以教学秘书的工作特点为着眼点，提出了当好高校教学秘书应具备的基本素质。

关键词：教学秘书；作用；特点；素质

教学工作历来都是高校工作的重中之重，教学秘书作为教学管理队伍的最基层管理者和执行者，对维护高校良好的教学秩序和高质量的教学工作起着非常重要的作用。正确认识教学秘书的作用，明确教学秘书的工作特点和应具有的基本素质，对做好教学秘书工作有着十分重要的意义。

一、教学秘书的作用

1、参谋和助手作用。教学秘书是高校教学工作的基层管理者，在工作中，面向老师和学生，是老师和学生的服务者，同时也是系部及学院的联络者，这就决定了教学秘书不是决策者，而是参谋和助手。教学秘书要明确角色定位，当好参谋和助手，协助系部领导做好本部门的教学管理工作及有关规章制度的贯彻执行工作，维持教学工作有序、正常进行。在工作中做到“到位不越位，参与不干预，出谋不决策”。

2、桥梁和枢纽作用。教学秘书是高校教务管理部门与具体教学单位的桥梁，是师生沟通的纽带，起着上令下达，下情上报，师生作用。学校教务部门下达的教学任务、教学信息等都由教学秘书向系部领导、老师和学生来通知、传达，并将本部门的执行情况，意见和建议及时反馈给教务部门，起着桥梁作用。教学安排、教师调课、学生对老师教学手段和教学方法等的意见和建议。也通过教学秘书来联系和传递，教学秘书是师生联系的纽带。

3、监控和研究作用。教学秘书作为基层管理人员，是对教学过程、教学质量进行监控。这就要求教学秘书经常检查教学计划的执行情况，协助检查教学质量，评估教学效果，并根据所掌握的情况进行不断的总结、研究和分析，一方面在教学管理中形成自己的建议和意见，以便促进教学管理工作取得新进步；另一方面为教学管理、教学手段和教学方法提出建议和意见，出谋策划，以保证教学秩序的顺利进行和教学的不断提高。

4、管理和育人作用。教学秘书职责规定了他们不仅要负责教学运行管理和日常管理，还要负责教学统计管理，这就要求教学秘书要具备较强的组织能力和管理水平。教学秘书在承担教学管理任务的同时，又可以利用工作中与学生联系广泛的特点，在育人方面发挥积极作用，教学秘书通过与学生的日常联系，有意识地给予学生帮助和指导，管理育人伴随着教学的各个环节体现在日常琐碎的工作当中。

二、教学秘书工作特点

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，直接影响系部乃至学院工作的开展。因此，对教学秘书的工作特点必须有深刻的认识和正确的理解。这对进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。

1、管理性。教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理。它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从每学期的开学初至期末，始终围绕着教学负责处理具体教学事务，从而保证教学活动正常、有序的开展。

2、服务性。教学秘书承担着向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也負责向全系教师传达各类教学管理文件，主动征示和虚心听取老师对学院教学管理工作的意见和建议，及时反馈信息和意见等工作，所以说教学秘书是上情下达，下情上达的服务者。即为系部领导决策提供参考信息，又为老师的授课和学生的学习提供支持与帮助。

3、责任性。教学秘书工作是一项对责任心要求非常高，容易出现责任事故，又很难出成绩的工作。这项工作琐碎，繁杂、事多必须认真负责。稍有不慎就会影响到教学秩序，甚至造成教学事故。所以，基于这样的一个责任性的特点，要求教学秘书要始终保持认真仔细、一丝不苟的精神，事事具有高度责任心。以保证教学工作的正常进行。

4、繁杂性。从工作内容来看，教学秘书工作几乎涉及全院（系）教学管理的各个方面，范围广，工作量大，具有繁杂性特点。从教学工作安排、教案、教学日志、学生作业批改情况的检查，到重修与补考，调课与代课，考试和监考安排及命题、试卷等等，既有常规性的教学管理工作，又有突发性教学异常情况管理，工作面面俱到，繁琐而复杂。这就要求教学秘书而对多样和繁杂的工作能沟通协调、合理安排，使得每项工作都顺畅，正常进行。

