科技查新中与用户信息沟通的重要性

耿立芹

（河海大学 图书馆，江苏 南京 2 1 0 0 9 8）

科技查新中与用户信息沟通的重要性

耿立芹

（河海大学 图书馆，江苏 南京 2 1 0 0 9 8）

科技查新的重要作用已愈来愈被人们所了解，查新质量的优劣直接影响着查新机构的工作与未来发展.科技查新、科技查询者与委托查新的用户之间高效的信息沟通是非常重要的，本文从科技查新概念、作用与意义、评估和参考等几个方面给予了详细阐述和探析.

科技查新；用户；信息；沟通；查新质量

科技查新是指查新机构根据查新委托人提供的有关科研资料查证其研究的结果是否具有新颖性，并做出结论.科技查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作，它以文献为基础，以文献检索和情报调研为手段，以检出的结果为依据.通过查新能为科研立项、科技成果鉴定、评估、验收、奖励、专利申请等提供客观依据，也能为科技工作者进行研究开发提供快捷、可靠、丰富的信息.

科技查新科学研究的研究基础工作，是保障科研质量水平的基础，同时其也是一种对科研项目立项和成果鉴定等实行监控的政策性措施.很多过往的实践工作证明，凭借科技查新工作的开展，一方面可以强化科技管理的客观性和科学性、提高科学研究成果水平，另一方面还恩够提高科技工作者的多方位多角度的信息自觉意识，这些无疑相对于开发与利用信息情报机构组织情报资源具有促进的重要作用，进而可以积极作用于情报深层服务.

查新工作是针对某一特定的研究课题进行的，是以该课题的创新点为依据的，因此，在查新最初的时候取得查新用户全面合作以及在每一个阶段和时刻的有效沟通是确定查新工作质量的重点和关键.更进一步地讲，目前，你根本找不到一个查新机构可以拥有覆盖全部专业的查新工作者，同时你也不可能指望有一个查新工作者能够全方位掌握所有专业的知识和技术.这一原因是多方面的，首要就是由于查新者接触课题时间有限，即使经验丰富的查新工作者在对着不断更新和动态发展的各科专业性知识，要准确有效地找出其创新点这无疑是具有相当大的困难度的.真正深入了解课题的是直接从事研究的查新用户.因此为了加深对课题的理解，在努力使查新工作者专业背景向课题靠拢的同时，与委托查新的用户的沟通交流和共同协作是我们每一个查新工作者的一条基础工作，这无疑是确保查新工作质量的关键环节.

1 查新用户定义

从一般情况来讲，我们普遍认为委托查新用户指的是具有一定的科研项目立项申请、科研成果奖励申请、专利技术交底书撰写与专利申请、先进科学技术交流引进等情况时需要查新的学者、专家和科技人员.

2 查新用户特征

查新用户往往又是科学研究项目、成果或专利等主要承担人、主要参加人或负责人，一般而言都非常熟悉其科学研究课题的需要查新的技术内容，对该科研项目相关的科研领域常常都有较为深入的掌握和认知，这些人都是查新工作者首先应该考虑的问题.查新用户通常因为因其专业等方面的原因，专业素质较高，一般很迅速就能进入常规的查新咨询对话，围绕对话的核心问题展开交流和沟通，并往往能够按查新工作人的要求准确填写查新委托单.另外，查新用户往往对课题已形成了较清晰的思路，大部分用户已做过一些前期文献调研工作，这使得查新者在接题之初就能较清晰地了解课题内容和项目的实质问题及技术要点，能大大提高查新的工作效率.

3 与查新用户沟通的作用与意义

3.1 查新项目研究领域的定位与相关研究范围的确定

每一个科技项目都产生于一定的研究背景下，存在于一定的学科体系中，隶属于某一类研究领域.要做好科技查新，就应对它所产生的研究背景、所存在的学科体系和所隶属的研究领域有一个基本认识.而事实上，这正是查新者在科技查新工作中经常遇到的难题.查新者由于自身专业知识的局限性，往往对查新课题的专业内容难以理解.由于查新用户一般都亲自参与到科技项目中，对科技项目的综合情况有较为准确的认识，有的甚至是相关领域的专家，因此，充分与用户沟通，可以迅速地弄清查新项目的基本概念、准确地把握住查新项目的主脉，从而为查新项目的研究领域精确定位，并确定相关研究范围，进而确定检索范围、所需采用的数据库、检索工具及检索手段等.

