基于数字校园的高校管理创新与应用*

胡桔州，曾伏秋，胡清洁，杨 刚，罗毅辉

（湖南商学院，湖南 长沙410205）

《国家中长期教育改革和发展规划纲要 （2010－2020年）》指出“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视”。“充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。”可见，高校信息化不仅对高校传统的组织管理理念带来强大的冲击，同时也势必推动高校的制度创新和组织重构。高校信息化将高校原有管理和服务网络化，在现代信息技术平台上重新理解和定位高校的社会职能，设计和重组内部组织结构，再造运作流程，从而实现高校管理模式和发展机制的系统变革，建立适应现代社会发展要求的高校管理制度和机制构架。深入理解高校信息化的内涵，主动应对信息化带来的高校管理的变革和挑战，实现高校组织创新和管理的信息化、现代化，具有十分重要的意义。

一、信息时代高校管理变革的必然性

1.信息时代大学理念的发展

（1）信息社会的大学理念

山东大学博士生导师田建国教授认为，“大学理念是对大学的本质、功能、发展规律的哲学思考和理性认识，工业社会大学理念主要特征是科学性、民主性、实用性和开放性，而信息社会的大学理念主要特征是信息化、全民化、终身化、个性化和国际化”，“现代大学应该树立七个基本理念：以人为本、崇尚学术、服务经济、持续发展、重视道德教育、面向世界、引领社会”。“大学的本质是趋向未来的，着眼于培养和造就创新精神和实践能力的未来人才。”“现代大学不仅要走出还要超越象牙塔，创造新思想、新知识、新文化。”[1]

（2）高校传统组织模式的局限性

我国高校传统的组织模式是一种典型的等级制组织，经过改革开放至今，仍未发生根本改变。其特点主要体现在两方面：第一，集中决策、统一指挥，所有的教育教学指令和信息都依赖纵向渠道传达，各教学单位之间缺乏有机的横向联系；第二，组织流程中，信息传递过程层次过多，信息过滤、失真现象严重。具体表现为机构重叠、队伍臃肿、互相推诿、效率低下。面对信息化大潮，它已经严重阻碍了中国高教事业的进一步发展。[2]

（3）以人为本是实现高校管理创新与变革的必然要求

1931年，梅贻琦先生在清华大学提出“所谓大学者，非谓有大楼之谓也，有大师之谓也”的著名论断。大学从根本上来说是人的事业，坚持以人为本是高等教育发展的核心，人力资源是大学最关键也是最根本的资源，尽力为全体师生员工提供贴切的个性化服务，发挥师生员工主观能动性，不断提高教学、科研、管理和服务工作效率，这就是提高大学核心竞争力。信息时代是以人为本、尊崇个性的时代，无论是高校组织流程的重新设计也好，还是高教人事政策的出台也好，都应当将关注点放在两个“有利于”上面——即有利于激发教师的创造力和积极性，有利于激发学生的创造力和培养学生的个性。

信息时代的高校组织形式应该是一种典型的学习型和开放型的组织，与传统等级制组织形式相比，新型的组织形式应当具有两个最明显的特征，即决策的分权化和信息的交互化。高校需要重组业务流程，去除流程中无效的工作环节；调整学校组织结构，实现学校管理从高耸式组织结构向扁平式组织结构的转变；提高管理机构的响应速度，避免信息上传下达的阻塞和失真。

2.信息时代高校管理的核心

（1）高校的管理应该以信息流为核心

高校不同于企业，企业主要关注产品生产，而高校对于人的活动关注度最高，对于活动的描述主要通过信息，这是因为高校的活动，不管是教学、科研、还是社会服务主要是信息的产生（创新知识）、传播、与接受的过程；高校内部的管理虽然也涉及物流和资金流，但更多的还是通过教学管理信息、科研管理信息、人事管理信息、学生管理信息等信息流来实现。因此，高校的管理应该以信息流为核心，通过对信息资源的规划、设计、开发、使用、共享、控制，可以加速信息流的畅通和信息资源的有效利用，促进各部门之间工作的协调与高效运作。

