浅谈如何加强高校基建工程档案现代化管理工作*

贾文振，冯 华

(1.烟台职业学院，山东烟台264670;2.烟台工程职业技术学院，山东烟台264006)

近年来，随着全国各地高校建设进入了一个快速发展期，基建工程项目建设也得到了深入的发展，同时也产生了大量的公文和档案。如何加强基建工程档案管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的重要组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件，对以后的维修管理工作提供了可靠的保证。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。

一、基建档案的特点和作用

(一)基建档案的特点

基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外，还具有它独有特点。

1.专业性。基本建设过程涉及到规划设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯一的，也是今后维修、验收、审查唯一依据，故高校基建档案具有专业性的特点。

2.实用性。基本建设完成后，完整的基本建设项目档案形成，需要每一个环节的文字或图纸记录，建筑物的结构、性质等方面可以在档案中体现，建筑物的产权认定及以后维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作，基建档案也起到证明作用，故高校基建档案管理工作具有实用性的特点。

(二)基建档案的作用

基建档案的作用作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案，在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要作用体现在:

1.基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、规划设计文件、施工技术文件、工程签证、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体工程档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

2.基建工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、会议记录、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。俗话说的好:“空口无凭，立字为证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学校基本建设的完整过程，这些技术资料具有凭证作用。所以，需加强基建工程档案管理工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

3.基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位维修部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案对查考过去情况，掌握历史材料，研究有关事物发展规律，起到广泛参考作用。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建工程档案管理的重要任务。

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环节，势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼职档案员，兼职档案员遇到工作忙的时候，对基建档案无暇顾及，对档案没有一一分类。往往造成对档案资料简单装订、没有系统专业化地按照要求管理等简单化现象，造成档案资料不完整，直接影响了基建档案质量，跟不上高校改革与发展的需求。

2.档案管理意识淡薄，归档质量不高在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理意识不强，基建档案会存在许多问题。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，或者一些签字、盖章都不全，失去原有作用。其次，文件归档材料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。另外，还有些工程项目档案内容失实，图物不符，不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为常见。一直以来，高校对基建档案工作的认识还远远不够，档案部门自身的宣传力度也不够，造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想。甚至还出现建筑物竣工后，经手人员将一些相关资料随便锁进自己的柜子，没有及时把资料移交给档案员归档的现象，造成竣工资料的不完整性，影响了归档的质量。

3.缺乏有效管理机制，造成管理偏差基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，项目文件资料形成周期长，涉及单位广，专业技术性强，从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性。

三、加强高校基建档案资料的科学化管理

如何加强高校基建档案资料的科学化管理，使其在审计、监督、管理、验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效用，笔者以为应从以下几方面加强管理:

1.加强基建档案工作领导国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。

2.完善基建档案管理制度完善基建管理的各项规章制度，是做好基建工程档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的 规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步;坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。

3.要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草，在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。

4.做好基建档案工作“三同步”管理:“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。

5.实现档案工作网络化管理:随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。高校如果实行了网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，让档案更好地为学校服务。总之，文档电子化是信息时代发展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。

基建工程档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们会越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为我们国家的经济迅速发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。

［1］陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识［J］.科技情报开发与经济，2005.

［2］刘金存.论高校基建档案建设与管理［J］.扬州大学学报(高教研究版)，2003.