5、形象性。教学秘书工作与其它各相关部门有着密切的联系，担当着上传，下达、联系全院各相关部门的重担。所以，教学秘书的言行和工作作风代表着系部的整体形象。这就要求教学秘书不仅要形象端庄，作风正派，言行稳重，侃侃大方等素质。而且还要体现出积极向上的良好工作作风和较强的协调能力，在工作和各项活动中都起到表率作用。

6、原则性。教学秘书工作虽平凡，却是一项原则性很强的工作。在工作过程中，难免遇到这样或那样的问题，这就要求教学秘书要严格按规章制度办事、实事求是，冷静客观地反映和处理问题，原则性与灵活性相结合，既要维护学院的权威和规章制度的严肃性，又要做到公平、公正和公开，使领导、老师和学生信赖放心和满意。

三、教学秘书应具备的基本素质

1、过硬的政治素质。思想是行为的先导，什么样的思想决定什么样的行动。思想政治素质是根本。这就要求教学秘书首先要有较高的政治觉悟，优良思想品质，热爱祖国，政治立场坚定。能够坚定不移地贯彻执行党的路线、方针和政策，并时刻牢记自己的角色任务——教学管理中任务的传递者和执行者，时刻秉承“全心全意为老师和学生服务”这一原则。具有较强的责任感和服务意识。在思想和行动上与党中央保持一致，热爱教育事业，不怕辛苦，脚踏实地，大胆创新，立志献身于教育事业。其次，教学秘书必须站在一定的高度去理解和思考问题，摆正自己的位置，认清自己所从事工作的重要性，要有严肃认真的工作态度和甘为人梯的事业心和敬业精神。

2、良好的职业道德素质。教学秘书的岗位特点要求每一位合格的教学秘书要有良好的职责首选素养。“干一行，爱一行”。这是每一位教学秘书真正应具有的基本职业道德素养。首先教学秘书必须真正热爱自已的本职工作，要有严肃认真的工作态度和甘为人梯的事业心和敬业精神。教学秘书所从事的主要是服务性工作，工作繁杂而琐碎，不仅任务繁重，头绪多，而且任务急，有时回到家里也要处理工作之事，如果没有一种服务意识和甘为人梯的敬业奉献精神，很难做好教学秘书工作。其次，一个人的价值观是通过对社会，对事业的奉献来实现的，教学秘书要正确看待自己的人生价值，不管工作性质如何，只要真心地热爱它，任劳任怨，严肃认真地做好每一件事，平凡的事业也同样做出显著的成绩。从而显示出教学秘书不平凡的人生价值。教学秘书还要从大局出发，围绕教学这个中心开展工作，当好参谋，发挥助手作用。

3、广博的知识结构素质。第一，要具有相应的专业知识。作为教学秘书，必须了解所在系部专业知识，熟悉各门学科的基本知识、结构体系，教学大纲，教学计划等，熟悉教学过程和教学规律，及时高效地完成日常教学管理工作，协助系部领导处理、解决好教学中出现的各种问题，当好领导助手和参谋。第二，要具有较高的管理知识。教学管理既是学术管理又是行政管理。要把它当做一门科学来学习，又要把它当做一门艺术去研究。教学秘书要不断地丰富自己的管理学知识，掌握先进科学的管理理念和方法，并通过实际工作、理论和实践相结合，不断地积累经验，只有这样考验才能保质保量地完成本职工作。第三，要具有一定的秘书专业知识。很多教学秘书都不是文秘专业毕业的，甚至原来所学专业与秘书专业毫无关联，这就要求教学秘书必须学习相应的秘书专业知识，包括秘书学、管理学、心理学、公共关系学、文秘处理等。并在工作中加以运用，不断总结经验，提高工作水平。第四，要具有一定的教育理论知识。在教学管理中，教学秘书要经常接触学生，那么就必须了解学生的心理和生理特征，掌握一定的教育理论知识，只有这样才能按照教育规律，达到管理育人、服务育人的目的。

