吴桂龄
(北京林业大学人文社会科学学院实验中心 中国 北京 100083)
人文院实验中心档案是心理、法学两系专业教师和实验室技术管理人员从事科学研究和实验管理所留下的历史记录和经验总结,是评价实验中心发展建设管理水平及实验教学质量的重要依据。也是自2004年至今实验中心在实验教学实验室管理和发展建设多年形成的具有保值价值的声像、文字、图表一体的资料,它是衡量实验教学水平和实验教学质量的杠杆。随着教学的不断发展和实验中心经费逐年的递增,实验中心在学校和院领导的支持下,教学条件得到了改善。从实验场地到仪器设备都在不断的提升和完善。由此,实验室功能的不断拓展,实验教学内容也与日俱增。这里从人文实验中心实验教学档案的特点、内容、管理中论述规范化管理实验中心实验教学档案资料的必要性和重要性,为各项评估提供及时、详细、真实、准确的信息和数据。
实验中心档案材料是指实验中心建设过程和完成实验教学任务、科研任务中收集的原始档案资料。档案资料的收集要紧紧围绕实验中心建设需要,按实验教学任务要求,及时建立包括:音像、文字、图表、数据等相关的资料,并保证实验中心在运行过程中搜集的原始信息和资料能真实完整、有效的反映和记载实验中心建设和实验教学的历史发展,真正起到历史考证作用。根据人文实验中心法学、心理两个系:12个实验室、200万仪器设备账目、每年36门课程、约164个实验项目、550学时实验教学的实际情况,并针对中心档案的内容广泛、形式多样、收集周期长的特点。系统的建立了实验中心档案,这对实验中心的整体发展起到非常重要的作用,具体体现在教学、科研、管理水平;教学改革和实验室管理经验;仪器设备性能状况的反馈;科学规范的实验室建设和管理等方面.
实验中心档案是指在中心建设、教学、科研、管理、仪器设备及社会服务等各项活动中形成的具有保存价值的各项资料。针对实验中心档案覆盖面广的特点,为了更好地管理、查询和使用,将档案资料具体分为以下几类。
国家教委和学校有关实验室工作的法规文件及人文学院实验中心制定的各项规章制度;法学、心理两系实验室科研、教学管理办法和管理实施细则,实验中心安全与环境管理制度;工作条例,岗位职责等文件资料。实验中心建制审批文件、实验中心发展建设与改革文件、实验中心简介、实验中心人员队伍情况、实验中心设置及用房情况、实验中心分布图表等。
2.2.1 实验教学资料档案:实验室承担的实验教学计划、实验教学大纲、实验教材、实验指导手册及参考用书、学生实验报告、教师实验记录。实验课表、实验完成情况统计、实验中心实验课程总汇表、实习情况记录、实验项目开出情况统计等相关材料。
2.2.2 实验教学辅助档案:法学专业的中华法典、法制庭审案例等;心理专业的心理测量资料、影视人物心理分析电子资料等。
2.2.3 学科建设资料档案:实验室的各类科研项目申请书及项目审批件、各实验室建设规划、实验室建设论证、改革方案及实施计划、预约项目实验申请、向上级部门报送的实验室中心工作的各种报告、报表或数据;评估报告等相关支撑材料。
2.2.4 科研资料档案:主要包括实验研究论文题目、刊物名称和级别,论文获奖情况;科研项目和课题,科研成果等资料。
仪器设备管理是实验室档案中最重要的部分,主要包括仪器设备预购申请和准购审批回执;订购仪器设备协议或合同书;大型精密仪器设备论证报告;固定资产及非固定资产账目;低值耐用品及消耗材料帐。仪器使用说明书和全套随设备附带的文字声像资料;安装、调试记录及保修单或卡;中心实验设备汇总表。带有仪器设备使用人签写姓名、使用日期、实验室名称、使用用途、仪器使用状况的实验室及仪器设备记录;仪器设备借用申请及借用记录、记载仪器设备故障及维修保养记录(维修单位名称、维修人、更换零件名称、维修经费等)。
日常运行日志及工作总结、实验值班记录、安全检查记录、各种(声像、纸质)资料借用记录、赔偿登记等相关的资料。
自从实验中心创建到现在,本人平着多年来工作的实际经验认为,实验中心档案管理应具体做到以下几个反面:
根据实验中心以上档案内容较多、范围广、数据变化快的特点,就需要在实验中心建设、实验教学及科研数据收集时,要本着对所有产生的数据仔细的核实、收集中的各项数据要认真落实、上报的数据要实事求是的态度,切忌通过凭空虚构、推测想象来编造数据。如实验中心基本情况、实验项目情况、实验类型与属性、实验学时数与实验人时数、实验教学计划与完成率情况、实验设备使用率和实验开出率实验中心资产(卡、物、帐)明细等各系列数据的统计都要做到相符,使所有收集的数据在归档资料中保证它的真实、一致性。
根据以上档案资料的内容及特点进行实验中心档案建设有利于对各类资料分门别类的管理,更利于收集、整理、保存和利用。只有让这些在实验教学、科研开发实践中自然形成的具有保存价值的历史记录,具备它的原始性、真实性。才能保证档案资料的可信度及其真正的利用价值。