（2）信息化为改变高校传统组织结构，使其朝扁平化、网络化方向发展创造了有利条件

首先信息化为改变传统管理层级制度提供了技术支持。现代网络信息技术的应用，使得高层决策者和基层执行者之间可以直接进行即时的信息沟通，而主要从事上传下达的中层管理者的重要性大大减弱，中层管理的淡化甚至消失使得以往金字塔型的组合结构逐步被扁平式的组织结构所取代。其次网络四通八达的联系打破了高校不同部门之间组织界限，各种信息通过互连网络的发散式传播路径使得各单位能够自由地传达、获取信息。

因此，高校应该在实施信息化建设的过程中，树立现代大学理念，改革管理体制，改变职能型管理模式为流程型管理模式，重新梳理和优化业务管理流程，为师生员工提供高效的管理和满意的服务。近年来，在清华、北大等高校纷纷实施的 “数字迎新系统”便是整合了招生办公室、教务处、学生处、后勤、各院系等多个部门在招生、迎新过程中数据与业务管理流程，形成了完整的新生招生、注册的管理与服务系统，实现了多部门的协同工作，实现了对新生的“一站式”管理和服务。

3.信息技术支持下的电子校务促进高校的组织变革与管理创新

（1）电子校务促进高校组织变革

所谓电子校务，就是运用信息技术和管理理论，将高校的管理和服务通过网络技术进行集成，基于Internet和校园网实现组织结构和工作流程的优化重组，促进办公自动化、电子化、网络化和信息资源的共享，向校内师生和社会提供优质、规范、透明的服务，最终实现数字化大学。但是，随着高等教育体制改革和高校电子政务的开展，大学传统的组织结构显现出越来越多的弊端。例如，电子校务伴随着越来越多的行政服务转移至网上实现，要求的服务模式是一个业务处理入口的并行式办公，提高业务处理工作效率，这种并行式办公方式并不等同于多部门简单集合的“一站式”或“一厅式”的服务，而是后台系统的协调统一工作。高校现行组织结构与这种后台协调一致的工作流程之间极其不协调，在实践中必然会引发尖锐的矛盾。组织制度、管理观念和模式的陈旧已经成为制约我国高校发展的重要瓶颈，组织重构与管理创新已经刻不容缓。电子校务在国内外高校的实施给我们提供了有益的启示：在电子校务发展达到一定的成熟度以后，电子校务技术层面(或物理层面)的发展会带来社会层面(或管理机制层面)更大的发展；高校应该在进一步完善电子校务技术基础和平台建设的同时，着力推进现代信息技术平台上高校管理理念、组织结构、运行机制的变革，以实现高校电子校务的根本价值和目的。[3]

（2）组织变革的根本目的在于推进大学的管理创新

高校作为高层次人才、高深专门知识和人类文化的汇聚场所，处于科学技术发展的前沿并承担着引领科学文化发展潮流的社会使命，更应该主动地将发端于企业管理领域新的管理理念和理论移植到高校管理中来，将其创造性地应用于自身的管理实践中去，并对电子校务业务模型、相应的法律法规和标准体系、电子校务的绩效评估机制进行研究，进而对高校战略思想、决策程序、运行机制、组织文化等进行深入的研究，使电子校务真正起到推动高校组织变革、管理创新，乃至推动现代大学制度建立的作用。

二、基于数字校园的高校管理模式构建与运行机制创新

1.数字校园的涵义

在我国 “数字校园”的概念正式提出于2000年前后，它是高校信息化的高级形式，它不仅仅包括电子校务管理，还包括教学、科研全过程的数字化支撑。这里全过程不仅包含环境、资源数字化，还包含对教学活动、科研活动实行数字化。有定义提出：数字校园是以网络为基础,利用先进的信息化手段和工具,实现从环境、资源到活动等的全部实行数字化,在传统校园的基础上构建一个数字空间,以拓展现实校园的时间和空间维度，从而提升传统校园的效率，扩展传统校园的功能，最终实现教育过程的全面信息化，达到提高教育水平和效率的目的。

2.数字校园建设与URP理论

清华、北大等高校领先的信息化理论研究和实践[4][5]表明，高校信息化建设应该采用（University Resource Planning，URP）大学资源计划理论，依据顶层设计思想进行校级统一信息系统建设。URP就是指在信息技术高度发达的今天重新审视大学的运作，目标是实现大学资源的有序管理与高效利用。大学的资源包括人（教师、学生等）、财（工资、办公经费、教学经费、科研经费等）、物（设备、房产等）以及信息（教学信息、科研信息等）等，大学的活动包括教学、科研、社会服务与内部管理等。URP是大学信息资源与系统的总集成，它利用统一的技术平台和接口规范，将大学的各种信息系统与资源集成起来，实现信息的共享和交换，为用户提供统一的访问界面，并为后续的应用系统设计和实施提供统一的、规范化的要求，以期实现大学运作中资源的统一规划与管理。

