农业科研档案管理中存在的问题及其解决对策

刘咏红，黄友洪，文 帅，周晓玲，邹建明

（1.湖南省农产品加工研究所，湖南 长沙 410125；2.湖南省园艺研究所，湖南 长沙 410125）

农业科研档案是农业科技工作者在农业科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子材料等信息资源的总称，是科学技术研究活动的真实记录，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶，是保护知识产权的重要依据，是农业科技档案的重要组成部分，是重要的农业科研、生产信息资源。农业科研档案的形成不同于一般文书档案，它具有周期长、形成时间分散、收集范围广和成果性强等特点。农业科研档案管理是现代科研管理工作的重要组成部分，是农业科研活动的重要环节，无论是课题管理，还是成果管理、人才管理、科研仪器管理、科研统计管理等，都与档案管理密切联系。因此，研究农业科研档案管理中存在的问题，探讨其创新思路，对加强农业科研档案管理工作，提高农业科研水平具有重要意义。

1 农业科研档案管理中存在的问题及其原因

1.1 重视程度不够，档案管理的基础业务相对薄弱

由于某些农业科研单位的工作重心放在科研项目上，对国家《档案法》及《档案管理办法》等有关法律法规学习、贯彻力度不到位，认识不足，导致单位对档案管理工作不重视，档案管理基础十分薄弱，档案管理工作混乱。如有些单位档案整理不规范，组卷不符合要求，甚至出现连续几年或十余年的文件材料未及时归档，档案缺失非常严重。还有些单位从未开展档案鉴定工作或未按法定程序就擅自决定销毁应归档保存的材料等。

1.2 资金投入不足，档案室设施落后

由于长期不重视档案管理工作，资金投入不足或是分文不投，许多单位档案室库房简陋，空气污浊，物品堆放杂乱无章；有的档案部门办公条件较差，档案室、办公室、接待室还未实行三分开；多数科研单位的档案现代化及档案保护设施配置不齐全。

1.3 思想认识不足，档案管理人员素质有待提高

目前，我国农业科研人员对科研档案管理存在一定的思想误区，主要表现为“三重三轻”：一是重申报、轻建档。不少农业科研人员认为，农业科研工作关键是看成果、讲实用，因此对科研资料归档的认识比较淡薄，没有熟悉、掌握农业科研档案的建档工作要求，不重视科学试验的原始记录，以致科研报告不完善。甚至有部分农业科研人员视科研成果为个人成果，忽视了集体劳动的作用，把一些应归档的核心材料自行保管，许多珍贵的原始数据材料遗失或保留在个人手中，人为地造成科研材料归档不全或核心材料缺失。还有部分科技人员搞科研写文章的目的就是为了评职称，认为职称上了材料也就没有保留的意义，对科研成果转化的实际意义没有明确的认识，不主动配合档案管理人员工作，轻建档，致使归档工作难以深入开展。二是重成果，轻积累。个别农业科研人员和档案管理人员认为，科研档案只需做好已获重要成果的项目档案的收集工作，而对一些暂时无突破或认为失败的研究项目归档工作重视不够，没有认识到科学研究是一项探索性的工作，短时没有明显突破或认为失败的科研项目，并不代表以后就没有参考价值，没有认识到即使失败的科学研究资料对今后的科学研究也有借鉴作用，至少可以避免后人走弯路。所有科研档案都是科学研究不可缺少的凭证和参考资料，科研材料都应归口管理。三是重短期，轻长期。由于农业科研档案的积累和收集是个长期、系统的工程，少则3～5 a，多则十几年，期间会形成大量的不同载体的档案材料，同时档案材料的流失现象也时有发生。另外，有些科研项目是多部门多单位合作完成的，由于没有及时收集、整理，导致科研档案材料缺乏连续性、完整性。主要表现为：只重视科技成果鉴定、报奖阶段的档案收集和管理，轻视科研准备阶段、研究试验阶段、推广应用阶段的档案管理。归档的数据和材料不能真实地反映科技成果的水平，成果性、总结性、鉴定性及获奖证书等方面的材料较多，而研究试验阶段的各种原始记录，如科研项目调研报告、方案论证、试验记录及试验报告测试数据、分析数据等系统性材料却较少，从而使科技档案无法成为查考研究、争辩和处理问题的重要依据或法律证明材料。特别是科技体制改革后，个别转制科研院所的领导将工作重心放在了短期的经济、创收上，对科研档案工作缺少关注，加之院所人员流动频繁，档案管理人员任意变换，管理体系开始松懈，档案管理工作好的做法不能坚持，导致一些重要科研档案长期分散保存在各业务部门，甚至一些重要科研档案随人走而散失，造成无法估量的损失。此外，档案管理人员的工作热情不高，主动服务意识不强，档案工作没有活力，一定程度上也阻碍了科研档案的有效利用。

1.4 管理方式落后，档案资源有效利用率低

长期以来，农业科研院所作为国家农业科技的研发主体，承担了大量的技术研发项目，积累了大量的试验数据和科研资料，科研档案数量逐年增加。与其他行业科研工作相比，农业科研档案具有企业和事业单位预算的双重身份，领域更加广泛，类别更加繁多，收集更加困难，导致目前科研项目归档材料不全、质量不高的问题更为突出。从部分科研单位2006～2009年的1 200多份科研档案的归档情况统计分析中发现，符合档案要求、资料齐全的档案不足400份，约占应归档档案的1/3。不符合要求的档案所存在的突出问题是资料繁杂、不齐全，导致归档的科研材料的理论和应用价值不高，大大降低了科研项目档案利用价值和“含金量”。目前，农业科研单位大多数以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档案管理手段还停留在传统的手工操作模式，收集归档的材料只限于纸质文档上，检索方法单一、速度慢、准确率低。计算机未能在档案信息的存储、加工、传递上普遍应用，满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。许多地方仍延续计划经济条件下传统的管理模式，档案部门与研发机构，管理机构接触少，档案管理员专业知识不足，一定程度上也阻碍了科研档案的有效利用。

