馆藏纸质图书架位合理测算实践：以中山火炬职业技术学院图书馆为例

徐 敏

(中山火炬职业技术学院，528436)

为便于读者获取所需图书，图书馆会按照一定的顺序对馆藏纸质图书进行组织排架。目前图书馆最常用的排架方法为分类排架法，这种方法是将图书按其所属的学科体系进行排架。因为是按类别进行集中，为了满足新进图书上架需求，排架时各类图书都要预留一定的架位，预留架位是否合理将直接影响今后的上架工作。如果预留不合理，以后就会面临频繁的倒架，不仅工作量大，还影响读者阅读。到底要预留多少架位成为摆在图书馆面前的一个大问题，特别是在倒架、书库搬迁时，这个问题尤其突出。为了科学地预留架位，就要综合考虑目前馆藏图书情况及未来进书情况，在倒架、搬迁前对架位进行科学测算。在实际工作中，我馆也面临了同样的问题。2008年，中山火炬职业技术学院图书馆新馆建成，图书馆所有藏书都要搬迁到新馆重新上架，于是如何在搬迁前确定所有图书架位成了搬迁工作中最重要的问题，这关系到整个搬迁及重新上架工作的组织。为此，我馆利用馆藏数据，认真分析、科学测算、合理布局，完成了新馆所有架位的预先安排，为图书馆整体搬迁及搬迁后图书上架工作的顺利进行打下了坚实基础。

测算工作的基本流程分为数据准备、数据整理、数据分析三个阶段。测算工作的基本思想就是利用馆藏数据，按照排架顺序将馆藏图书数据进行排序，结合书架数量等信息，计算得到上架后各书架图书信息，从而在搬迁前获得所有图书位置信息。

1 数据准备

架位的测算需要两方面的数据:一是馆藏图书统计数据，二是书架架位数据。其中馆藏图书统计数据需要得到每种图书的索取号及相应册数，这部分数据需要从图书管理系统中提取，并做相应处理;书架架位数据包括各个书库书架架位数量，这部分数据比较容易获取，只需到新馆书库清点即可。

1.1 清点各藏书点可用书架数量

新馆共规划了四个藏书点，包括工具书阅览室42架，第一书库107架，第二书库133架，第三书库133架。其中工具书收藏在工具书阅览室，其他图书按中图法分类，并按照同种图书不分散的原则分别收藏在其他三个书库。

1.2 获取馆藏图书统计数据

本馆使用深圳图书馆开发的Ilas II图书馆管理系统，该系统有强大的统计功能，并可以根据不同需求自行设置统计格式，不足之处就是统计速度很慢，特别是数据量大时，甚至要等数小时，还可能会因为数据过于庞大或者网络故障而引起统计中断。当时我馆馆藏纸质图书共计5万余种15万余册，为保证快速准确地获取所需数据，我馆采用先导出所需基础数据，再利用工具对数据进行统计处理的方法来获取所需结果。

1.2.1 从中央馆藏库中导出所有纸质图书馆藏数据，包括条码号、书目记录号、馆藏状态、图书类型等字段;从中央书目库中导出所有marc数据，利用工具提取书目记录号、索取号两个字段。

1.2.2 将导出的馆藏数据、提取的书目数据分别导入access表中。删除馆藏数据表中馆藏状态为丢失、剔除状态的数据。

1.2.3 用sql语句从两数据表中查询出所需要的结果，即包含现有馆藏纸质图书索取号和对应数量的结果，其结果的生成格式固定为索取号、对应复本。其中普通图书与工具书分开处理。

经过以上工作，得到测算架位所需要的基本数据，如表1所示。

表1 所有有效馆藏索取号及对应册数(普通图书与工具书分开处理)

2 数据整理

得到基本数据后，还需要对数据进行进一步的分类整理，整理的基本流程就是按照新馆的书库规划，将属于各书库数据按上架顺序进行排序，以得到各个藏书点的基本排架数据及架上图书排列基本状态。

