浅谈基层医疗机构档案管理中“前端控制”的问题

张先才

“前端控制”是现代文件管理理论的重要内容。在“文档一体化”管理理念被广泛接受的现代，“前端控制”被越来越多地应用到档案管理理论中去。本文试就基层医疗机构档案管理“前端控制”问题谈谈几点看法。

1 前端控制概念

所谓“前端控制”，是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这一过程中，文件的形成为前端，永久保存或销毁是后端，其他处理、鉴定等环节则是中端。文件是档案的来源，前期控制好文件的质量，就可以从源头保证档案的质量。本文讨论的“前端控制”，就是把在文件形成阶段可能实现的或部分实现的管理功能尽量在这阶段实现，并将文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等阶段实行全程管理与监控，将过去分为环节的阶段性管理调整为协同管理，确保了归档文件的真实可靠、完整安全。

“前端控制”不仅提高了医疗机构及工作人员的档案意识，使其注意到业务文件的记录性属性，同时还避免了文件要素不全，过程性文件收集保管不利等情况，使在现行业务工作过程中形成、积累的文件从产生伊始就符合档案工作的要求。在业务项目的进程中注入档案工作机制，加强前端控制，强化业务文件的记录性，可以使形成的文件既满足现行任务的需要，又符合档案工作的要求，从而形成高质量的业务档案，同时也保证了工作本身质量的提高。

2 前端控制引入基层档案工作的前提

基层档案工作前端控制的成败关键，是从制度上将“前端控制”纳入文书处理和档案工作全过程。具体内容就是，相关科室在制定任务工作计划时，把业务文件的形成、积累、整理工作列为各科室工作的组成部分，把文件的形成、积累和整理归档纳入医疗机构文书处理的工作计划和工作人员的日常职责范围之中，并配备专门或兼职的业务文件材料收集管理人员，在第一线把业务文件的质量抓好。在项目结束进行验收时，要把所产生业务文件及时归档。并要求档案人员对业务文件材料的形成、积累工作进行帮助与指导，使其明确自身的具体责任，把归档文件的完整、准确、系统和规范作为项目完成的重要标志。

3 档案前端控制管理的具体办法

3.1 切实执行质量管理体系中的相关制度 文件资料的前端是做好文件资料归档管理的重要前提，严格执行归档责任制，确定项目负责人，把来务文件材料的形成、积累和归档工作，作为任务完成的一个标志。在工作中做到“三纳入”，即建档工作要“纳入工作人员职责范围”、“纳入计划管理”、“纳入制度管理”。工作结束后没有完整、准确、系统的归档材料，不算完成任务。

3.2 依照规定做好文件材料规范工作 文件材料的形成过程中，必须注意规范化、标准化问题，以提高业务档案质量，为档案工作的规范化、标准化打下牢固基础。业务工作人员在日常的工作中，产生大量的原始工作情况记录。业务工作人员既是业务档案的主要形成者，又是业务档案的主要利用者。档案整理质量的好坏直接涉及到日常的利用，进而影响到其业务工作的质量。由业务工作人员负责业务文件材料的规范整理，要求业务工作人员负责业务规范，注重业务记录资料的完整与真实，将工作记录整理齐全。

3.3 档案室协同做好业务档案工作 档案室对工作的进展都有着比较全面详细的了解，在工作过程中要发挥管理与监督的作用，要对业务文件材料的产生情况与质量进行监督，同时还要协助相关业务部门做好档案的鉴别和归档工作，在文件产生的前端就保证好业务档案的质量。相关科室档案管理员定期将相关需存档的资料按规定时间交资料室存档，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作，在查验人员体检资料时，要查验检测医院名称、检测项目是否完整、时间是否符合规定、医生签名及医院签章是否清晰等等，符合要求才予以登记，为归档做准备。

3.4 档案室专职人员要发挥现场指导作用 档案人员应深入工作的现场，掌握业务工作每一环节的实际情况，处理好与业务部门的关系，为业务文件形成、积累、整理提供最直接的帮助与指导，保证业务档案的质量。真正实现业务档案的前端管理，档案室工作人员自身的工作素质过硬是前提。要积极发挥档案室工作人员的主观能动性，对应归档的业务文件材料的把关验收，收集齐全。

实施业务档案的前端管理，目的是为了进一步提高业务档案工作的质量，进而提高档案工作的整体水平。只有将规范化、标准化的档案工作机制注入工作制度并严格执行，真正做好档案的前端控制，业务档案的质量才能得到保证，才能更好地为卫生工作服务。