浅论会计电算化与传统手工会计

蔡 进

会计电算化是在会计工作中应用电子计算机技术的简称,是计算机技术和现代会计相结合的产物。其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中,即是用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。近几年来,我国的会计电算化取得了引人注目的发展，会计电算化的普及,使会计工作发生了很大的变化。大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。计算机技术的高速发展冲击着各个领域，在会计领域,将计算机技术用于会计工作已经成为历史的必然，对会计工作将产生重大而深远的影响。

一、会计电算化同传统手工会计的主要联系

1.系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

2.采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。

3.都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

4.系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。

5.都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

6.编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

二、会计电算化同传统手工会计的主要差异比较

1.系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

2.账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

3.账簿格式和簿记规则上存有差异。在手工会计系统中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的账页均可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。转贴于手工会计系统中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划销等。而在会计电算化系统中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证文件中导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理准确无误，即使由于凭证数据有错，导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。

4.平行登账上存在差异。在手工会计系统登账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误。但是在会计电算化系统中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在会计电算化系统中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功能在会计电算化系统中已失去了其原先的作用。

5.科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。

6.会计报表的编制形式上存在明显差异。会计报表是企业会计核算中一项重要的事项，在手工会计系统中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自账上的，还应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得，若数据来自本报表或外报表中某项目的，应懂得其各种运算关系，同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。而在会计电算化系统中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，而后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟时间内快速生成报表，并且能自动校验报表数据的各种内在关系。此外，还能使上下级公司之间的同名报表即时合并。

综上所述，我们应该看到，传统手工会计信息系统随着企业组织外部环境的变化和内部经营管理的提高,由于自身的条件所限,提供的会计信息及其会计信息所能实现的价值是十分有限的。而会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次深刻的变革。