档案管理信息电子化的探讨

吴 昊 李 颖

(河北省唐山工人医院人力资源部 河北唐山 063000;①河北联合大学)

档案管理信息电子化的探讨

吴 昊 李 颖①

(河北省唐山工人医院人力资源部 河北唐山 063000;①河北联合大学)

档案管理 电子化 探讨

随着电子信息化的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。

1 档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。①档案电子化，可以改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。②形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数量庞大的档案文件，是丰富的有实用价值的信息资源库，这样珍贵的档案信息资源不能更好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，也就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现，给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，即档案信息的电子化建设。③社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时，迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的利用措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

2 档案管理电子化的益处

从长远看，档案信息的电子化建设设计的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体说，档案电子化的益处主要有以下方面:可充分利用和发挥现有危机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用;缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，实现档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献;档案信息电子化还可以实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

3 档案管理适应新时期工作的需求

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，从而不能利用电脑完成管理工作和快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。

4 积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算及文字处理系统中最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限，它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本事属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策。①做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。②解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存的问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。在我国至今还没有建立一个达到数据交换目的的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形势各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。③标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类归档的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。④档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理电子化，首先要有现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于掌握一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代化人才，其中档案、信息处理复合型人才更加奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但仍不能充分发挥作用，更谈不上档案管理电子化了。

［1］ 孟世恩，王 颖，何 芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考［J］.档案学通讯，2004，(5):29

G 270.7

C

2095－2694(2012)01－120－02

(2011－08－27 收稿)(王一伊 编辑)