现代信息环境下高校档案编研的实践与思考

田 丽

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

档案编研工作，是近年来档案管理随着现代网络信息环境的逐步改善和普及而迅速凸显出来的一项重要工作，它带来的是档案管理由传统的封闭性保管查阅，到主动提供开放性社会化信息服务的一个历史性转变。这个转变使档案编研工作比以往任何时期都显得更加重要。档案编研是档案部门根据馆(室)藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。传统的档案编研基本上是由人工从纸质档案案卷中查阅相关信息进行编写印制的。而现在的档案编研却可以充分利用计算机网络技术和数字化档案馆的庞大信息存贮及自动检索系统工具，进行编写、复制和链接。目前，各高等院校都相继建立了档案网站，并且将档案网站建立的档次作为评价院校综合实力的重要标志之一，而档案编研成果则是档案网站的重要组成内容。

一、档案编研工作的意义

1．高等教育事业的发展，迫切要求大力推进档案编研工作

随着我国高等学校“数字化校园”建设的深入推进，高校档案馆(室)的数字化建设和档案网站建设取得了可喜的成绩。过去那种纸质档案“一统天下”的格局已被纸质档案、声像档案、电子档案、多媒体传播、档案网站等多种表达式并存的格局所取代。

2．高校的现代化管理，迫切需要档案编研成果提供全方位、多层次的信息

高校档案共分十多个类目设置，囊括了高校管理的各个方面各个历史阶段的信息资料。档案编研就是通过对各类档案进行分析研究，按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、管理部门和广大师生以及社会各界调阅使用。这些资料不但是文字的，而且可以是声像的、电子的、多媒体的，是传统的单纯纸质编研资料所无法比拟的。

3．高校档案的现代化管理，迫切需要档案编研工作提供对原始资料的保护和利用

现有的库存档案，大部分为纸质资料，但也有部分照片、唱片、磁盘、光盘，丝织、麻布、金属、塑料等实物档案。档案资料大部分为孤本，有的是十分珍贵的历史原迹，有的在现有技术条件下难以永久保存，即使是不被人为使用，随着时间的推移也会失去其原有的品质及使用价值，何况在开展利用服务时，更容易破损，影响档案的寿命。但是以编写档案史料的方式提供利用，可以减少磨损，从而延长档案的寿命。

4．高校文化的传承与宣传，迫切需要档案编研成果的宣传展示

我院的档案资料保存了50年代以来在各个历史发展阶段的珍贵文物，反映了新中国成立以来我院职业人才培养的成绩。这期间涌现出了各个阶段的先进事迹和杰出人物，激励着一代又一代师生奋发作为、攻艰克难。在60周年校庆活动中通过档案编研的宣传资料对广大的在校师生，特别是青年一代起到了良好的正面教育作用。

5．推动和提高高校档案的影响力，迫切需要档案编研工作的新突破

通过编研工作，把档案信息资源从封闭状态开发出来，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，起到了很好的宣传作用。使档案管理工作由库管型为主转变为库管型与加工创造型相结合的现代化档案管理。

二、从编研选题上挖掘档案编研的宝藏

档案编研选题的原则：一是实用性原则。首先应该满足本院教职员工和学员的教育、学习、科研、工作的需要;其次是满足社会同业和大众宣传、交流的需要。编研选题要与学院的教学、科研和管理等工作紧密结合，对实际工作具有指导作用和参考价值。档案编研还要结合高校改革和院校特色开展对外宣传，提高和扩大院校的社会知名度和社会声誉，为院校向社会招生和企事业单位来院招聘提供全方位的信息服务。档案编研同时也要结合国内外学术动向和科技发展新成果，开展专业编研，积极参与、交流、推广院校的学术或科技成果，编辑出符合高校发展需要的和有社会宣传交流作用的档案编研成果。二是技术性原则。高校档案记载了院校管理方方面面的工作内容，反映出院校在各个历史阶段的办学方向、指导思想、教学管理、师资面貌、学员构成、专业设置、学术和科研水平，其中科学技术性在高校全部档案中具有特殊的重要作用。三是真实性原则。编研人员必须尊重历史、尊重科学、实事求是地开展档案编研工作，确保档案编研成果的历史真貌。

目前，在档案管理工作中普遍认可的档案编研成果选题主要分三个层次：

第一层次是根据档案馆藏中的原始文件(或原始文件的复印件)，按时间或不同类别汇编成册。

第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑，并按一定要求重新组织编写而成的概要性、介绍性资料。

第三层次是在对馆存档案资源和其它相关社会信息资源进行分析研究和归纳的基础上，取其精要、辨其真伪、剔其谬误、相互佐证、明宗证义编写形成的一种新的参考材料。这个层次的编写过程是一个再创造过程，编写难度比较大，对档案编研人员的专业素质要求特别高。

