科技档案管理如何处理好服务开发利用与保密的关系

□李 良（河南省水利科学研究院）

随着经济全球化趋势步伐的不断加快，市场竞争也越来越激烈，巨大的经济利益往往会使一些企业铤而走险，采取合法或不合法的手段，去想方设法获得相关的核心技术及工艺流程等信息。科研单位的科研成果，专利技术都属于“职务”行为，归单位所有，并按要求归案，进行统一保管。这就要求科技档案管理中要正确处理好服务、开发利用与保密的关系，避免因泄密对单位的发展造成损失。

1.科技档案管理人员要牢固树立保密意识

长期以来，由于受计划体制传统思维方式的影响，在档案管理中，往往对人事、财务等档案的保密意识较强，对科技档案的保密意识较弱。科学技术是第一生产力。市场竞争和人才竞争同样是核心技术的竞争，有时，核心技术比所有更为直接，更关乎一个企业的生死存亡。特别是专利技术，谁先掌握和申报，在这一领域，别的企业就很难迈过。也正因如此，像猎头公司的应运而生一样，对科技情报的刺探从国家层面、企业层面到专门从事科技情报转手的第三方，都对此不遗余力。因此对科技档案管理人员的保密教育要加强，帮助他们增强保密意识，提高保密的自觉性，也显得比任何时候都更为急切。

2.科技档案管理中容易造成泄密的几个方面

一是在文件材料的收集上不及时，由于参研人员分散和不具备保管条件，有意无意造成泄密。二是在借阅上，由于归档不准，制度坚持不严，造成泄密。三是在保管上，由于保管条件没有完善，保管制度没有坚持到位，造成泄密。四是在开发利用上，由于轻信、过信、急于签合同而上当泄密。五是在对外宣传上，尺度没有掌握好，造成无意识泄密等等。

3.正确处理和把握服务、开发利用与保密的关系

只有保密，才能更好地为科技人员搞好服务，使他们的价值得以体现，使他们的劳动和付出得到尊重。只有保密，才能更好地利用档案信息，使科研成果、专利技术通过市场转化，为单位带来应有的社会效益和经济效益。因此，二者之间相辅相成，并不相悖。

4.怎样做好档案管理的保密工作

一是对重要的科研成果和专利技术，要安排专人，在文件资料形成后，及时督促科研人员提交归档。无论是出于对自己成果的不舍之情，还是出于别的目的，一般情况下，对付出无数心血的研究成果和专利，科研人员和设计人员都会像对自己的孩子一样希望多留在身边一些时间。所以，档案管理人员如果不主动上门去催，他们通常不会主动送去。如果在延长的时间里发生科研、设计人员退休、调离、死亡等情况而导致文件资料丢失、散落、泄密的现象发生的可能性就会被放大。因此，及时将资料收到馆里，就可以最大限度地防止这类事情的发生。有的档案管理人员往往有这样的错误认识：不是从自己手里发生的泄密，责任不会要自己承担，这就需要档案管理人员，切实增强责任感和紧迫感。二是明确重大成果和专利的重要等级，并醒目地标注在宗卷的统一位置上。要像国家对机密的管理条例一样，科技档案也要对本单位重大科研成果和专利制定明确的分级制度，制定严格的不同级别泄密的惩处办法，只有这样，才能时刻警醒所有人。三是专柜专人责任到人地保管。四是对重大成果和专利在借阅时，可以根据重要程度，制定分别由主管领导、一把手及领导集体研究同意方可的借阅规定。同时，规定专门借阅的地点，五是档案管理人员内部也要明确只有哪些档案资料哪些人方可以接触的规定。六是在对外宣传推介时，要有严格的尺度。凡涉及科研机密的，再得意也不能显露。七是在向电脑输入和使用网络传递时，要有电子信息人员进行加密处理后方可进行操作。八是在开发利用的同时，要像财务一样，必须在履行严格的程序后，才能与合同方进行正式交接。

总之，档案人员要像爱护自己的眼睛一样，珍爱科研人员来之不易的成果和专利。要像操心钱包一样，妥善保管好成果和专利的文件资料，避免给单位造成不必要的技术和经济上的重大损失，做一名称职的档案管理人员。