沟通与管理，构建基于大学城空间的科研管理服务系统

王懿

（湖南铁路科技职业技术学院科研处，湖南株洲412000）

沟通与管理，构建基于大学城空间的科研管理服务系统

王懿

（湖南铁路科技职业技术学院科研处，湖南株洲412000）

科研工作是高职院校工作的重要组成部分，科研管理信息化体系由科研数据管理系统以及科研沟通服务系统两大框架构成。本文通过湖南铁路科技职业技术学院基于大学城空间构建科研管理服务系统为例，阐述两大系统之间的关联性，并对当前高职院校在科研管理信息化系统构建过程中存在的主要问题、主要矛盾及其解决方案和应对策略进行了细述和分析。

大学城空间；科研管理；沟通与管理

一、沟通与管理在科研管理中的内涵

沟通在《大英百科全书》的解释是：“用任何方法，彼此交换信息。”从管理的角度出发，特别是工作职能特性的要求出发，“沟通”可以被定义为:沟通是信息凭借一定符号载体，在个人或群体间，从发送者到接受者进行传递，并获取理解的过程。若要使沟通成功，信息不仅需要被传递，而且还需要被理解。如果存在完美的沟通，那应是：信息经过传递后，接受者与发送者的感知完全一致。

科研管理工作涉及很多个方面，狭义的理解是围绕成果和项目的管理展开，包括成果的管理、宣传、奖励、档案和项目的申报、中检、结项等，是一种以数据为中心的管理模式。但科研数据管理仅仅是复杂工作内容之一，作为科研管理部门，重点工作在于引导科研发展方向，推动教、学、研建设与改革；推动科研机构发展；组织、培育、协调与管理科研项目；选拔、培养和引进科研人才；组织申报优秀科研成果奖励；推进科学研究工作的国内外交流与合作；管理科研领域学科建设和科学研究工作其他相关业务。这是科研管理工作的广义理解。科研管理工作是对各种资源进行合理、有效的配置和利用。科研管理工作的过程就是信息的传递与反馈的过程。科研管理者最重要的功能是把科研信息准确地传递到科研人员（被管理者），指引和帮助他们完成目标。这一过程就需要进行大量的沟通。

二、沟通与管理在科研管理中的作用

通用电器公司原总裁Jack·Welch说“Management is communication,communication，and then communicate（管理就是沟通、沟通、再沟通）”。大量的研究证明：科研管理的过程是研究管理者和科研人员（被管理者）持续不断沟通的过程，以形成最后的科研数据与成果。所以科研管理工作不仅包含科研成果数据的管理，更应包含科研工作的沟通管理。

科研工作的成功，沟通管理至关重要。良好的组织沟通，尤其是畅通无阻的上行下通的沟通，双方得以准确而有效地获得各自所需要的信息；双方能互相讨论、启发，共同思考、探索，能迸发出创意的火花；可以起到振奋士气、提高效率的作用。

沟通有六方面的意义：一是可以帮助管理与被管理双方提升能力；二是能及时有效地掌握科研工作情况和工作心态，发现问题解决问题，确保工作方向和工作结果的正确；三是能客观地评价工作业绩；四是能提高双方的参与感、工作积极性和满意度；五是通过有效的沟通发现自己的不足和短处，确立改进的重点和改进的方向；六是有效沟通是双方情感和工作交流的契机，是双方表达自己工作感受的重要时机。