三、从编研成果的形式上拓展馆藏档案的信息价值

常见的档案编研成果形式有以下八种：

1．专题汇编

专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。可以是全文汇编，也可以是摘录汇编;可以是文字汇编，也可以是图形汇编。

2．大事记

大事记是按照时间顺序，简要地反映学校一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实文字记录。大事记述范围要准确，力求大事突出，要事不漏。

3．组织机构改革

主要是根据档案史料将院校组织机构和院系结构等方面的历史变化、隶属关系等情况编写成册，以供人们了解其变迁史。

4．简介

主要是对档案的内容、范围作简单的介绍，为利用者选用档案提供线索。简介突出“简”字，简明扼要，要点突出。

5．手册

手册大多是专业性的，具有简明、实用、方便的特点，是深受高校专业部门和师生喜爱的、资料齐全、知识全面的工具书。

6．志鉴

志鉴是记述院校综合情况的历史性资料工具书。编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的要求较高，需要院校领导及各业务部门高度重视，密切配合，一般是在志鉴主管部门指导下完成。

7．文摘

以简单的文字摘录档案的主要内容，便于人们了解档案的概况。摘录要精炼，文字要简短。

8．调研报告

主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案进行综合研究后编写的专题报告、专著等。

高校档案编研成果除上述文本形式外，在现代化信息环境下还出现了图片、音频、视频、专题电视片、网站等不同的传播形式。

四、创新编研手段，大力推进编研工作的发展

档案编研手段的创新主要体现在两个方面：一是档案编研的组织手段，二是档案编研的技术手段。

1．确立开放意识，创新档案编研的组织手段

在多数高校，由于编研人员知识的局限性，对种类繁多、内容丰富的专业教学档案不可能全部熟悉，胜任编研工作的档案管理人员也不可能足额配备，无法承担大量的编研任务。怎样解决这个矛盾?笔者认为用开放的思维来对待这些问题。其实，高校档案的管理从来就不是少数专职档案管理人员独自能够完成的，为了完成每年数量庞大的案宗收集入库和建立案卷检索目录，档案管理部门在高校的各个职能部门都聘请了大量的兼职档案员来共同完成资料归档的任务。为了解决档案编研人才的短缺，档案管理部门也可以充分发挥高校专业人才众多的优势，聘请其它部门的专门人才纳入到档案编研的队伍中来参与和协助档案编研，共同合作完成编研课题。

2．充分利用现代信息技术，创新档案编研的技术手段

随着计算机技术的发展，档案编研工作如虎添翼。运用计算机进行文字编辑处理，消除了传统档案编研手工抄写的许多弊端，大大提高了编研效率，降低了编研人员的劳动强度。运用多媒体技术，使声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，较好地贴近了社会的需求。

随着办公网络的普及应用，为档案编研工作带来了前所未有的便利。通过网络可以及时了解有关学科和相关专业发展的最新情况，及时掌握有关学科的最新研究动态，考虑不同的利用者需求，运用多种科学的分类检索和链接手段，从而最大限度地发挥档案信息资源的作用。通过网络，还可以及时地与有关专家学者取得联系，与图书馆、科研学术部门以及其他院校系部等相关单位取得联系，在网上互通信息、互通编研课题，寻找合作伙伴，走联合编研之路，以提高档案编研的利用价值。将档案的“潜在价值”通过档案编研转变为“现实价值”。通过网络建立档案网站，将编研成果上网发布，信息传播不再受时空限制，不再受财力物力的制约，同样可以满足利用者对档案信息准确、快捷、时效的要求。通过网站对话，还可以及时了解受众对档案编研成果的意见和要求，为提高和创新档案编研能力提供动力。

五、强化和提高保密及专利意识，确保现代信息环境下档案编研成果安全

现代信息环境下的网络犹如一把“双刃剑”，在带来利用便利的同时，也给档案编研成果带来了前所未有的安全隐患。其保密性、可靠性等问题也日益突出。首先，从思想上加强档案信息安全重要性和紧迫性的认识，对于涉及保密、涉及专利的档案及编研成果，必须依照相关法规制定一套行之有效的安全管理体系和安全监控机制，制定和采取档案信息内容服务的安全对策;其次，从采集和发布编研工作流程程序上设置不同层次的责任关口，加强保密和专利法及相关规定的学习，熟悉保密年限和级别，熟悉专利注册和限制使用条件;再次，从硬件设备上提供保障，在资金投入上加大力度，购置当前比较成熟的安全技术设备;最后，从技术上提供安全保障，采用安全可靠的系统软件、防火墙技术、入侵检测技术、防病毒技术、信息加密与数字水印技术，以确保档案编研成果在现代信息环境下的网络安全性。

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