图书馆区域联合招标采购模型的建立与应用

杨 凡

(安徽省委党校，合肥230022)

引 言

长期以来在“大而全、小而精”的馆藏思想下，采购经费的有限性与馆藏无限性的矛盾一直存在。本文充分研究了我国图书馆文献采购的现状，提出了以联合采购中心(UPC)采购模型为基础的图书馆联合招标采购体系模式。这一模型的应用，对我国图书馆联合采购的可持续发展具有一定的借鉴作用。

1 图书馆招标采购存在的主要问题

2003年1月1日，我国政府招标采购法开始实施。2006年图书馆行业招标管理办法使招标采购成为图书馆文献采购的惟一方式，这在一定程度上提高了购书经费的使用效率，提高了采购工作的效率与质量。但是随着时代的发展，以招标方式进行图书采购也出现了一些问题。

1.1 过度强调购书折扣，忽略采访质量

图书馆采购招标的目的是为了降低购书成本，让有限经费更好地为用户服务，图书供应商的服务质量是招标中最重要的因素。但提供优质服务所需的成本与供应商提供的书目折扣率有着必然的联系，由于很多图书馆在图书招标中采取的是最低中标法，从而直接导致许多图书供应商以降低折扣率的方式去中标，从而导致图书质量得不到保证。

1.2 招标委员会的组成缺乏合理性

图书采购归入学校统一招标管理后，为体现公正性及避免腐败，学校从各部门招募成员成立招标委员会，导致该委员会中非图书馆人员占多数，他们既不了解图书馆相关业务，又不熟悉投标公司实际情况，因此无法辨别投标公司在标书中各项承诺的真伪性，他们在对图书及供应商的选择上往往仅凭主观印象和个人情感等因素，未能进行理性分析，使竞标结果虽然公开却并不公平。在如此状况下选出的供应商，往往不能兑现对标书的承诺、图书的供应与服务，导致各个环节的问题层出不穷。

1.3 缺乏合理的供应商评价机制

虽然图书招标制已成为各馆图书采购的一致选择，但它本身的缺陷、操作中的不规范、监督机制的缺失，也不得不让我们深刻反思。目前的供应商评价体系中，图书采购招标评分标准主要是针对供应商能够提供的服务和报价制定的，在理论上具有很好的可行性和参考性。但实际上，对图书馆要求的服务，所有的供应商都会全盘承诺，报价折扣率成了惟一标准。这就违背了采用评分方法的本意，往往是谁的报价最低谁胜出，从而产生“劣币驱逐良币”的现象，不利于图书馆选择能够提供优质服务的图书供应商。

2 建立联合招标采购模式

针对上述图书馆传统招标采购过程中出现的种种弊端与不完善之处，越来越多的图书馆开始联合起来，围绕彼此相近的采购性质与采购任务形成多个图书馆的采购联合体，实行联合招标采购。

2.1 图书馆联合招标采购的概念

图书馆联合采购通常是指一些独立图书馆组成的联合团体，通过组织协调为馆内采购服务。图书馆采购与其他领域的集团采购不太一样:他们并不是大量购入货物并发送给各成员，而是与一个或多个供应商谈判商议一个合同的构架。各个独立的图书馆作为联合体的成员，会在这一框架协议下与这些供应商达成双向协议。因此，标准的协议或合同可以依据各个不同图书馆的需要而有细节上的修改。

2.2 图书馆联合招标采购体系模型的建立

笔者结合自身多年图书采访经验，在综合研究了国内外图书馆联合招标采购模式的基础上，总结建立了图书馆联合招标采购体系模型。

2.2.1联合采购体系模型

联合采购体系主要由三个部分构成:(1)区域内广大的图书馆组成的采购联合体。(2)各图书供应商组合。(3)联合采购中心(UPC)。

联合采购中心(United Purchase Center)，简称UPC。建立联合采购中心(UPC)就是通过区域内具有一定影响力或者采购量比较大的图书馆牵头，凭借自身在图书采购领域的专业优势和资源优势建立联合采购中心，将区域内的各公共图书馆、专业图书馆、高校图书馆等的采购需求联合起来，由UPC统一向合格的供应商下订单，并通过定期考评、质量保证金等制度保障中心的有效运行，进而形成大的图书馆采购联合体，培养供应商，并建立起良好的供应商与图书馆的相互合作、共同进步的发展模式。

