规范退役士兵的档案管理

刘 辉

退役士兵档案记录反映其服役期间的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等综合情况，有极其重要的查考和保存价值。目前，随着一项项优抚政策的出台和落实，档案使用频率较高，对其正规化、信息化、科学化、集中化管理要求越来越迫切。因此建议，应由民政局牵头，设立退役士兵档案专柜，研究制订档案管理办法，完善退役士兵档案的移交、拆封、归档、查阅、保密等制度，建立城乡一体的退役士兵档案数据库，进行规范化管理。

（一）档案接收：必须通过部队（含武警部队）军务部门机要邮寄移交或派军务参谋专门送达退役士兵户口所在地安置机构，安置部门不受理个人自带的档案。

（二）档案拆启：安置办从政府保密室接收到档案后应妥善保管，当年退役士兵档案全部到齐后，应由纪委监察局、人社局、安置办联合拆启档案，共同审核，形成审核纪要，并做好符合重点安置条件、伤残退役士兵等原始档案材料审核记录，因为涉及档案考核计分，防止其在档案启封后，再向档案内增加和更换立功受奖等牵涉加分的材料，确保每名重点安置对象的合法利益。

（三）档案查阅：退役士兵可以依据单位开具的介绍信，无单位农村籍的由乡镇、街道民政办，县直的由优抚安置部门开具介绍信，持身份证、退伍证等有效证件查阅档案，在管理人员的监督下，对查阅时间、查阅单位、查阅人、利用目的、查阅内容、利用者签字等进行逐项登记。利用完毕后，档案馆工作人员确认档案原件完整情况，及时归档。严禁查阅人员涂改、圈化、抽页和更换档案材料。复印件须由档案馆盖章后方可生效。

（四）档案传递：退役士兵因政府安置、双向选择、招工、招考、招聘、扶持就业上岗，或退休、移民等，接收单位需要提档的，需持行政事业单位、国企、民企人事部门、人才交流中心等开具的调档函，安置部门或档案馆登记、密封加盖公章后方可提取档案。

（五）档案提取：退役士兵办理预备党员转正手续的，可借用本人《入党志愿书》，需持各单位党组、乡镇、街道党政（建）办或组织办介绍信并派专人提取。退役士兵提取驾驶技术材料需持本人退伍证、驾驶证，档案存放安置办期间，由安置办进行登记，已交接到档案馆的，由档案馆工作人员复印其退出现役登记表、驾驶员体检表、驾驶员登记表等并盖章，原件存入个人档案。

（六）档案集中：当年退役士兵接收安置工作结束后，其档案必须由民政局派专人及时移交档案馆，并办理相关移交手续。对于目前仍分散保存在县、乡镇、街道人武部或民政办的档案应统一移交档案馆集中管理。档案馆应组织专业人员对移交进馆的退役士兵档案采用一人一卷方法进行整理归档，对部分破损档案努力进行修复，并建立相关信息全文数据库，实施信息化管理，实行异地、异质备份，对部分丢失的档案应组织力量尽可能地进行查找。