由于高校信息化的特殊性，基于URP理念的校一级信息系统应采用“联邦模型”——对各部门来说是相对独立的系统，对用户来说是一个整体，从宏观来看是一个分布而集成的统一体。应采用松散耦合的体系结构，由一个基础技术平台、一个门户和N个应用系统构成（1+N+1）来构成URP校一级信息系统。高校核心职能是人才培养和科学研究，支持这两项主要职能就是高校内部事务的管理与服务，因此教学、科研、管理和服务的各种应用系统的开发就是数字校园建设的核心。根据URP理论，按照高校核心职能建立的校级信息系统又可以划分为三大类应用平台：电子校务平台、教学支撑平台、科研支撑平台。

3.数字化技术支撑高校教学、科研、管理与服务全方位创新

（1）数字化技术拓展高校管理模式创新

数字化管理即数字化技术在高校管理中的应用或高校电子校务平台。在我国众多高校，数字化管理都是从支持日常办公业务的办公自动化开始的，现在已发展为涵盖各业务部门的办公信息系统以及支持各业务领域 （教学、科研、人力资源、学生、财务、设备、资产等）各环节的管理信息系统这两大块。电子校务是电子政务在学校工作中的实际展现，电子校务平台是数字校园的核心，它围绕高校管理的各个环节，充分利用信息技术优化和重组业务流程，建立各类应用系统，支持高效率的教育管理与服务，构建一个实现信息资源共享，提高各部门工作效率，改善领导决策支持和面向师生员工服务的电子校务体系。[5]

1）办公信息系统

在高校的日常管理中，大量的业务流程正处于改革和规范的过程中，无法通过结构化的信息严格的规范来描述。实际上办公信息系统是帮助人与人之间进行协同工作和交流的工具组成的集合。主要包括沟通协作、办公资源与公文管理、日常办公事务。由于这些业务本身的特点，在技术上通过使用基础中间件（工作流、日历、消息、信息发布、全文检索、通讯录、电子表单、数据交换、数据安全、统计报表、权限管理等）来进行构建。这些技术可以支持定制工作流的应用，以实现各业务流程不断规范，逐步实现全校职工的协同办公、移动办公和综合服务。

2）各业务管理信息系统

是指各业务领域（教学、科研、人力资源、学生、财务、设备、资产等）的管理信息系统，主要根据URP理论，采用信息资源规划方法来分析与设计，要注意将各业务的管理职能与业务活动过程区别开来。

高校教学工作由教学活动与教学管理构成。其中教学活动是无法固化流程的非结构化信息，通过教学支撑平台实现；而教学管理面向基本固化业务和数据流程，便于采用URP方法进行设计，重点就是如何高效管理和调度学校的各种教学资源，支持各院系教学活动开展，同时统计和分析教学活动中的各种信息，为进一步教学改革提供决策依据。因此，教学管理系统是为教学管理的各级部门对资源有序调度及管理工作科学化、规范化提供信息决策的支持系统。它主要包括学籍与培养管理、教学任务录入、排课、选课、考试安排、成绩录入、教学评估等日常教学管理活动中以学期为单位运行的教学环节。该系统包括教务管理、实践教育管理、教学评估、学科评估管理等子系统。

高校科研工作包括科研（活动）与科研管理。其中科研活动具有无法固化流程的非结构化信息，应该通过科研支撑平台实现；而科研管理是从宏观上对学校科研整体规划、资源协调和统一管理。高校科研管理系统应包括科研机构、项目、经费、科研成果等管理子系统。

高校的学生管理，不同于一般企业与政府的人员管理，有其自身的特殊性和复杂性。涉及学校的教学与管理众多部门。基于信息时代大学理念，建立基于管理与服务有机结合的学生管理系统十分必要。要从顶层设计的角度，打破传统的部门界限，以招生、入学、在校、就业指导、离校全过程为线索，既为学生也为管理部门提供全方位的信息化支持与在线服务。应该包括招生、迎新、党团工作管理、学生事务管理、学生资助管理、学生综合素质教育管理、就业工作、离校管理等子系统。