实验中心规范化管理首先要有科学的规划,建立切实可行的各种规章制度。根据实验中心实验课程较多,实验场地紧、实验人员不足,实验内容灵活多样的特点。务必对心理、法学两系实验课表进行汇总、保存管理,根据实验课表做好相应课程准备工作,保证实验教学课程顺利进行。这样不仅使实验中心工作有条不紊的进行,也便于了解两个专业实验教学开展状况。还可以提供真实有效的资料[1]。另外在实验教学档案管理方面,首先要求教师提前安排好实验课程内容,并提前通知相关上实验课的班级学生实验的地点、时间和要求等方面的信息。其次,实验管理人员由教务处下发的心理、法学两专业课表中拟定出实验中心综合实验课表进行保存,特殊情况调课停课要有审批表并保存原始的变动情况记录,根据两个专业课表提前做好实验准备,确保实验教学顺利进行。实验中心综合课表管理,不仅使实验教学工作井然有序的进行,还可以保留和提供原始、有效资料。更是实验中心资料建设和管理中不可或缺的重要组成部分。作为学生实验报告是反应学习态度、学习效果的唯一原始资料。因此每个实验项目结束后,学生应完成实验报告的撰写。同时教师应填写实验记录,实验记录是记载教师完成实验课程项目、实验效果的真实体现,以便于教师进行经验的总结和教学方法的改进。实验课开出情况表便于了解实验项目开出情况、实验开出率等方面的信息,是实验教学资料管理的重要组成部分。期末实验课程结束后,对实验报告和实验记录及实验课开出情况表进行核对、仔细填写每项栏目内容,确保实验报告和教师记录内容一致、实验课开出情况准确无误后进行封存,保证实验教学资料的完整性。
实验室实验设备使用表,能给我们提供详细的仪器设备完好状况及实验室利用率和使用情况等信息,也是实验教学的保障措施。另外,仪器设备借用、实验相关资料借用、仪器设备损坏处理情况、仪器设备维修、实验室预约使用登记等。以上资料全部实行严格的登记管理制度,目的是能及时的了解借出的仪器使用状况和实验课程进行情况等,这些记录给今后的科研及教学工作带来很大的方便和选择性。[2]也便于做好仪器设备的管理工作。
建立齐全的文档资料,可以分析、控制、调节、反馈实验室的工作情况[3-4]。实验中心发展运行中自然形成的文档资料,能充分反应实验中心整体工作状况。随时搜集、整理文档资料是实验中心教学科研管理一项细致、且长久的基础工作。因此,通过多种形式广泛收集实验中心工作过程中所产生的各类原始资料之外,对于实验中心建设相关的专业性强管理资料要特别注意收集。结合实验中心档案特点,应从编制、分类、编号、归档留存等方面规范管理。除传统的手工、纸质资料的收集外,还要运用现代化的技术实行电子文档资料的收集,如:软件、光盘、磁盘及数据库等,对有些量少而零乱的资料也要尽量集中成体系进行收集。此外,在管理上不能仅局限于纸质文档的管理,应采取纸质文档和电子文档双重保存的形式进行管理,传统的纸质文档管理向科学的计算机管理转变已成为档案管理发展的必然趋势。因此我们要充分利用计算机管理的优点:(1)存储信息量大;(2)保密性强;(3)节省时间、耗材;(4)寿命长;(5)查找方便、快捷等。这些优点大大提高了文档资料的利用和文档资料管理的工作效率。在文档资料管理中还要注重课件、图片、改进、自制用具、实验仪器、实验方法等相关实验教学资料的收集,实行计算机统一管理,并定期整理,使电子文档要与相应的纸质文档状态保持一致性、连续性,确保时效性,才能最终达到使用目的。所以,文档资料管理应由过去的收集、整理、存档逐渐向为教师学生利用、开发、提供服务进行转变,利用计算机网络传递实验中心教学、科研、仪器设备相关资料信息,真正达到实验中心教学科研信息资源共享。
实验中心作为教学科研的重要基地,发展运行过程中不断产生大量原始且珍贵有效的资料,如何用现代化的管理手段,进行档案资料的管理、完善资料归档对实验中心是至关重要的。随着实验中心教学课程的增加、实验水平的提高、科研项目的不断发展。作为实验中心管理人员,更要重视档案资料的管理,针对实验中心的发展状况和特点进行不断的完善档案资料,特别要注重平时各种有关实验教学、科研资料的收集、整理,需要纸质保存的要分类装订成册,可利用计算机管理的要充分利用现代化管理方法,实行计算机统一管理。目的是合理的开发实验中心文档资料、信息资源,全面为实验中心科研教学管理工作提供服务。
[1]王兰芳,于振洋.浅谈高校实验室文档资料的管理[J].实验室科学,2009,2(1):153-155.
[2]李程,何爱桃,陈新,等.规范高校实验室档案管理探讨[J].山西医科大学学报:基础医学教育版,2006,6(3):318-319.
[3]郑文谦.高等院校实验室建设与管理探析[J].开发与教育,2003,(4):36-37.
[4]高琴,于江.普通高校实验室文档资料的管理[J].防灾科技学院,2006(4):126-127.