2 农业科研档案管理的创新思路

2.1 完善档案管理制度，强化档案管理意识

一是强化档案意识。领导干部要重视科研档案管理工作，科研人员要牢固树立依法建档的观念，提高依法管理档案的自觉性，为农业科研档案工作的正常开展营造一个良好的环境。二是建立完善的管理制度和奖惩办法。农业科研单位要明确档案工作分管领导，研究解决工作中的实际问题，要把档案工作作为单位的重要工作，纳入总体规划、年度计划、年度财务预算。要配齐档案工作人员，并保持人员相对稳定，提供合适的库房，对各类档案实行集中统一管理。农业科研单位更要把科研档案管理作为一项重要内容纳入科技管理工作环节之中，让科技人员了解档案以及所形成档案的各种要求，从课题开题起就指定专人负责文件材料的收集、整理组卷，定期向档案室移交。科研档案人员要经常深入课题组，指导和协助他们整理、组卷。科技人员应注意规范收集和保存田间地头、试验棚（室）中形成的原始材料，对归档材料要认真检查，严格把关，确保档案的完整性、系统性和准确性。科研人员或科研单位申报成果时，档案部门应对归档的科研材料进行检查，验收合格盖章后方可申报。三是建立严格的保密制度，加强档案安全保密工作。农业科研档案的安全保密工作不单是指实体的保存，而且更重要是信息的安全。必须建立严格的保密制度，涉及一项科研成果的有关人员必须遵守、签订有关协议；档案应指定专人保管，控制使用权限，追踪档案利用情况等；秘密的科研档案要建立备考档案，如实验室过程、机关人员、秘密被知程度等。做好安全保密工作，是对科技成果和科技人员的高度负责，也是对农业科研档案管理人员责任心的考验，必须提高信息安全意识，加强档案安全保密工作。

2.2 创新档案管理方法，提高管理工作效率

运用现代技术手段对科研档案进行管理，是新世纪提高档案管理和服务效率的必然要求。在做好保密工作和保护好知识产权的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案材料的及时收集，提高档案管理的工作效率。实行现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备进行科研档案材料的收集、整理及加工，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科技管理工作部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达项目任务与科研文件材料的归档同步；检查项目进度与检查科研文件材料的形成同步；上报登记、评审奖励科研成果、科技人员提职考核与档案室出具专题归档情况证明材料同步。同时，还应做到如下4个方面：一是建立完善的科研档案工作日常检查制度；二是建立完善的科研档案调阅与使用权限制度；三是建立完善的科研档案保管制度；四是建立严格的库房管理制度。

2.3 规范档案开发利用方式，积极宣传报道科技成果

编制各级各类的档案分类目录，丰富检索手段。对于归档的材料要及时编制全引目录、案卷目录、分类目录和全宗卷，利用计算机等先进的检索工具及时、准确地为科技人员提供行之有效的服务，为农业科技信息交流提供平台。通过多种多样的宣传方式，积极宣传报道科技成果。如利用课题申报、成果鉴定等活动作口头宣传；利用科技信息发布会宣传科技成果；举办科研档案展览直接地展示农业科研档案信息或以复印件进行交流；出版一些宣传科技成果方面的刊物，将一些可公开的科技成果向世人展示；借助报刊、图书等出版物，直接公布科技档案信息或将档案转化成文章或其他形式加以发表，使农业科研成果、先进技术和管理经验传至全国各地。

2.4 加强专业知识培训，提高档案管理人员素质

科研档案工作的宗旨是为科技服务。档案人员必须具有淡泊名利、忠于职守、踏实工作和吃苦耐劳的精神，要树立强烈的服务意识、端正服务态度、改进服务方法、提高自身专业素养。要重视和加强档案人员的理论学习，加大对科研档案管理人员的培训力度，建立档案现代工业技术研究基地。培养一批具有较高水平的档案管理人才，以及一批具有较强实际操作能力的档案技术能手，从而适应档案管理实现从封闭向开放的转型，从手工操作向现代管理的转换，从依靠行政手段管理档案向依法管理档案转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转移，使档案工作者从档案管理者变为档案信息开发者。

3 结语

加强农业科技档案管理有助于农业科研水平的提高，有利于农业生产和经济建设。逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化，有利于促进我国农业科技成果的转化和农业科研单位科研工作进一步深入的开展。充分开发利用农业科研档案信息资源，为利用者提供完善、健全的档案信息资源，使之更好地为“三农”服务，是当前做好科研档案管理工作的出发点和归宿，也是农业科研档案管理者的重要职责。

[1]杨 虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨 [J].企业管理，2010，（34）：125-127.

[2]岳晓历.农业科研单位科技档案管理存在的问题和利用对策[J].河北农业科学，2010，14（5）：171-172.

[3]毕保良，郝一沁，吕 霞.浅议高校科研档案管理的问题及对策[J].农业科技管理，2010，29（6）：61-63.

[4]梅盈洁，邱俊荣，刘 军，等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平[J].农业科技管理，2011，30（2）：14-17.