高校人力资源管理范畴为在高校的全体教职员工，包括事业编制人员、合同制人员、访问学者、客座教授、离退休人员等。职责主要包括聘用、考核、薪酬福利、培训、员工关系及人力资源服务几个方面。该系统应整合存在于各部门的人力资源信息，实现人力资源管理各部门、各环节工作信息化，既为人力资源管理部门也为教职工个体提供信息化的管理服务。既要实现各部门相关信息的在线共享和工作协同，提高管理效率，为人事管理决策提供科学可靠的数据，又要实现面向全体职工方便快捷的在线自主信息服务。它涵盖高校教职工的招聘、进校、在校管理、离退休(离校)的全过程。人力资源系统可以划分为进校管理、计划调配档案信息管理、劳资管理、师资（评聘培奖惩)管理、职工(评聘培奖惩)管理,离退休(离校)管理等子系统。

（2）数字化技术拓展高校教学模式创新

数字化教学就是充分利用数字化工具，用数字化手段把知识体系与课堂教学关联起来，从根本上创建一种“在教师指导下的学生自主学习”全新教学模式，以适应当代社会经济和科技发展对高素质创新人才的需要。为此必须建立数字化教学环境 （多媒体教学基础设施和基于网络的资源制作、传输、网络教学支持系统），提供数字化教学资源（数字化的多媒体信息、素材及学科教案、实验资源、课件、共享软件资源、网络课程、数字图书馆管理的各种资源），实现师生在线互动和协作学习。当然，这些教学活动的开展都离不开前述电子校务平台中教学管理子系统提供的管理和服务。总之，通过教学支撑平台三个子系统（教学资源制作与共享子系统、在线辅导与考试子系统、协作学习子系统）支持在线教学各环节，实现教学观念不断更新与教学模式改革创新。

（3）数字化技术拓展高校科研机制创新

大学是产生知识、传播知识的殿堂，知识管理是大学非常重要的职能之一。高校师生的科研活动本身是松散组织的，而科研活动的开展主要就是知识创新，因此数字化科研 (数字化技术在科研活动中的应用或科研支撑平台）应主要考虑如何能有利于支撑师生更高效地进行知识创新。首先要建立包括知识发现、知识仓库、知识地图、知识共享和知识搜索等功能的知识管理子系统；其次要建立包括文档管理、信息发布、信息共享、团队沟通、团队组织等功能的科研协作子系统；然后建立包括成员管理、经费管理、项目管理、论文管理等功能的科研项目辅助管理子系统等；最后是建立模拟实验环境、虚拟实验室等研究支持系统。当然，这些科研活动的开展都离不开前述电子校务平台中科研管理系统提供的宏观管理和服务。总之，通过数字化科研支撑平台，可以打破常规科研交流方式、实现科研团队跨时空协作、强化学科资源整合与交叉，营造学术创新环境，提升高校的整体科研水平与创新能力。

（4）数字化技术拓展高校社会服务与校园文化创新

数字化技术对于高校服务功能的支撑与创新，既包括通过数字校园信息发布各种教育培训信息、科技成果转让与咨询信息，为社会提供服务、远程教育、终生教育等；又包括对师生提供社区生活（餐饮、购物、金融一卡通等）电子化服务和网络文化（广播、影视等）数字娱乐服务。

三、数字化技术与管理创新有机融合，实现高校可持续发展

1.数字校园建设是管理创新与技术应用相互促进不断发展的过程

创新是高校可持续发展的动力和源泉，而通过数字校园建设提升高校核心竞争力，实现高校可持续发展战略，这是信息化社会创新人才培养的必然要求。但是国内外高校的实践表明，信息化支持高校发展的道路并非一帆风顺，这不仅仅是针对“信息化”事务自身，更是如何将数字化技术充分融合并运用于大学“人、财、物、教学、科研”等核心活动进而推动高校已有体制改革与发展的过程。[6]

