CIO经验谈，办公自动化走向协同第一步

◎ 本刊记者 宁冉

王强是浙江某公司的CIO，在他的倡导下，公司引进了OA系统，他的本意是把企业从手工办公状态全面推进到半自动电子化作业模式，达到全面提高企业营运效率的作用。OA系统也是很多企业在进行信息化初期首先考虑的系统。但是，这套OA系统并没有王强当时设想的那么好，企业OA系统上线后却给他带来了一些困惑。

习惯朝夕难改，OA如同鸡肋

尽管在系统部署初期，王强也对企业自身需求做了很多的分析和调研，在现有工作流程基础上，对企业办公流程做了一定的优化，并强化到系统中去。当初这套系统实施的初衷是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，让企业实现轻松办公，异地协同办公，他认为只要这样，OA就算是配置成功了。

然而，他忽视了信息化推广难常见的原因：企业有一批年龄较大，计算机应用水平较差的员工，他们在系统上办公甚至比传统办公效率更低。尽管经过了半个多月的培训，OA系统中的工作流表单数量并没有像预期那样增长，OA系统的应用仅仅局限于查看通知，收发短信和查看通讯录等简单功能，员工的反响也认为OA很麻烦，更有部门领导提出了能不能停用这套系统。公司纸质办公没有停过，网上审批也逐渐被晾在一边，渐渐有束之高阁的趋势。后来有员工就此戏称：“只因少了一笔，‘自’动化成了‘白’动化了。”

冷静下来的王强在分析这套系统时，发现虽然业内称OA实施的成功率能够达到80%，是少有的高成功率的系统，然而对于绝大多数用户而言，却有种说不出的感慨，即使企业有了一套OA系统，但是能够深入应用，并产生效益的并不多，一套系统其中70%的功能并没有发挥其作用，在王强自己的公司，OA似乎就是收发文件、收发邮件、查看通知而已，尤其是OA中重要的网上审批，成了摆设。这在实施之前，软件厂商并没有说出来，用户也渐渐视其为“鸡肋”。

众所周知，在新经济时代，企业的商业体系越来越复杂，工作方式越来越具有流动性和移动性，客户越来越分散，上、下游伙伴联系越来越紧密，而地理位置却分散在全球各地，并处于不同的时区。与此同时企业是否能够及时掌握外部市场环境与社会环境的各种变化，及时了解影响组织内部工作效率的各项因素，并通过快速调整组织结构、工作模式与处理流程、市场技术与产品策略、合作与联盟方式等已成为衡量一家企业的竞争力的重要指标。而企业敏捷性的提升从企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，也能实时共享各种信息、关系资源开始，这样企业需要一种高效的“沟通协作”系统，来有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动，全方位地整合和优化企业的所有信息资源，更灵活地调整流程，以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。

OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是网上审批：单位内部的各项审批电子化，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理，发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。

然而，究竟有多少企业能够让OA发挥其最大作用？在提到信息化时，更多地企业认为自己通过部署OA系统，企业能够进行无纸化办公了。其实，OA系统中更多协同没有被开发出来，OA实施的高成功率，低效能率使得企业陷入信息化建设的困局。

松下幸之助有句名言：“企业管理过去是沟通，现在是沟通，未来还是沟通。” 为什么网上公文流转会遭遇沟通的障碍？

经过一番总结，王强认为：一是OA系统本身细节设计不够完善，工作流程不合理。比如王强发现公司现行的这套OA软件流程过程较为繁琐，员工平时不用系统只需要10分钟就能完成的事情，通过这套系统的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。实施信息化本来就为老员工增加了负担，挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式，如果在实施应用中不能简化操作，而是需要繁琐的程序才能完成，必然会导致员工抵制这套系统。

二是用户企业习惯了纸质办公，认为纸质办公更安全的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国部分政府部门、企事业单位网上办公审批系统已开通多年，通过几年的应用，网络办公取得了一定的成就。但是也有一部分网上办公大都只能停留在初检阶段甚至“粗检”阶段，尤其是在公司内部，不少员工眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，只相信手写的凭据，特别是公司财务、审计部和采购部门，让他们在电子化虚拟空间进行审批、核销，是难于想象的。