4、较强的能力结构素质。教学秘书工作涉及面广，综合性强，这就要求既能当专家，又能当通才，不仅具有广博的知識结构，还要有较强的能力结构。第一，统筹规划能力。教学事务头绪繁多，教学秘书不仅要有计划地处理好每年、每学期、每时段的常规性教学事务，而且要对临时性、突发性的各类事务进行处理，妥善、有序地安排，这就要求教学秘书事事做到心中有数，统筹规划好每一项工作，把有限的精力合理地分配到各项工作中去，并在有限的时间内做好全部的工作。第二，协调沟通能力。教学秘书工作经常与教务部门、教师和学生打交道，起着桥梁和纽带的作用。许多工作要顺利完成，都要有相关部门和各类人员的相互配合与共同努力，要协调，处理各方面的关系，沟通各类人员关系，从而形成合力，顺利完成各项工作。所以教学秘书要有很好的协作沟通能力。第三，写作表达能力。由于工作需要，教学秘书要经常根据教学情况撰写，上报一些教学公文并处理事务中与工作对象反复磋商，上情下达，下情上达，解释商议等。所以，教学秘书要具有一定的写作能力和较强的语言表达能力，并注重方法，讲求表达艺术，这样工作才能完成得更快更好。第四，调研分析能力。教学秘书要对教学过程进行跟踪调查，了解教师的教学情况，学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，所以，教学秘书要具有一定的调研分析能力，在工作中发现问题及时解决，及时处理，以保证教学质量，从而提高教学效果。要重视教学信息采集，统计和管理，为领导提供完整、准确、有价值的信息资源，为领导决策提供依据。第五，应用能力。应用能力主要是指使用各种工具，设备的能力。高效快捷的工作方法不仅是时代提出的要求，也是衡量管理水平的重要标志，随着办公现代化水平的不断提高，对应用能力的要求也越来越高，一个优秀的教学秘书除了具有以上几种能力，还应具备以下几种工具和设备的操作使用能力：熟练计算机应用，网络系统、打字、复印机、传真机使用等。

5、良好的身心素质。良好的身心素质包括健康的身体和良好的心理素质。强健的体魄是做好工作的基础条件。教学秘书在紧张繁重工作之余要注意锻炼身体养成良好的饮食生活习惯，保证身体处于健康状态，为更好地工作打下良好基础。教学秘书的地位特殊，角色重要，工作复杂，任务繁重，对其心理素质提出了更高的要求。首先要正确认识和评价自己；二是要对待工作任劳任怨，主动适应环境的变化，面对困难要有应对的勇气和信心。三是要有良好的情结修养，做到情绪稳定，乐观向上，不感情用事；四是要具有良好的自我调节能力，遇事不烦，不慌，以开朗豁达的性格和轻松平静的心态去面对每一项工作。

6、严谨求实的工作作风。教学秘书工作是教学运转的神经中枢，某个环节稍有疏忽，就会引发教学故事，影响整个教学过程，影响教学计划的顺利完成。所以，教学秘书要具有严谨求实的工作作风。工作认真仔细，不可有丝毫的疏漏和懈怠。对待工作要做到有“六心”即虚心，耐心、热心、用心、平常心和现任心；面对繁杂的工作要做到淡泊名利，有奉献意识，统筹规划每项工作，又不纰漏，有前瞻意识，工作方方面面照顾周到，有全局意识。

总之，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学院的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。随着高校教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战，在实际工作中要不断提高自身的综合素质和管理水平，不断完善自己，强化服务意识和奉献精神，提高管理水平，为高校教育事业的发展发挥其应有的作用。