我国高校信息化起步于上世纪80年代，然后随着中国教育科研网在1994年的建立，高校纷纷建立自己的宽带校园网和各类应用系统，这些系统都是分散、独立建立的，此阶段（1994～2000年）称为高校信息化建设的“系统集成”阶段，这些信息系统有力支持了教学、科研、管理和服务。在这个阶段，将很多注意力放在了技术性的问题上，有些问题的显著性暂时被弱化了。进入本世纪来，随着信息技术的进步，高校网络基础设施建设逐步走向成熟，技术性问题不再是最急切的关注点，高校信息化继续向前发展面对的深层次问题就不断出现：发展缺乏统一规划，只重视硬件投入、缺乏软件建设支持，人员队伍不稳定，运行维护难；由于信息标准不同一，造成不同系统之间的数据无法有效共享（信息孤岛）；由于应用系统之间缺乏有效集成造成不能互访（应用孤岛）；用户缺乏统一的访问资源和应用的界面，随着系统的不断增加，需要记住越来越多的账号、密码，人性化程度低，因此统一用户管理并实现单点登录，建立数据交换实现数据共享、建立门户系统实现各应用系统集成就成为必然的需求。这一时期（2000～2006年）称为信息化建设的“应用集成”阶段，跨入新世纪的高校“数字校园”概念也从此逐步成为信息化建设热点。

但是由于各种原因，各高校的信息化发展并不平衡，普遍的问题就是如何使投入巨资的校园网真正使用的好，发挥其在教学、科研、管理与服务中应有的效益，情况并不令人满意。原因主要是：以往信息化建设只关注实体对象（基础环境、资源）的数字化，而忽视过程对象（教学活动、科研活动、管理事务）的数字化；只关注部门的系统功能是否完善，数据是否有效，业务系统之间即使通过数据交换等手段来进行数据共享也比较困难；只关注系统运行是否可靠，而对用户体验考虑较少。为此，清华大学于2006年率先提出了“建设新一代数字校园”的理念，其核心思想是“以用户为核心组织信息资源与服务，以信息资源的开发、共享、利用为目标建立信息系统”，打破部门隔阂，“构建与现实校园有机衔接的数字空间为重心实现跨部门的校级业务系统”，将高校信息化引导到提高用户工作效率的本源目标上，从这时起，我国高校信息化才开始迈入“信息集成”高级阶段。

2.数字校园建设只有科学规划、有效实施，才能推进高校可持续发展

相对于重点大学，地方高校信息化建设一般起步较晚，也存在不少误区和盲目性，必须走出这种困境。[7]吉林大学教育技术中心研发室主任李雅琴认为，“经验表明,一所高校的信息化建设水平不仅与学校领导的重视程度有着密切关系,而且与主管校长的专业背景、对信息化的认知程度以及信息办主任能否与主管校长保持有效沟通等因素有着重要联系”。这一方面说明,在基础设施得到初步完善的前提下,高校的信息管理水平是决定其信息化建设进程的关键因素；另一方面也说明体制性障碍已经成为制约高校信息化建设的最大瓶颈,引入和推行 CIO（Chief Information Officer）机制以提升高校信息管理水平已成为当务之急。[8]

北京大学信息化建设与管理办主任黄达武教授认为，完善的信息化管理体制，先进且切实可行的规划，以及科学的标准、规范能有效遏止高校信息化项目的盲目扩张和重复建设，是高校教育信息化成熟发展的三大主要标志。

总之，数字校园建设需要基于信息资源规划，加强顶层设计，整合资源，处理好业务与技术的关系；同时要引入和实施IT治理，建立强有力的保障体制与机制，强调服务运营，为学校的广大师生提供优质、可靠的信息服务，创新信息化管理模式，推进高校可持续发展。

[1]田建国.也谈现代大学理念[J].中国成人教育,2006(11).

[2]罗来芳,张鹏.基于信息化的高校组织创新[J].(中国)教育信息化,2006(13).

[3]迟景明,肖洪钧.论电子校务与大学组织变革[J].辽宁教育研究,2004(12).

[4]蒋东兴.大学资源计划理论探讨与实践[J].(中国)教育信息化.2005(9).

[5]蒋东兴，付小龙.高校数字校园建设指南[M].北京:高等教育出版社,2008.11.

[6]刘永贵,南宏师.以信息化推动大学的变革发展-美国孟菲斯大学IT治理的个案研究[J].现代远距离教育,2011(5).

[7]张文丰.走出高校信息化规划困惑[J].中国现代教育装备,2008(8).

[8]李雅琴.CIO:高校信息化建设亟待管理机制创新[J].现代教育科学,2010(2).