应用“约束理论”提升审计项目质量

□文/王淑贞

（中国建设银行河北总审计室 河北·石家庄）

思想是行动的指南，思想有多远，就能走多远。先进的审计理念是提升内审价值的重要牵引力。结合学到的“约束理论”知识，笔者谈一些在提升项目质量管理中该理论可以发挥的作用。

一、约束理论的基本知识及核心内容

20世纪七十年代末期，以色列物理学家埃利·格特拉特提出了最优生产技术（OPT），后来进一步发展成为约束理论（TOC）。约束理论为我们提供了一种新的管理思想。

（一）TO C的概念和内涵。如果没有约束，系统的产出将是无限的，然而在现实世界中，任何系统都不能无限地产出，因为任何系统都存在着一个或者多个约束。

TOC基本假定是，在任何一个客观现实系统中，总是关键的极少数制约着或主导着普通的绝大多数。抓住关键的极少数进行系统调控，就可以收到事半攻倍的效果。应用这一理论，可以帮助我们化障碍为通途，把制约环节变为能够显著改善系统的杠杆。

应用在项目进度管理中，TOC认为：在项目实施过程中，资源的利用率是不可能保持平衡的，项目进度只是受到一部分资源的影响，而不是受到所有资源的影响。前者称为瓶颈资源，后者称为非瓶颈资源。瓶颈资源上的工序称为瓶颈工序，非瓶颈资源上的工序称为非瓶颈工序。瓶颈资源利用率越高，项目的进度才能越快，瓶颈工序的延误会导致整个项目的延误。

（二）TO C的基本要点

1、在解决问题和管理变化中，系统思维比分析思维更重要。

2、企业是一个整体系统，系统一定要有各自目标，企业的目标应该十分明确。

3、系统像一根链，每个系统都有一个最弱的环节，它就是制约因素，最终限制整个系统的成功。

4、加强链的每一个环节来改善整条链的力度，不如加强它最弱的环节。

5、随着系统环境的变化，一个最佳的系统方案会逐渐失效，因而需要持续改进来更新和维护方案的有效性。

6、系统的局部最优并不等于整体最优。也就是说，系统的每一部分处于最优状态，但系统作为整体并不是最优的，如果系统整体是最优的，系统至少有一个部分不是最优的。

7、所有制约企业实现整体目标的因素都是约束。这些约束叫做系统的不良效果（简称UDES），对系统有重大影响的UDES往往由为数不多的核心问题造成的。

8、核心问题从来不是表面化的。它们主要通过一系列的UDES来显示，这些UDES相互之间形成一个网络。

9、思维惯性是持续改进的最大敌人。解决方案通常有自己的一些假定，这可能阻止进一步的变化。

（三）TO C的工作程序。TOC通过三个不断循环的问题来保持项目管理的持续改进。这三个问题是：改变什么；变成什么；如何变。在实际操作中，TOC的工作步骤如下：

1、找出系统中存在哪些约束。即找出系统中的最薄弱环节。

2、寻找突破这些约束的办法。此时要给出解决第一步中所提出的种种问题的具体办法。

3、使企业的所有其他活动服从于第二步中提出的各种措施。这样才可以实现系统其他部分与约束部分同步，从而充分利用约束部分的能力。

4、具体实施第二步中提出的措施，使第一步中找出的约束环节不再是企业的约束。

5、谨防人的惰性成为系统的约束。

（四）TO C的思维特色。TOC的发展和TOC的决策思维内容十分明显地体现了不断“生疑-质疑-释疑”盘旋上升的鲜明特色，它在决策思维方面有三大特点：

1、TOC十分注重激发管理者提出问题和抓住主要矛盾进行系统调控的能力。

2、TOC的目的是帮助管理者为企业开创一条持续优化的良性发展道路。

3、TOC把深邃的思维逻辑学具体化、形象化、程式化，因而易学、易用和易于取得实效。

二、约束理论在提升审计项目质量中的应用

项目管理就是以项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的专门柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、协调和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。

项目质量管理是指为了保证完成项目达到高级管理层所规定的质量要求而实施的一系列管理过程。以下按照审计项目的流程介绍“约束理论”在各个阶段的应用。

（一）项目组成立阶段。该阶段的核心工作是：审计资源的配置。一个成功的审计项目必须配备充足的适合审计项目需要的专业特长人员，如果专业人员配备不足，就会成为审计项目的“瓶颈”，制约项目质量的提高。为了达到审计资源的合理配置，总室需要根据审计项目的特点，在各个专业团队中挑选具有专业胜任能力的审计人员加入到审计项目中。在人员到位后，项目组内部需要对审计组成员进行优化组合，根据每个审计人员的专业特长安排最适合他的岗位，即“用合适的人去做正确的事”。

（二）前期准备阶段。该阶段的核心工作是：在准确理解审计目标的基础上，梳理所负责业务的关键风险点和审计中需重点关注的内容。在确定了审计组成员的分工后，审计组人员主要通过以下方法做到梳理所负责业务的关键风险点和审计中需重点关注的内容：一是熟悉相关业务制度，整理以往审计发现；二是认真研读总行的审计目标和审计方案，把握审计重点。

（三）非现场阶段。该阶段的核心工作是：审计人员要有审计思路，并能够落实到审计模型中。一是在项目实施过程中主要是在每个审计小组中配备1～2名精通非现场审计技术的技术支持人员带动其他成员完成审计思路向审计模型的转化；二是利用非现场审计系统、会计影像系统和excel表的强大功能对审计模型疑点进行非现场核实。

（四）现场阶段。该阶段的核心工作是：良好的沟通能力，优质高效地完成模型疑点与被审计对象的核实。主要是平时举办一些关于管理沟通的培训和优秀主审人的经验介绍。

（五）报告阶段。该阶段的核心工作是：重要审计发现的归纳、总结、提炼和升华。在该阶段主要是多与总行沟通，及时的把握审计报告的重点。

三、应用约束理论解决项目中存在的不理想行为

（一）项目实施过程中的不理想行为

1、基于所谓的“低风险”方法估算任务持续时间，为了“安全”，估算中本身就包含了时间冗余，从而增加了项目持续时间。

2、多任务，审计组成员同时处理多项任务。

3、“帕金森定律”现象，完成项目任务的日期做到相关方同意即可，而不是尽可能早地完成任务。

4、“学生综合症”现象，较晚开始任务，增加了任务和项目延迟的机会。

（二）在项目管理中，最终目标是摒弃上述不理想的行为，重点在于：

1、专注于切实可行的项目和日期，而不要武断地设置到期日。

2、避免发生打断项目团队工作的情况。

3、在项目遇到问题时提供帮助和支持。

4、设置战略项目优先级，识别约束，并根据约束情况安排项目。■