1.完整的沟通过程包括七个环节：

（1）沟通主体，即信息的发出者或来源；

（2）编码，指主体采取某种形式来传递信息的内容；

（3）媒体，或称沟通渠道；

（4）沟通的客体，即信息的接收者；

（5）译码，指客体对接收到的信息所作出的解释、理解；

（6）作出反应，也即体现出沟通效果；

（7）反馈。

编码（Encoding）、译码（Decoding）和沟通渠道（Channel）是沟通联络过程取得成效的关键环节，它始于主体发出信息，终于得到反应。

2.沟通的方式有以下七种：

（1）电子邮件方式——双方之间文本文件、音频、视频文件的沟通；

（2）备忘录方式——提供正式的沟通关键性的政策和工作程序；

（3）即时消息方式——可实时地交流；

（4）状况会议方式——提供状况的更新和工作回顾；

（5）电视电话会议方式——提供一个身处异地的参与沟通的媒介；

（6）留言方式——相关全体人员正式沟通状况、进展和目标；

（7）实地沟通方式——面对面地沟通。

三、科研管理信息化体系构成

科研管理系统可以实现科研工作数据的网络化管理，形成一个及时更新的科研数据中心，全面、实时、准确提供学校的有关科研数字化信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为科研管理人员开展工作提供极大的便利。

根据现有状况，科研管应解决如下问题：

（1）科研数据不全面，难以全面反映单位、个人以及学校的科研现状。

很多高校将科研数据的管理实施于科研成果和项目的管理，忽视了科研人员、学术报告、学术会议、科研机构等科研数据也是反映科研水平的重要依据，这使得科研数据难以全面反映个人、部门以及学校的科研现状。

（2）工作方式落后，工作负担较重。

目前很多高校科研信息采集和加工的信息化程度不高，科研管理还处于手工状态，通过Excel、Word等日常办公软件来处理数据，用简单的一些编程技术，实现科研数据的录入、查询、删除和更新。这些方法在一定程度上也能起到规范数据的作用，但要消耗科研人员大量的时间和精力，而且数据的准确性和及时性难以保证。

（3）信息传递不流畅，流转失真且速度慢。

科研管理工作没有融入先进的网络技术，导致科研管理人员和科研人员之间以及科研人员之间不能有效地沟通，科研人员不能及时了解学校的科研状况，科研人员之间不能得到有效的沟通，致使从事科研的教师不能充分利用本校科研资源，造成科研信息不流畅，传递速度慢的弊病。

（4）参与科研管理的人员单一。

科研管理不仅需要科研管理人员参与，也需要广大科研工作者的参与，只有广泛地参与，才能调动广大科研人员的积极性和科研热情，才能使学校的科研活动搞得有声有色。但由于观念和工作方式的落后，科研人员并没有参与进来，形成科研管理人员孤军奋战的局面。

（5）科研资源共享程度低。

由于科研管理信息化程度不够，科研人员在获取本校科研信息时存在障碍，不能及时了解和利用本校科研资源，因此科研人员之间缺少了必要的交流和沟通，科研参考和寻求科研合作比较困难。

科研管理系统是科研管理信息化的核心部分，不仅要有科研管理功能，还要有沟通交流的功能。科研管理系统从结构上可以分为核心业务流程、基础数据库和系统服务等三个部分，核心业务流程包括数据审核、在线办公、项目申报中检结项、科研考核、年度统计五个环节，基础数据库包括科研机构、科研人员、科研项目、科研经费、科研成果、学术活动、科研奖励、期刊源等数据库。服务系统包括用户管理、角色权限、数据管理、参数设置等服务。科研管理系统从业务模块上可以分为机构管理、人员管理、项目管理、成果管理、学术活动、项目申报与评审、项目中检终结、科研考核、科研统计、网站管理、网上办公和系统维护等十几个子系统。

总体来说科研管理信息化系统应包括科研数据管理系统与科研沟通服务系统两大部分。

四、基于大学城空间的科研管理服务系统

湖南铁路科技职业技术学院设计与实现了科研信息管理平台，该平台是一个B/S（浏览器/服务器）模式的数据管理系统，主要管理学院的科研档案、项目状态、科研人员、科研成果、科研设备、统计报表等。其功能组成如图1所示。

图1 科研信息管理平台

科研信息管理平台的建立，及时、准确地存储了各项科研数据信息，降低了科研管理工作及科研工作的难度，使科研选题、立项、进度跟踪、成果鉴定、成果推广更加科学化，减少了重复性的研究；同时，大大减轻科研管理人员的劳动强度、提高工作效率、节省办公费用，在科研管理过程中进一步条理化、规范化、数字化，大大提高管理效率。信息量的增加，信息流及反馈速度的加快，使科研项目的选择和研究也更符合市场的需求；科学的监督和管理为成果的产出质量提供了保证，科研成果的转化也会相对容易。而且，此平台的使用，使学院各部门能及时地、动态地完成各类科研数据信息的输入、查询、统计工作，真正实现资源的共享，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于学校整体科研工作水平的提高，但其缺点也非常明显，它无法满足科研工作过程中的沟通需求。

