浅析医疗设备档案管理

张 婧

临沂市沂水中心医院设备科，山东临沂 276400

医疗设备是现代医院诊疗的必备工具，是保证医院正常运转的必要条件，而医疗设备档案则是医疗设备服务于临床工作的有效记录，系统规范的医疗设备档案管理对于医院有序健康的长远发展具有重要意义，直接关系到医院的医疗护理质量、临床技术水平、社会效益和经济效益。

1 医疗设备归档管理的必要性

医疗设备是一个医院在医疗工作的整体运行中最坚实的基础和保障，而医疗设备档案的建立是为了使设备在使用过程中能更好地应用于临床，服务于临床，充分发挥其应有功能。通过查阅设备档案资料，可以对相关医疗设备采取预防性维修，发现故障及时报修缩短停机时间，有效降低维修费用，减少事故发生率，对设备的报废和更新给出合理的可行性论证，为领导的决策提供凭证，为医院正常有序的工作提供可靠保障。

2 医疗设备归档管理的内容

2.1 建立设备档案的流程

我院规定所有5五万元以上医疗设备，从申购到报废都经过临床科室论证、分管部门审批、招标办招标采购、安装验收培训、设备报废六个阶段，设备档案管理工作应随着设备的采购到报废的每个环节进行跟踪，收集相关资料，严格把关。

①科室在申请购买设备时，需填写的设备论证表和审批表交由设备主管部门初审，然后报领导审批，通过后由医院招标办组织招标采购，签订合同。这期间形成的文字材料如：医疗设备论证表、审批表、效益分析报告、招标采购记录、合同协议、合同审核单均要收集整理存档。

②在设备到货开箱验收时，档案管理人员要参与设备开箱验收，将设备的装箱单、保修卡、合格证、报关单、说明书及销售公司和生产厂家的资质三证材料均整理归档。

③在设备的安装调试和培训阶段随时收集资料，如安装验收记录、操作规程、实验检测报告、培训记录等，为操作人员提供设备操作手册的复印和借阅手续办理。

④根据各科室设备使用特点，按其文件形成规律，进行有目的的收集，如：设备使用月报表、设备巡检记录、季度效益分析、设备档案卡片、履历表等。

⑤将收集来的资料按设备类型进行分类、排序、编排页码、填写目录、分装档案盒，以便于日后查阅利用，并进行阶段性效益分析等。

2.2 提升设备档案利用效率

医疗设备档案一般分类为三大类：诊断设备、治疗设备和辅助设备。医患的需求，最先反映在设备档案之中，它是医患需求的第一信号，它能为临床科室是否购置新设备提供可靠、有用的依据[1]，通过查阅设备档案可以清楚地掌握是否设备急需增购、可缓购或不购，一目了然，避免购置设备的盲目性。在设备档案管理工作中，要让那些呆板的纸质的设备档案“动”起来，使其成为医疗设备的追踪器。时刻关注设备运行中的每一个环节，动态记录设备购进、临床使用、故障维修的整个过程，根据设备档案所反映的情况，及时对设备进行预防性维护、维修，通过定期和不定期的巡检对设备质量、运行情况做好记录，发生故障时及时调取档案资料，利用操作手册解决问题，或根据资料中提供的联系方式及时联系厂家工程师进行指导排除故障，保修期间的设备通过查阅档案中合同规定的报修日期及时报修。通过对医疗设备档案的利用，提高医疗服务质量，降低因设备故障引起的医疗事故发生率，最大限度地发挥医疗设备档案在服务医患中的积极作用[2]。

3 医疗设备档案的信息化管理和资源共享

①随着信息化技术的不断发展,信息化管理已逐步运用到医疗设备档案的管理之中,不仅适应了管理科学化、规范化的要求,而且大大地提高了医疗设备档案管理的效率[3]。设备档案的信息化管理使得设备档案工作更加有条理、内容明确、查询便捷迅速，对于总结性的报表、分类查询等更加快捷清晰，大大提高了档案管理员的工作效率，同时也方便临床科室和维修工程师的查询调阅，为保证设备的正常运行提供了便利条件。

②将设备档案管理软件中的部分可公开信息以科室为单位建立一个医疗设备信息库，应用于全院的OA办公系统中，可公开信息包括：设备编号、名称、型号、产地、购买日期、在用情况等，各科室可以通过OA系统快速查询所需信息，更好地管理使用本科室设备。通过设备信息库的建立还可实现资源共享，同样的设备在不同的科室利用率是不同的，因此当某科室设备在使用中突发意外时，可根据设备库的信息临时抽调其他临近科室的设备救急，为临床的救治工作提供方便，也避免了一些医疗纠纷，保证医疗工作的有序进行。设备管理部门和临床科室之间也可通过该信息库进行设备的使用情况和效益分析的报送，便于随时掌握全院设备的运行动态，利于设备档案资料整理的完善。

4 结语

医疗设备档案的建立和有效利用是医院档案管理工作的重要组成部分，也是医院整体发展和管理的重要内容，充分发挥设备档案的作用，有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义。随着信息技术的飞速发展，医疗设备档案的管理也将会在不远的将来达到更加理想的现代化管理模式，为医院的发展和建设发挥更加优势的作用。

[1]杨莉.浅谈医疗设备档案管理在服务医患中的积极作用[J].中国现代临床医学杂志,2005,3（8）：32

[2]李奇志.浅谈做好贵重医疗设备档案管理工作的几点体会[J].中国现代医院管理杂志,2009,7（7）∶25.

[3]邝桂香.信息化管理在医疗设备档案管理中的运用[J].广西医科大学学报,2007（S1）∶346.