新生自助服务平台的设计与实现

2012-10-20 05:16
中国教育信息化 2012年3期
关键词:服务平台咨询新生

王 益

(浙江传媒学院 信息化办公室,浙江 杭州 310018)

新生自助服务平台的设计与实现

王 益

(浙江传媒学院 信息化办公室,浙江 杭州 310018)

构建以新生为参与主体的自助服务平台,不仅能为新生与学校之间建立信息交流的渠道,平台采集的各类信息也可为迎新工作的开展提供数据参考。在数字化校园建设规划下,新生自助服务平台并不是孤立的存在,它与其他业务系统密不可分,平台采集的新生个人信息完善了新生基本数据,最终应用于各个业务系统。本文描述了新生入学前各业务系统之间的数据联系以及新生自助服务平台与其他业务系统间的数据交换过程,介绍了平台的功能架构,阐述了各功能模块的作用,总结了平台的运行情况。

自助服务平台;数据交换;数据流通

1.新生基本信息的获取

新生自助服务平台并非是一个孤立的应用系统,而是整个数字化校园的一部分,更是学生基本信息采集的一个源头。由招生系统获得的新生信息经过新生自助服务平台补充后将会被用于各个系统:学工系统、教务系统、图书管理系统、一卡通系统等。

新生在个人信息填报后,管理人员获得新生基本信息的补充内容:血型、家庭成员、教育经历、籍贯等。结合来源于招生系统的学号、考生号、姓名、性别、民族、政治面貌、身份证号、来源省份、专业、照片等数据组成了较为完整的新生基本信息。

2.迎新信息采集

新生在这一环节的填报为资源的优化配置与管理提供了数据参考。军训服装尺寸与床上用品购买的填报为货品的采购提供了数据。学校根据来校方式填报的情况统筹安排各个站点的接站方案。绿色通道的办理申请能为学校提早关注到家庭困难的学生,同时也为爱心大礼包的采购提供了数据。

3.学校概况

学校概况设计的内容能使新生对学校有个大致的了解,是学生获取学校信息的一个窗口。与学校的主页相比,新生自助服务平台的内容更有针对性,涉及了新生学习和生活的重要方面,帮助新生缩短入校后的适应时间,提高新生的归属感。

4.信息查看

为了提升服务效率,学校在报到前已完成宿舍的分配,并通过新生自助服务平台发布。新生在报到前便可查询到入住的宿舍信息,在报到当天可以选择先把行李安放于宿舍后再去现场报到。宿舍的分配情况同样记录于迎新系统,因此对于没有上网条件的学生,可以在报到现场查看。

新生在校友信息中可查询到同班同学的姓名以及联系方式,也可查询到来自家乡的同学。为新生提供这些信息,也是为他们提供了一个交互的空间,使他们能对同学有所了解和熟悉。

5.在线咨询

在线咨询是平台中管理人员和新生之间最直接的一种交互方式。管理人员主要以各个学院的辅导员为主,全部提问以及回答情况所有新生都可以查看。根据历年电话咨询中学生所关心的内容,在线咨询模块划分了缴费类、学习类、交通类、生活类、住宿类、其他六个类别。新生在咨询时选择类别,在呈现时问题便得到了分类,便于其他新生的查看。辅导员也可将咨询次数频繁的问题维护到常见问题中,减少回复的工作量,提高效率。各个学院的辅导员使用各自的帐号登录后回答问题,只需对本学院新生提出的问题进行解答,但可搜索到其他学院相似问题的解答。

以往电话咨询回答人员主要为招生办工作人员,与以往电话咨询相比,这种咨询方式虽仅是文字上的交流,但使辅导员跟新生在报到前就建立了密切的沟通,为新生入校后开展教育提供了基础。此外,咨询的问题与回答所有新生都可查看,可在一定程度上减少重复咨询,节约资源。

三、结束语

信息技术在教育领域产生了深刻的影响,也产生了新的行为模式。[3]新生自助服务平台在利用信息技术实现管理创新、提升服务水平、优化资源配置方面做出了尝试,不仅给学生带来便利,更为管理部门规划迎新工作提供了宝贵的数据,同时也完善了新生基础数据并提供给各个业务系统,减少了手工录入量。新生自助服务平台发挥的价值主要依赖于新生的使用,从2011年新生自助服务平台的使用情况来看,共有2584位新生登录了平台填报数据,占了新生总数的86%左右,比例比往年提高。随着登录比例的提高,填报的数据发挥的参考意义也就更大,因此,下一年服务平台使用前可根据今年平台访问数据的分析,调整平台的信息呈现,并通过学生反馈的信息,为下一年的新生提供更多感兴趣的信息服务,由此吸引更多新生使用。

[1]张升平.高校数字化校园体系结构研究及实践[D].湖南大学,2008.

[2]陈翼.《代码标准集》的研制与修订[J].中国教育网络,2007(4):59-61.

[3]顾小清,查冲平.信息化协同科研机制及其使能技术研究[J].电化教育研究,2008,184(8):9-14.

(编辑:杨馥红)

TP311

B

1673-8454(2012)03-0043-02能模块,但管理人员更侧重于获取新生填报的信息,并对信息进行分析与加工。管理人员与新生作为系统的两大使用角色,互为信息的提供者与使用者。

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