沟通服务系统是基于大学城空间构建的，它通过身份认证技术和管理机制建立与现实对应的组织群体，提供了信息检索、栏目设置、信息发布、点对点信息传递、群组互动、私信、同步登录等功能。只要能连接上互联网，即可在其中建设和应用资源，不同的群体完全平等，从而解决“信息落差”、“知识分隔”和“贫富分化”，从而缩小“数字鸿沟”。同时它的共享资源建设，为公众提供有效的业务服务。它弥补了科研信息管理平台的不足，而且大学城空间的“同步登录”功能使两个系统平台有机地结合起来，其结构如图2所示。

图2 沟通服务系统

图2中的“信息发布系统”用于沟通的共性处理。它的作用在于使学院教师随时随地的获取所需科研信息，如：某月工作计划、某项目申报通知、指南、某项目管理文件、申报书、结题表格等。

图2中的“沟通系统”用于沟通的个性处理。如：社科类课题申报通知发布后，可采用群组系统将通知转发至社科类教师，并附上相关管理文件、申报指南、申报表格、填写要点、管理文件，可参考案例等地址；又如：可使用点对点系统与在研项目主持人实时地沟通某些具体性问题，解答相关疑问等；再如：可使用留言系统针对某学术会议缺席人发布会议主要内容、参考资料、会议声、视频等资料。

经初步统计，在2011年中，湖南铁路科技职业技术学院科研处通过“沟通服务系统”发布各类信息291条，音、视频112个，信息数达1.5万余次，受影响教师占学院在职员工的93.5%。全院教师的科研工作能力也有了长足进展，具体表现为：

（1）学历层次全面提升：大学本科学历教师较2010年提升6.4%；研究生学历教师较2010年提升6.8%；副高职称教师新增2人；正高职称教师新增3人。

（2）科研能力上档次：

1）获省市级以上立项课题数44项，较2010年增加14项；

2）完成横向应用技术科研项目31项（财务到帐金额200余万元），较2010年增加18项（财务到帐金额较2010年增加50余万元）；

3）公开出版专著5部，较2010年提升1部；公开发表论文349篇，较2010年提升121篇（其中被SCI、EI、ISTP检索9篇，较2010年增加3篇）；

4）获省市级以上论文奖35篇、获省市级以上科研成果奖24项、省科技进步奖1项、省市级以上优秀社会科学成果奖4项，各类获奖较2010年增加17项（篇）；

5）指导学生参加各种技能竞赛（比赛）或创新大赛获奖18项，较2010年增加5项（人次）。

（3）实践技能上层次：“双师”素质教师达到114人，占教师总数的71.3%。

五、总结

沟通作为管理的一个前提和重要方面在高校科研管理中正扮演着越来越重要的角色，为了提高科研管理的水平，科研管理工作者必须转变管理方式，重视沟通管理，设计与构建丰富多彩、方便、快捷、直观的沟通系统，不断地总结沟通技巧，提高沟通水平。☉

参考资料：

[1]孙艳华.高校科研管理新视野[M].哈尔滨：黑龙江人民出版社,2007.

[2]徐欢.审计信息化项目建设中沟通管理的研究[D].上海交通大学,2008.

[3]关丰富.高校科研管理系统构建研究[D].东北师范大学,2006.

[4]孙艳华.沟通管理：高校科研管理的有效途径[J].黑龙江高教研究,2005(1).

[5]王瑞华,路玲,何松林.以人为本，做好科研管理工作[J].河南科技,2005(6).

[6]Thomas H.Davenport,Lawrence Prusak.Working knowledge:How organizations manage what they know[M]. Harvard Business Press,2002.

（编辑：杨馥红）

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