三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。其一是文档使用场所的安全性。目前虽然已经有一些基于文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全；其二是电子公文传输中安全性。目前，世界各国均高度重视信息安全问题，国家信息中心专家委员会主任宁家骏介绍说，美国近年来对国家安全战略进行了调整，通过《网络空间国家战略》等一系列举措保障信息安全；俄罗斯将维护经济安全和信息安全提升到保证国家安全的高度；欧盟也在着力推动共同的信息安全和防务建设。

全面改进网上审批，让OA更上一层楼

除了提升技术、简化流程，尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动企业办公自动化?

王强在通过不断思考、分析，最后结合自身企业特点总结出几点改善、提升企业信息化应用的建议和应对策略，这些措施使得公司的OA系统的使用率逐渐提高，公司领导层也重新启用OA办公，尤其是一些紧急、重要的文件领导在外地也能及时审批回复，提高了企业运营效率。他提出的五点，使得这套OA系统逐渐的被员工认可。

一是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。例如王强IT部门的一个员工提出可以采取打印流程中的部分重要字据，让相关事项当事人手写签字备案的方案，解决部分“眼见为实”的担忧问题。这种方案也被公司采用。两种运作方式并存，为将来公司全部电子化打下一个基础。

当公司采购部在实施某固定资产采购的电子工作流时会碰到一个问题：在手工流程中，采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务人员审批，而电子工作流是无法传递纸质报价单的，用户代表也仅仅是普通的操作人员，不能轻易更改他们交易的现有流程。王强提出了扫描报价单、报价单单独走手工审批流程等方案，但都被否决。后来王强再进一步完善流程，在与领导协商后，决定只将报价内容填写在电子工作流中，而所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门，最后由审计部门定期审计，这样既能保证交易的合法性，而且也解决了许多困扰已久的问题，从而进一步推进网上审批流程。

二是利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。许多OA系统中公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。的确，用过办公文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合领导的使用习惯；另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要冒名企业领导签批文档，就非常困难。公司每位中层以上的领导通过配置一套手写系统与硬件，符合他们圈阅、签批乃至起草文件的习惯。尤其是公司50多岁的高层领导，长期习惯纸笔，自从有了手写设备，应用网上审批的积极性就高了，也带动公司上下广泛使用OA。

三是完善安全机制，为网上审批工作提供保障。电子化办公，安全第一。因此王强给公司OA系统全身上了“防护网”——提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施。在身份认证层面上，要以风险为导向，因为原来的静态密码已经不能保护单一用户，企业系统要更加智能化才能应对当前互联网的攻击。系统除了能做控制，还要能去发现不太正常的状态。大数据需要一个中控系统把所有内部的、外部的信息收集起来进行分析。王强还给系统上了用户身份锁、预留标准的CA认证接口等安全措施，进一步提升系统的安全等级，最大程度保障审批业务的顺利开展。

四是信息化是“一把手”工程，“一把手”作为主导推广OA系统。“一把手”原则很关键。领导如率众“亲征”应用是最好的干预手段。同时从领导角度在不同场合多宣传，多要求，多强调，多督查，甚至于一两句关键的话，均可成为推动应用高潮的超强催化剂。当前要的就是这样的一种最有成效的行政协调。推行网上办公审批，工作量大牵涉面广，不仅有技术问题，还涉及到部门之间协调，更主要是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题，这要求企业领导要率先垂范，破除怀疑思想、部门主义、利益思想，敢想敢为，勇于创新，全面推动办公自动化。这点，王强总是通过各种场合、各种机会，建议、力倡公司领导带头尝试电子化审批，说明信息化工程其实就是一把手工程。后来，公司中高层领导也逐渐接受王强的观点，尽量身体力行推动办公自动化，成效有了明显改观。