在这个模型中图书馆采购联合体是核心，他向UPC下达采购命令，向UPC委派工作人员，对UPC具有领导和监督的作用。但是UPC又是一个独立的机构，不隶属于某一图书馆，而是有自己的管理团队，定期收集图书馆联合体的采购需求，编制采购订单并向图书供应商下达订单。图书供应商按照UPC下达的订单，组织人力、物力对图书进行采访编目，集中加工，将各图书馆所需的图书，按照订单的要求及时送达各个联合馆，各联合馆按照供应商的服务质量对供应商的服务进行评价，并向UPC系统报告。UPC根据各个图书馆的评价形成评价结构集，作为UPC遴选供应商的标准。

模型图如下:

2.2.2建立招标采购联合体的步骤

(1)建立联合体，制订联合体公约。要想使联合采购中心发挥作用，第一就是建立联合体。联合体建立的作用包括:发展成员馆、组织建立联合体和统管机构。即把本地区各系统的图书情报部门组织起来，建立一定的组织形式。同时联合体还要承担起制定各成员馆公约、UPC规章制度、工作范围以及人员任用条件和人员考评的任务。

(2)普查馆藏、制订各成员馆的文献资源规划和布局方案。各成员馆要详查自己的馆藏结构和资源布局，然后将各馆馆藏目录汇总起来，编制出联合目录。通过成员馆目录，可以看出各馆的馆藏特色和优势;通过联合目录能够纵观该地区文献资源的概貌、优势和不足，从而为制订文献整体发展规划和总体采购方案提供科学依据，并作为UPC工作的依据。

(3)各成员馆向UPC下达采购任务、组织采购实施。各成员馆在普查自己馆藏的基础上，根据自己的经费和采购需求向UPC下达采购任务，然后由UPC组织自己的工作人员进行采购。在采购过程中，各成员馆有义务对UPC的工作提供必要的帮助与支持。

(4)监督与评价。UPC在实施具体采购时，根据各成员馆的具体要求，形成采购清单，知会各成员馆。在向供应商下单的时候，各成员馆要对UPC订单的拟定和对供应商的选择进行监督和评价。在供应商进行订单交割之后，各成员馆要对供应商的图书及服务质量进行评价，并且提交UPC，以此作为他们工作的考评。

2.2.3联合采购模型的管理体系

对于联合采购体系的管理与以往的联合采购有所不同:

(1)在行政规划上，UPC是一个独立的机构，不隶属于任何图书馆和任何机构，它有自己的一套管理模式和领导班子;(2)在人员组成方面，UPC的主要工作人员来源于各成员馆推荐的采访部门中具有一定管理与采购经验的优秀采访人员，且各成员的人事编制关系在原图书馆;(3)在经费来源上，UPC的经费来源主要由各成员馆按照图书采购量的大小缴纳一定的佣金;(4)UPC的最高权力属于成员馆联合体大会，具有对UPC最高管理者的任免权和罢免权，各成员馆对UPC具有建议和监督的权利，并按照各成员馆图书采购量的权重，在适当考虑公平原则的条件下，分配并行使各成员馆的表决权。

3 采用UPC联合招标采购模式的重要意义

以联合采购中心(UPC)为核心的联合招标采购体系的图书采购模式虽然还不十分完善，但对于传统的图书采购方式和以往的图书馆联合采购方式的转变具有十分重要的意义。

3.1 占据市场竞争的主动地位，降低单本书的采购折扣率

出版发行集团的行业支配地位及一些规模较大书商的区域垄断，对图书馆图书采购的成本形成压力。而UPC这种采购联合体可以整合图书馆自身优势，形成巨大的采购量，从而占据图书采购市场的主导地位，通过降低图书折扣率，提高服务质量实现供应商与图书馆的共赢。目前图书馆在图书采购中，由于很多图书馆对服务质量要求高，多数的图书采购折扣是7.5～8折，甚至更高。但是当形成大的采购联合体之后，不仅可以促进联合体内部各成员馆之间的沟通和交流，同时可以使每个跟图书馆合作过的书商的反馈信息成为各成员馆之间的共享信息，没有合作过的书商的情况也可以利用网络进行搜索，或向其他区域的图书馆联合体进行咨询，并配合实地考察，从而形成资源共享。这样在实际合作和广泛调查的基础上，资质高、能力强、服务好的书商在招标中就会脱颖而出，成为图书馆最理想的合作伙伴，使图书馆在享受低价图书的同时，享受高质量服务。