我馆图书按索取号顺序进行排架，索取号由“中图法分类号+种次号+其他区分号组成”，其中中图法分类号按字符顺序排序、种次号按数字大小排序、区分号按字符顺序排序，并且先按中图法分类号排，再按种次号排，再按区分号排。因为不同部分按不同方式排序，所以需要先对索取号进行分解，然后再进行排序处理。

将包含有索取号和对应数量的数据复制到excel表格中，再将索取号复制一列，并对该列进行分列处理，使其分成分类号、种次号、区分号三列。然后将分类号作为主要关键字按字符升序，将种次号作为次要关键字，按数字升序，将区分号作为第三关键字，按字符升序，对数据进行排序处理。为保证排序的准确性，需将分类号中的复分符号替换成空格;另外，因一个excel表中只能容纳6万多条数据，对于数据量超过的，需分开进行处理，或用其他方法。我馆当时只有5万余种图书，因此可在一个excel表中一次处理完成。经排序处理后，就得到了图书在书架上的排架顺序，如表2所示:

表2 排序后的有效馆藏索取号及对应册数(普通图书与工具书分开处理)

3 数据分析

经过前面的工作，已经得到了各类图书排序数据、书架数量等数据，还需要进一步的计算分析，将图书合理分配到各个书架。基本思路是首先根据各类图书数量及各书库书架数量，安排各书库收藏图书类别;其次，计算各类图书在书架的上架册数;最后，获取各面书架起始索书号。3.1根据各类图书数量及各藏书点书架数量总体安排各处收藏图书类别

经过分类汇总后，得出馆藏数据中各个大类的图书数量(如表3所示)。经过初步测算，我馆确定第一书库收藏A－G类普通图书，第二书库收藏H－K类普通图书，第三书库收藏N－Z类普通图书，工具书阅览室收藏工具书。

表3 各类图书数量

3.2 确定每个书库及书架上入藏图书的数量

我们按照平均分配的办法，并综合考虑不同类别图书的不同情况合理分配架位，如有些类别图书比较厚、有些类图书今后会重点发展，就要适当多分配架位，并计算各类图书在每面书架上的平均册数。因我院马上要新增制药类专业，原来该类图书采购量少，今后要重点进行采购，因此要给本类图书多预留架位，主要集中在R类，预留5面;另外TP类图书厚度较大，数量也多，也需要多分配架位，以保证今后的发展，预留5面。预留后可分配的书架数按各类图书现有数量比例分配，最后得到各类图书架上平均册数。结果如表4所示:

表4 各类图书书架分配及平均册数

由上表可以看出，各个书库所入藏图书的基本大类和数量已经确定，而每架能容纳图书的数量也已经确定，按照这个测算实施图书上架工作，就会避免由于目测或者简单推测而导致大倒架的发生，提高了工作效率。

3.3 从已排序的种次号表中按各类对应的平均册数提取各面书架的起始索取号，打印后贴在书架上，便于对照进行上架。该过程我馆采用自编小程序的方法来解决，程序流程图如图1所示(见下页)。

3.4 每个书架的图书起始索取号确定后，经过打印粘贴在对应书架上，在上架的过程中起到了简明扼要的导向作用，可以把打包的图书搬到要上架的书架附近，甚至可以直接上架。上架完成后，一般不需要再进行调整。

图1 提取各面书架起始索取号程序流程图

通过以上实践可以看出，馆藏纸质图书架位合理测算在图书馆搬迁及搬迁后的上架工作中发挥了至关重要的作用:(1)架位合理测算法很好地解决了图书馆在搬迁前新馆架位测算工作。由于考虑周全，程序合理科学，且经过精确的计算，包括已借出图书、剔旧图书、丢失图书等微小细节都进行了考虑，精确地进行了架上定位，基本没出现漏洞，大大提高了图书馆搬迁后的图书上架工作效率。(2)图书馆搬迁是图书馆重塑形象的契机，利用架位合理测算法科学推算出新馆整体布局是优化馆藏图书不可多得的机会，搬迁后的图书上架也可以说是图书馆一次前所未有的大调整。通过这种科学精确的调整，使得图书的入藏地点更加精确，方便了读者更快查找所需图书，提高了图书馆的服务质量。

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