3.2 提炼查新点，制定高效检索策略

查新者对查新项目的基本概念、技术内容、查新目的要求的把握，直接决定了检索策略的选择以及检索效果和最后的技术判别.由于大多数查新用户缺乏情报学的基本概念、对科技查新的程序也不甚了解，加之查新委托书由于篇幅所限，陈述可能不够全面，甚至某些表达还会产生一些误解，因此，靠查新者单方面分析，准确确定关键词、并制定出高效的检索策略有较大难度.所以，查新者与用户充分沟通，协同配合提炼出准确的检索关键词、制定出正确的检索策略至关重要.在与查新用户的接谈中，应引导用户全面准确地对查新项目加以陈述，或对查新委托加以解释和说明，并在此基础上及时提炼出准确规范的关键词、制定出全面高效的检索策略.与用户接谈的环节是科技查新前期的关键程序，直接影响到查准与查全，也是对比分析和得出结论的基础和关键.

3.3 准确评估查新成果

查新者根据既定的检索策略通过情报检索遴选出若干与查新项目可比的文献.在得出最后的查新结论之前，需要对这些文献加以审慎的研判，进行深入对比分析，尤其是在比较分析核心内容和查新要点时，更要慎之又慎，不可放过每一个重要的细节.在得出初步结论之后，与查新用户作进一步的沟通非常必要.这一环节的沟通主要目的是通过用户对检索信息与结论的反馈验证查新结论的客观性、科学性与正确性，确保查新结论不因查新者的专业局限而出现重大偏颇，力求在客观公正的前提下与用户取得一致意见.

3.4 为查新用户坚持或调整研究方向提供参考

科技查新的最终目的是尽可能减少科学研究的低水平重复.但具体从用户的角度来说又有所区别：有的用户在提出立项查新前已开展了大量的研究，而且已经获得了一些最初的研究成果，等到科研项目获得立项，就能较那些没有多少准备的其他项目研究更为迅速地展开后续科研项目和内容的研究.对于这类用户而言，他们更想要使用科技查新这一手段来验证并认同其研究方向和初步研究结果，对科研项目选择的研究对象给予肯定，对科研项目的研究方法或技术手段给予新颖性的确定；相比较这类用户来说，还有另外一类用户，他们尚未开展所选项目的研究工作，希望通过科技查新，比较、分析、筛选出最佳的研究目标或研究方法.无论哪一种情况，查新者在完成查新报告后，都应当主动与用户进行沟通，尤其是当检索结果为“部分内容已有文献报道”或“已有类似报道”时，应通过沟通，给查新用户提出选择或调整研究方向的合理可行的建议，并向用户公布有关的资料信息，使其全面了解课题的水平动态，为今后科研工作提供借鉴、参考.

3.5 发掘用户的潜在需要

科技查新目前基本仍处于被动服务的阶段.其实很多科技查新用户委托查新往往是出于外部的规定或需要而查新，势在必行，不得不查而已.而事实上，除了上述那些不得不查的项目外，查新用户往往还有许多自己也不甚确定甚至不曾知道的情报服务需求，例如：从总体上检索文献，为成果鉴定、撰写综述收集相关资料；为科研项目提供详尽的信息材料，展开项目跟踪服务等.只有通过用户充分沟通与交流，才能充分挖掘出用户的这类潜在需求，为用户提供更全面周到的服务.

因此科技查新工作者首先需要对科研课题有一个明确把握和理解，以此才能保障后面课题查新的查新质量，在这里加强与用户的信息沟通是一个首要选择的工作，这有利于提高科技查新质量，加快查新工作的进程.

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