浅谈公益林管理站档案的利用与服务

张 俊

（新疆布尔津县公益林管理站，新疆 阿勒泰 836600）

进入21世纪，档案事业在社会发展过程中的地位日益重要，尤其在当前，档案的价值与其开发、利用、服务程度对一个单位更是有着举足轻重的作用。档案资源如何进行开发利用与服务，是摆在档案管理工作者面前的重要课题。

1 公益林管理站档案利用的价值体现

档案记载着历史，有着极为重要的现实价值：其一，档案作为各种文件、信息、材料的汇总，其来源于工作实践，同样指导着工作实践。在档案工作实践中，我们可以通过纵向若干年的历史档案资料或具有典型意义的某段历史，为单位发展提供经验规律，为我们创新思路。其二，档案工作本身就是一种重要的社会行为，与其他部门的社会实践活动有着密切联系。“纸笔千年会说话”，档案资料的原始凭证作用在经济社会中的作用日益突出，为人们解决历史遗留问题提供了可靠的依据。从这一角度来说，档案的价值是无法估量的。

1.1 档案对公益林管理站的经济价值体现

布尔津县公益林管理站承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务，文书档案管理工作成效直接影响和制约着其的建设和发展。公益林管理站的生产经营活动始终围绕着森林资源的培育、开发和利用。森林资源建档及档案管理工作，不但掌握森林资源动态变化趋势，而且还能科学评价森林经营利用效果，为编制林业规划、计划和合理安排各项生产提供有效依据，从而最大化地提升本站的经济效益。

1.2 档案对综合管理的社会价值体现

社会价值是档案价值的最终体现。通过本管理站所存储的文件材料，可以清楚认识到公益林管理站发展的各个历史时期的政策变化、单位发展变化及其结果，体现了档案文件实现单位范围内社会秩序的效果。

1.3 档案对知识利用的创新价值体现

档案记载着历史，它所包含的丰富的社会知识和科学文化知识，为现阶段知识的创新再利用提供了各种必要的基础材料。变存贮型为研究服务型，深层次地开发档案信息产品，编研档案信息精品，把所藏档案信息充分发挥出来。在严肃的科学分析之后，必将产生新的符合实际的知识点，对单位发展起到不可估量的作用。

2 公益林管理站档案管理服务的现实选择

当前，档案事业虽然随着信息化社会的建设快速发展。但是，很多人对档案工作的认识仍存在着偏差。仅仅简单地认为档案工作就是保管档案，把那些纸质的文件、信息、合同等资料存储起来，更有甚者竟把档案部门想象成保密部门，天机不可泄露。这些偏差势必制约档案工作的正常发展。因此，笔者认为，本站档案工作要想充分发挥其作用，必须紧密联系工作实际，从档案管理服务入手，提高档案利用率。

2.1 转变服务意识，强化档案信息服务功能

信息服务的目的就是最大限度地满足利用者的需要，要求及时、准确、系统地提供档案信息。就目前来说，本站档案服务基本上是接待阅览、编印档案史料等，形式单一，没有发挥出档案工作应有的作用。

首先，服务方式必须由“被动式”转变为“主动式”。“等客上门”的传统服务方式封闭了本站档案信息体现价值的众多途径，与当前社会信息化发展趋势极不协调。因此，我们必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，树立档案工作以服务、利用为中心的观念。具体措施应当为：研究档案利用者的利用需求，主动提供档案信息；编制多样化的检索工具，形成一个全功能、高效益的检索系统；加强档案编研工作，将档案的精华系统全面、集中地向领导决策者、科研工作者提供；进行有效的档案宣传、交流，提高档案的管理和利用等。

其次，档案信息服务内容应当由单一型向多元化发展。主要是通过现代电子技术建立档案信息库、档案信息共享机制等。如档案信息资源的数字化开发与利用、档案信息的网络化组织管理等都是本站今后档案管理信息化的主要内容。当然，在利用现代科技扩展档案信息服务内容的同时，还应考虑到本站档案信息的组织方式、检索方式、获得方式具有复杂性、多样性、专业性、技术含量高等特点，对档案管理者的使用能力也要进行相应的培训。

第三，档案资源应当由封闭向开放转变。现代公益林管理站的发展，其需要掌握的信息是全方位、立体式的，不仅需要自身的档案信息资源，还需要地区、自治区林业系统及系统以外单位的信息资源支持。因此，网络环境下，本站的档案信息资源应当着眼于档案部门获取档案信息、提供档案信息的能力，档案部门除了充分开发利用自身档案信息资源外，还必须积极构建利用外部网络信息资源体系。如在建设本身档案信息资源库的同时，可以将自己纳入全地区林业档案信息网络资源库中，以此实现信息资源共享。

