专业评估对民办高校二级学院档案管理的影响

李桂娥

（仰恩大学，福建 泉州 362014）

专业是高校最基本的教学单位，其建设和发展是学校办学的基础，是影响高校办学整体水平的关键.[1]专业评估作为一种高等教育质量保障活动，是评估主体依据一定的评估目的和标准，利用可行的评估手段，对高校专业所进行的价值判断的过程，它既是对高校各种专业教育质量的评判的过程，也是高校水平评估的重要组成部分，是我国高等教育评估的一种重要形式.它对促进学校学科专业建设和提高教学教育质量方面起到指导性的作用.

专业评估主要是对该专业的专业建设、人才培养方案、师资队伍、教学条件及利用、教学过程及管理、实践教学、学生毕业论文设计、专业实习等专题进行考察评估，这些都是需要有实质的原始材料进行佐证，这就对该专业的院系档案管理提出了高要求.从专业设置申请到最后的专业评审是要经过四年的时间，评审院系只有在专业评估的专业评审指标体系的指导下，有意识地、有目的地对相关材料进行积累、保存、整理.评估时这些原始材料才好派上用场，这样才有更多的条件达到该专业学位评估要求，因此二级学院的档案管理就显得尤其重要.公立院校由于有国家政府支持，人员编制比较合理，二级学院档案管理都会配备档案管理员.民办高校由于各种因素的影响，特别是资金的限制，人员编制要求在最少化的同时，要兼顾教学管理最合理化，对二级学院的档案管理就缺乏重视，这对民办高校有专业评估的院系会产生不良影响.

1 档案管理存在的问题

[2]随着社会不断的发展，学校的扩招和学院规模的扩大，较大规模的高校一般实行二级学院管理制度，院长负责制.学院的规划、决策，以及各教学管理运行，都由办公室来汇集、分析和处理，这种多方面工作和信息的组合，导致学院每学期累积下来的材料越来越多.民办高校由于人员流动性大，存在工作交接不及时的问题.甚至有的工作岗位迟迟没有招聘到合适的人，以至于原工作人员走后，也未做任何工作上的交接.等新人上岗接手工作时，完全没有任何的信息留存，很多问题无从着手，只能重新开始.如果此人再离职，工作没有继续向下交接，就会导致此现象的恶性循环.在职人员在工作时需要存档下来的资料，也因没能及时的汇总、整理而被误删或丢失，最终还是无法完整而有条理的保存下来.根据多年工作的了解，以往很多材料之前都有上交，因堆放凌乱而无从着手查找，更有甚者是完全缺失，连后期补充都找不到依据.当遇到专业学位评估需要原始材料佐证时，只能从堆积如山的材料中翻找，让人手忙脚乱，这对专业评估是个较大的挑战，也是潜在的严重问题.许多老师对反复提交材料也很反感，对学院的整体管理能力表示质疑，同时让负责整理专业评估材料老师处于被动状态，无形的压力也会影响到工作的积极性和评估准备工作的整体质量，因此民办高校二级学院有专业评估的院系，应该在专业评估的专业评审指标体系的指导下把档案管理工作作为一项重要工作加以重视.

2 做好二级学院档案管理工作的新定位

正确认识二级学院档案管理的地位和作用,重新做好新定位，对促进学院的发展与专业评估具有积极的意义.[3]高校档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证,又是提高高校教学水平的主要途径，对教学工作起到一个很好的监督作用.教学材料客观地记录了教师的教学工作,包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录学生成绩的评定记录等,为学校教学评估提供了第一手资料,是高校档案管理中必不可少的一个重要环节，是高校教学质量评估的重要依据.专业评估主要考察一个学校的教学质量如何,教学成绩如何,主要看教学材料收集得是否齐全,材料的文字资料、电子文档是否合乎规范，所以民办高校领导要对学院的档案管理引起重视.

但是许多民办高校学院领导在思想上和实际工作中存在着一种轻视档案管理工作的偏差,认为工作只要是完成了就算了事，材料整不整理无所谓，而且许多在民办高校工作人员，从传统思想上认为民办高校不是个稳定的工作，随时走人的可能性比较大，目前的工作只是暂时的，是个跳板，只要工作不出现太大的批漏就行，这样容易导致实际从事相关工作的人员就有了懈怠的心理，领导不管，自己只要做好手头工作就行，从而从思想上根本就没有想到要对以前从事的工作进行整理、收集，导致学院材料整理没有具体的负责人与档案室，材料只管堆积却无人问津，而且杂乱无章，根本理不出个头绪.

要想深化民办高校二级学院改革和专业评估发展,各级领导对二级学院档案管理的定位必须有一个清醒的认识.二级学院档案管理是不可或缺的部分，是学院建设发展的基石.要转变思想观念，意识到收集、整理原始材料的重要性，把档案建设同专业学位评估等同起来，加强管理，从而带动其它各项建设工作，有效地保障学院的工作的良好运作.

