把握办公室工作规律切实提升行政效能

□ 赵德明

把握办公室工作规律切实提升行政效能

□ 赵德明

区县换届以后，加强党政办公室建设成为各区县优化内政的必然内容。如何把握办公室工作规律，切实提高行政效能，是办公室工作人员的必修课。面对经济社会发展的新形势、各级党委政府的新任务、单位领导班子的新要求，办公室工作人员必须全面掌握办公室“是什么、干什么、怎么干”，在纷繁复杂的工作中找出规律，不断提高工作能力和水平，进而以有序运转提升行政效能，使办公室真正成为“决策智囊，执行中枢，服务标兵”。

一、全面把握办公室工作性质是前提

办公室这一机构与政治、与国家相伴而生，是上层建筑的重要组成部分，在各个历史时期分别具有不同的特殊性质。全面把握办公室工作性质，是做好办公室工作的必要前提。

从历史上看，办公室起源悠久，其工作性质和功能在不断发展中完善完备起来。奴隶社会的史官，将文书、档案工作作为重要业务，具有了办公室工作的部分功能。封建王朝的尚书，负责公文收发、图书文集的收藏、起草抄誊文书、检查各项事务是否按时完成等，具备了较完整的办公室功能。演变到明朝时的内阁、清朝时的军机处、民国时期的侍卫室 （侍从室），已经具备完整的综合办事功能，成为了重要的智囊决策机构。

从现状来看，在我国五级行政区划和管理体制中，每一层级都设有办公室。上到中共中央办公厅、国务院办公厅、各部委办公厅，下至乡镇党政办公室、部门办公室，条块对应，都是同级党政的直属综合性办事机构。如果说党政机关是一部高速运转的机器，那么各业务部门就是零部件，办公室则是传感器。各地各部门办公室业务不尽相同，但总体来讲，有“六性”是相通的：一是政治性，因政治而生，为政治服务；二是规范性，办事有规则，运转讲章法、服务重细节；三是服务性，为领导服务，为部门和基层服务，为人民群众服务；四是文化性，以文化人，以文聚力，以文兴室；五是示范性，在方位上，是同级部门学习的标杆，在定位上，是高效优质服务的领跑者；六是宣传性，在服务中体现水平、展示形象、推介品牌。

综合来看，办公室的性质既是动态变化，与时代节奏保持着相同的脉搏，同时，办公室的功能又在长期的演变中相对固定下来，形成了一套完备的综合办事规则。只有理解了其中的“变”与“不变”，才能全面认清办公室工作性质，进而为抓好办公室工作夯实思想基础。

二、准确把握办公室职能职责是关键

区县党政办公室是党政机关的综合性办事机构，处于承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，发挥着主导性、总协调、多面手作用，其工作质量如何，直接影响发展大局。办公室作为综合性办事机构，其工作纷繁复杂，跟业务部门相比具有隐形效益，难以在短时期凸显出具体的成效。如果对职能职责定位不清不楚，必然导致办公室工作方向不清、目标不明。总体而言，办公室承担着参谋辅政、督促检查、协调运转、后勤保障等重要职责，不仅有“端茶送水、办文办会”等重复性的日常工作，还有“关门当领导、执笔三分主”等创造性的智力服务。

发挥好参谋助手作用。参谋辅政是立室之本，服务决策是发展之要，主要体现在调研、信息、文稿三个方面，要用及时对路的智力服务，赢得领导的认可和尊重。综合调研要谋全局，围绕中心工作，针对影响发展的重点问题、社会关注的热点问题、群众关心的难点问题进行调研，为领导决策提供高层次、高质量的服务。信息服务要重时效，及时报送重大、紧急信息和经验类、综合类信息，当好领导的“耳目”和“喉舌”。文稿起草要出精品，以提高领导满意度、基层认同感和工作的指导性为原则，正确传达上级精神，准确体现领导意图，如实反映基层情况。

提升办文办会水平。有人说，办公室既是“文山会海”的制造者，又是“文山会海”的受害者。整顿文风会风是办公室分内职责。办文方面，要坚持“短、实、新”的原则，坚决杜绝套话、假话、空话，力求文稿主题突出、格式规范、逻辑严谨、准确及时。同时，要规范发文行为，精简文件数量，做到少行文、行短文、行实文。办会方面，要从制度建设入手，精简浓缩会议，提升实效性；要坚持超前准备、快速反应、精细运作，力求会前、会中、会后各环节的衔接和服务工作周密、高效、圆满。

强化办公自动化建设。办公自动化是缓解人少事杂矛盾、提升工作效能的必由之路。从纸质化办公到电子化办公是历史发展潮流，办公室处于承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，更应该成为率先使用、熟练使用现代设备的部门。要积极适应信息化和办公自动化的需要，熟悉使用OA办公系统，有序推进无纸化办公，全面推广应用视频会议系统。特别是对办公室电子政务专业性较强的岗位，要配备相对固定的工作人员，保证系统正常运转。

抓好保密值班工作。保密值班是大事，既关系到党和国家利益，又关系到个人前途。保密工作不周密，既有意识不强的问题，也有方法不对的问题。这就要求要认真落实保密文件、案卷、资料管理各项制度，严格按规定配强配齐保密工作专兼职干部。加大保密法制宣传教育力度，强化对涉密计算机网络的技术防范和安全监管，配备 “保密技术防护专用系统”。值班方面，要坚持24小时值班制度，对紧急重要电报办理进行全程跟踪，及时向上级部门报送各类突发性信息，做到不迟报、不漏报、不误报。