第四，档案信息服务手段应当由传统向现代转变。随着以计算机技术为主体的现代信息技术的广泛应用，档案信息服务也随之发生了巨大变化，更快、更多、更便捷，是现代档案信息管理发展的必然趋势。在公益林管理站的实际工作中，会涉及到一些查阅公益林资源档案的情况，现在的方法基本上还是通过借阅文本档案原件的方法来进行，有时甚至是通过指派专人的方式进行，增加了工作量。比如阿勒泰地区林业局要查阅本单位自2005年实施河谷林封育项目以来，封育区内树苗生长情况，我们需要到林区拍照，派专人携带照片、文字材料送往地区林业局，或把这些材料装成一个档案袋带往地区林业局。这不仅耗费人力、物力、财力，且效率也不高。如果实现了公益林资源档案的网络化、信息化，我们可以直接通过公益林资源数据库查询功能进行调阅、更新、传送，就可以迅速、准确地为地区林业局领导提供所需的相关公益林管理信息，为地区林业局决策做好保障工作。当然，这是我们公益林档案工作信息化建设的发展趋势。

2.2 熟悉档案资源，广泛收集档案信息

档案信息资源是开发利用的物质基础，没有档案信息资源，档案工作就成了无源之水、无本之木，“利用服务”只能是一句空话。因此，多渠道、多途径地广泛收集档案材料，把坐等收集档案信息变为主动上门采集档案信息。因此，目前本站档案管理工作的一个重点就是面向部门、面向职工、面向社会、面向市场收集档案信息材料。一方面要放宽眼界、放大视觉，将一切有保存价值的档案与本站发展有关联的资料、文献、实体纳入档案收集范围。比如，在我们公益林管理站，每年都有50名森林管护员负责为所辖林区拍摄照片、记录声像等特殊档案材料，并及时存储到数据库中，使之成为可利用的数字化档案，为上级林业部门提供更为丰富的信息。另一方面，充分利用工作特点，通过热情、主动的服务，努力形成本站档案信息资源利用与收集的良性循环。

熟悉“家底”是开展利用工作、主动服务的重要条件。只有对各类档案从知之皮毛到全面娴熟，对档案工作各环节都应付自如，对室藏档案内容、数量、存放位置“如数家珍”，做到心中有数，才能有效地进行开发利用，为利用者提供高效、优质的服务，为本站发展提供决策保障。

2.3 做好基础工作，开发利用档案信息资源

档案信息资源的收集、整理、存储、检索、传输等是档案的基础工作。本站档案管理虽然有了长足进步，但在基础工作的各个环节，仍存在或多或少的问题，在程序规范和科学方法的应用上，还有一定的缺陷。因此，本站档案在基础工作方面应当做到以下几方面：

2.3.1 评查案卷，去粗取精

在本站档案管理中，存在一些保管期限不准、重份或无查考价值的文件，删除这些可有可无的文件可以节约储存空间，提高查阅效率。

2.3.2 重组案卷，规范归档

在档案管理实践中，存在一些组卷过厚、内容混杂的案卷，还有一些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，都需要重新填写、组卷。

2.3.3 严格按档案工作规程办事

档案工作要从基础、从点滴、从细节做起，严格按照相关法律、法规及各种规章制度进行收、发文登记，立卷，组卷，归档工作，做到来文即转、来图即发、来档必归，有效保证文件资料的齐全，并将归档文件目录及时录入微机，提高工作效率和利用效率。因此，档案工作人员应当从实际出发，结合计算机管理档案的技术要求，提高录入水平，从而保证分类准确、检索快速，达到档案管理的规范化和标准化。

2.3.4 档案人员必须转变服务意识

树立“以利用者为中心”和“用户至上、周到服务”为宗旨的服务意识和质量意识。在服务过程中，百查不厌，百问不厌，既要热情又要细致，既要主动又要超前，既要周到又要灵活，从而提高服务效率，优化服务质量。

3 结束语

开展档案编研工作是开发本站档案信息的有效途径之一。本站档案信息开发主要在于林业资源的利用、生产经营状况和科研技术等资料的提取、编研。在编研时，应当根据工作重点，主要把握林业资源特色、生产经营特点、科学技术应用等，有针对性、实用性地进行选题和编写。比如，本站管理着国家级重点公益林4.087万hm2，有88个林班、1 338个小班，各林班资源、人事档案材料基本上是以纸张为主的存储介质，难以永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用空间大，相应的管理成本也较大。如果能建立一套林班资源档案数据库，实现林班资源档案信息的电子化、信息化，达到更新及时、调阅方便、远程共享的目标，上级林业部门就能够及时、快捷、方便地了解本单位森林资源、林业管理等相关情况，为上级部门判断、决策提供方便。

总之，只有在开发利用档案信息资源方面最大限度地满足本站各项工作的需求，档案的价值才能得到充分体现。