3 档案管理工作的制度和方法

为了使民办高校学院档案管理工作更具有科学化的管理方法和系统化的管理制度.[4]学院应根据自身情况制定出符合本院档案管理的条例和规章制度，以便档案管理工作有理可依，有章可循.只有制定并严格履行档案管理的各项规章制度,才能切实加强学院档案的管理工作,进一步推进学院档案工作的制度化、规范化、科学化,有效地发挥档案在评估中的作用.考虑到民办高校中经费问题，院里秘书配备不多，设计出符合本院档案管理的具体制度，以便学院日后的档案管理工作可以顺利开展具有重要意义.有了良好的开端，接下来的工作便可以顺理成章的进行.

学院指定一位秘书或教师兼职档案管理工作，要求每一位教职工养成有意识地收集手头工作材料的习惯，并强化这一理念.在每学期末，所有工作人员将自己本学期所做工作，按内容分类归档，按照学院统一设置的编码编写各自的存档目录.其次，由总负责人按照编码分类，统一汇总存档目录，并保存各部门上交的电子版和纸制版的文档资料.再次，将所有上交的纸制材料，根据存档分类进行整理和规范.最后，将部分学院的存档内容上传至学院的共享文件夹，设置档案的访问权限供院系领导查阅.

[5]随着科学技术的迅猛发展,计算机、网络的普及与应用,档案管理者必须学习和运用现代化管理手段,加快档案管理现代化过程，手工操作与微机操作相结合.院领导要以身作则，率先严格执行制度，教育督促员工遵守制度，经常对收集、归档的材料进行检查，特别是专业评估要求提供的原始材料.严格按制度办事，做到用制度管理人、约束人，确保各项工作高效运行，遇到评估时才能从容应对.

4 档案管理工作的成效和意义

从前由于没有重视学院档案材料的收集与整理，遇到专业学位评估的工作，便会乱作一团，几年内的材料都要翻出来核对、修改和审查.如果哪个学期的资料找不到或不齐全，更是火上浇油.新专业申报审批通过后，要经过四届的学生才能到最后的专业学位评审.从大一到大四的四年里，所有学生和老师为之付出的心血和努力，都通过一叠叠厚厚的材料说明一切.有了以往的经验，在档案管理工作步入正轨后，在专业申请审批通过开始就根据专业评估的专业评审指标体系的指导下，有意识对从学生，教师到学院四年的相关材料逐一归档分类，电子版和纸制版的材料对应核查，发现遗漏马上补齐.这样就能保证该专业评审的顺利通过.

比如学位评估时，专家需要抽取某学年某学期某门课程的教学大纲.首先确定材料类别，属于教学方面的教务材料.其次，确定材料位置，在档案室里存放教学材料中教学大纲的位置，可以找到学院几个学年里所有开设课程的教学大纲.最后，根据具体要求的学年、学期以及课程名称，在每学期的教学大纲存档目录中，便可一目了然的查询到所要材料的具体位置，很快捷的直接找到文件.有了正规的档案管理在我院的三个专业学位评审工作中，电子信息工程专业和网络工程专业，作为校内专业评审的示范专业，展示评估所需的所有材料并接受审核.在随后的通信工程专业学位评审工作中，也如前两次的评估结果一样，圆满而顺利的完成.三次专业学位评估，各项评估指标体系中所涵盖的材料，都可以从学院档案室里很快的找到.各项资料即有条理又有标识，而且封面统一，内容完整.由此可见，学院档案管理工作为专业评估做出了很大贡献，专业评估对学院档案管理又起到了引导作用,两者相辅相成，对专业建设作出各自的重大贡献.

另外，归档的材料大多都是电子版和纸制版并存的方式，纸制的内容翻阅起来有时并不方便，而且如果需要查找某些资料还要亲自跑到学院的档案室才能完成.考虑到更便捷的服务于教师，所以档案管理工作特别创建了学院的共享文件夹.将学院部分可公开的存档材料上传至学院共享文件夹，并设置档案的访问权限，供院系领导和老师查阅.这样不但优化了档案管理工作，使被动变主动，同时也大大满足了全院教师的需求，提高了工作效率.

在通过学院多年的管理实践工作中累积的经验，足以证明专业评估对民办高校管理工作的重要性指导作用.相信未来的民办高校二级学院管理中，档案管理工作必然会得到更多的重视和肯定，会作为一项由专人负责的管理工作开展起来，并被广泛的推广和执行.

〔1〕刘自团.我国高校专业评估：历史、问题及发展策略.宁波大学学报,2008（08）.

〔2〕李桂娥.高校二级学院办公室科学化管理的思考.学术问题研究，2011（01）.

〔3〕高力.论高等学校本科教学档案管理与教学工作水平评估问题[J].档案学通讯,2007(3).

〔4〕刘艳娟.浅谈高校教学档案管理工作.科技情报开发与经济，2010（20）.

〔5〕赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究.信息系统工程，20110720.