提升政务接持和后勤管理水平。政务接待不是吃吃喝喝、走走看看，是重要的政务活动。政务接待是汇报工作、反应情况、沟通感情、争取资源、推介宣传的重要途径，具有综合性。按照文明、礼仪、节俭、安全的原则，搞好政务接待工作是对办公室工作的内在要求。兵马未动，粮草先行，后勤保障是办公室的重要职责。要不断改进管理方式，提高后勤服务的精细化、规范化水平。要严格落实节支措施，加强财务、物资购置、车辆管理，在保证领导公务活动和机关正常运转的前提下，合理优化支出结构，提高资金使用效率。

督查各项工作有序推进。督促检查事关政令畅通、高效执行。对事关发展的重要工作、重要问题及上级领导交办的督查事项，要集中精力、集中时间，狠抓落实，确保件件有着落、事事有回音。督查工作既要发现问题，提出对策建议，又要总结经验，便于推广。要坚持和完善民情调查制度，积极开展民情调查活动，为领导及时掌握情况、化解矛盾、改进工作提供参考依据。

除了以上六个方面，办公室还要承担单位领导交办的一些临时性、紧急性任务，但是总体而言，以上这六个方面工作才是办公室的重点、“主业”，其他的工作都要摆在“主业”之后。如果办公室工作不分轻重缓急、分内分外，只顾着“眉毛胡子一把抓”，那就会错误地将办公室工作置于跑腿办事的“万金油”地位了。

三、努力创新办公室工作是趋势

办公室多是服务性、被动性、重复性的工作，长此以往，容易消磨热情，滋生懈怠情绪、惯性思维、经验主义，导致工作按部就班、不思进取、消极应付。要在忙碌中不忘严谨细致，在重复中追求创新创优，在被动中争取主动而为，在继承中更加出新出彩，不断开创办公室工作新局面。

强化学习调研。当今世界科学技术日新月异，知识总量呈几何级数增长，知识更新的周期大大缩短。农耕时代，一个人读几年书，就可以用一辈子；工业经济时代，读十几年的书，才能够用一辈子；知识经济时代，需要一辈子学习，否则知识就会老化，思想就会僵化，能力就会退化。办公室的同志要跟上时代步伐、贴近领导需求、实现全面进步，必须把学习调研作为一项基本功，持之以恒，付之实践，既埋头拉车，又抬头看路，既脚踏实地，又仰望星空，既有专业技能，又有综合素质，做到胸怀全局、耳聪目明、头脑清醒。只有这样，才能吃透上情、摸清下情，找到结合点，才能提升世界眼光、战略思维、理论素养、党性修养。

抓好建章立制。办公室大部分工作在于综合协调，统筹各业务部门和对外衔接。一方面要求办公室工作人员具有善于与人交往、综合协调的个人魅力，另一方面不能跟着感觉走，凭经验办事。要善于把过去行之有效的好作法、好经验加以系统化、条理化，找出它的内在规律，由感性认识上升为理性认识，由工作成果上升为制度成果，并切实抓好落实。要围绕地方发展大局，制定办公室工作意见及办法，细化制定相应的规章制度，实现以制度管人、以制度理事，避免综合协调、对外衔接过程中工作效果起伏不定。要确保“一盘棋”思想，增强各办公室工作过程中的“兼容性”，有效提升服务水平。

注重细节管理。办公室工作无小事。《细节决定成败》书中有句话：“展示完美的自己很难，需要每个细节都完美，但毁坏自己很容易，只要一个细节没有注意到，就会给你带来难以想象的影响”。很多时候，100－1并不等于99，而是等于0，这就是“一丑遮百俊”。办公室细节管理与安全生产相比，有很多相似性，张德江副总理要求全国安全生产战线的同志树立“零”意识，安全生产每天做到从“零”开始，每天都是新的起点。比较安全生产管理工作，有三点相似之处：就是必须做到注重细节不粗心，从零开始不骄傲，常抓不懈不松劲。要强化细节管理，实施“细节工作法”，从定岗定责、办事流程、风险防控、分工配合、补救机制等方面，加以制度设计、全面推行，真正做到细中见精、小中见大。

提升队伍素质。加强队伍建设，提高运转效率，既是摆在各级办公室面前的当务之急，也是实现办公室工作可持续发展的治本之策。办公室同志必须要扬长避短，提升核心能力，使“长板”更长，“短板”加长。具体来说，要有“六大理念、六大能力”。即：树立“忠诚、守责、奉献、创新、团结、高效”的六大理念，强化“组织协调、调研写作、后勤服务、沟通交流、应急处置、开拓创新”六大能力；办公室人员必须具有“四个必须有、四个不应有”的品格，如果拿其他动物来进行比对分析的话，应该学习四个动物的优点，而避免其缺点，那就是应该具备狗的忠诚、猪的宽容、牛的勤劳、猴的机敏，而绝不能具有狗的凶恶、猪的贪婪、牛的倔强、猴的躁动；同时办公室还要争当“五个典范”，争创“三个一流”，即“忠恳诚实、勤政高效、遵纪守法、开拓创新、和谐友善”的五大典范，以一流的精神状态、一流的工作标准，争创一流的工作业绩。

作者：中共重庆市永川区委常委、区委办公室主任

责任编辑：新 华