3.2 抑制腐败，减少行政权力对招标行为的非正常干预

由于现在图书馆大多实行的是图书采购招标制度，而图书采购招标人员众多，素质参差不齐。在进行图书采购招标的过程中，少数采购人员滋生权钱交易等腐败行为，从而直接或间接引发采购风险，导致在图书采购过程中产生不必要的损失。而联合采购中心(UPC)团队人员来自于各成员图书馆的业务精英，人员素质较高，同时由原来图书馆的图书招标是某一个图书馆或者高校的事情，现在上升到了图书馆联合体下所有图书馆的事情，更多的人参与监督，各图书馆联合起来，共同探讨并进行图书采购招标。并且各级领导一贯重视的优惠折扣率已然被成功解决，图书馆关心的性能问题即采购图书的质量、服务等也得到了保障。行政部门只要在大的方向上加以调控，其他具体问题如招标标准、招标细则、招标程序、招标承诺、对图书供应商资质及实力的调查等等都由图书馆负责，这样图书馆在招标中的作用就会增强，行政权力的非正常干预就会减弱。

3.3 三方共赢，各个成员馆内部支持力度大

(1)对于图书馆来说，实行以联合采购中心(UPC)为核心的联合招标采购模式是有益的。首先，它降低了图书馆单本书的折扣率，提高了图书馆采购经费的使用效率。其次，减少了采访人员负担。图书馆采访工作比较繁琐复杂，从事此项工作的人数也在图书馆人员配备中占了很大比重。可是从图书馆自身的发展来说，为广大读者服务是图书馆工作目的，通过UPC来承担图书馆的采访工作，可以减少图书馆采访人员的数量及各馆采访的工作量，使图书馆工作人员能把更多的精力用于为读者服务和科研。最后，在图书馆或高校各部门中一直认为图书采访工作是滋生腐败的地方，当这部分业务独立出去之后，内部关系则趋向于缓和，形成比较和谐的工作环境。

(2)对于供应商来说，联合采购中心(UPC)降低了他们的供应费用。原来供应商是一对多的关系，关系比较复杂，公关费用比较高;同时由于各个图书馆采访外包的服务质量要求迥异，且各个图书馆的地理位置分散，使供应商相关运营成本较高。但是通过采取联合招标采购，供应商面对的主要顾客成了UPC，简化了供应商的工作关系，大大降低了各环节成本。

(3)对于读者，由于图书馆的采购图书单本价格降低，以致在采购经费不变的情况下，增加了图书的采购数量，扩大了图书馆馆藏的覆盖面，可以使广大读者享受更多的文献信息服务。同时由于图书馆把主要精力用于为读者服务，提高了服务质量，也将大大提高广大读者对图书馆满意度。

4 联合招标采购体系新模式运作中需要注意的问题

图书馆联合采购体目前还处于运行的初级阶段，在具体操作中应注意一些相关问题:

(1)管理问题。联合采购中心(UPC)虽然是一个独立的组织，不对任何单一的图书馆负责，但是该中心的每一个人都隶属于各成员图书馆，必然要考虑本馆的利益。所以在对UPC进行管理时，应让其保持独立性，避免多头管理，多头领导。

(2)人员来源。联合采购中心(UPC)工作人员来源于各成员图书馆，但是各来几个、符合什么标准的人员才可以来、各成员图书馆人员所占的比例等，都是需要共同协商的问题。

(3)供应商的评价机制是否合理，应该如何去建立评价机制等。

以上几点要注意的问题，需要在实施的过程中，根据具体实际情况，逐步解决并完善。

5 结语

总之，较之目前的图书采购方式来说，联合招标具有更大的优势，能够综合协调政府、图书馆及读者的多方要求与利益。在联合采购中心(UPC)的统一协调下，各个成员馆的目标一致、利益相同，各成员馆之间沟通联系方便，在具体的采购操作时也不会有大的分歧。因此图书采购联合招标将是大势所趋，将会有力地促进图书馆市场的不断发展和逐渐完善，更好地为广大读者服务。

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