垦区档案资料工作有关问题的探讨

张春梅

（黑龙江北大荒农垦集团总公司北安分公司 黑龙江 北安 164000）

档案工作与资料工作从广义上讲同属一个范畴，他们的工作客体都是通常所说的信息。所以各档案馆在做好档案工作的同时，也兼做了一定量的资料工作。就我们垦区的档案馆来看，都设有资料室，收藏和保管着一定量的资料。现对垦区档案馆资料室工作的有关问题作一探讨，使档案部门的资料工作有个长足的进步。

一、资料室工作在档案馆工作中的地位

资料室工作在垦区档案馆工作中同样处于极其重要的地位。这是由资料工作本身已经发挥的作用和其潜在效能决定的。

首先，资料可以提高档案工作人员的专业水平，完善专业知识结构，有利于档案工作人员向高层次发展。档案馆的资料室由于收藏了一批与档案工作密切相关的资料，因此有利于档案馆人员通过阅读这些资料，来不断充实和完善专业知识结构，提高业务水平，以利于指导档案工作实践。

其次，可以为档案利用工作提供方便。我们在工作中时常会碰到一份文献既有资料又有档案，而在利用时提供资料更为方便的情况。比如我馆资料室备有垦区分局党委发文副本，在特定情况下提供利用就较之档案要方便。因为分局党委、行政文件多、内容杂，所以在立卷归档时基本都是按问题分类的。如人事任免、各种批复等。但按问题分类，在掌握上很难做到标准一致，加上有些内容的档案数量极少，难免组卷混杂，给提供利用带来不便。但有了副本归入资料室，那么只需按利用者提供的大约时间或文号就能很快找到。又如“人事工作文件汇编”、“气象资料汇编”等资料，在提供利用时更为有利，能够比较集中全面地提供一方面的文件内容和基本情况。

再次，可以对档案起到拾遗补缺的作用。资料室中的各种内部刊物和专业性杂志，在某种情况下还能补充档案之不足。

由此看来，档案馆的资料工作对档案工作的主体和客体都具有十分重要的意义。它在档案馆工作中处于极其重要的地位，应当引起足够的重视。

二、垦区档案资料室的室藏结构及其特点

档案馆的资料工作，虽然从属于资料工作，有其共性的一面，但更应有其自身的室藏结构要求，体现出档案部门资料工作的个性特点。

1、与档案密切相关的特点。“档案部门的资料工作”相对“资料工作”来讲是一个概念。由于它内涵的增加，所以它应该具有与档案密切相关的特点，与之相适应的也构成了独特的室藏要求，与档案密切相关具体来说有两个方面。

一是与档案工作密切相关。这一特点要求室藏必须具备以下三方面资料：主要的是档案专业方面的资料，如《档案管理学》、《科学技术档案管理学》等档案专业方面的各类教科书；《档案工作文件汇编》、《档案分类法》等党和国家及本省市有关档案工作方面的文件和规章制度；《档案管理学辅导答疑》、《怎样做档案馆工作》等各种档案工作的辅助性读物；《档案工作》、《档案学通讯》及各省市的档案专业杂志。这些资料中有的是我国档案工作的政策和理论依据，有的是集中某一方面知识并且比较通俗化的资料，有的是新鲜经验、突破性的或是发展了的档案学理论。其次是相关专业的各种资料。如文书学、秘书学、情报学、图书馆学等专业的各类科教书，《国家行政机关公文处理办法》、图书分类法等国家和省市有关公文、图书工作的文件，《秘书工作》、《图书情报知识》等各类相关专业的杂志。这些资料对档案工作者来说也很有学习掌握之必要。因为文书是档案的前身，档案是文书的归宿。要想做好档案工作，首先必须搞好文秘工作。只有在文秘工作阶段打好基础，才能为档案工作提供齐全、优质的归档材料。

二是与档案内容密切相关。档案馆内的档案工作和资料工作可说是一对孪生兄弟。因此就资料内容来看也应以与档案内容密切相关的为主。如就图书而言，应以档案版、内部版或根据档案汇编出版的以及本垦区人编著的为主，其他图书为辅，对文艺性图书一般不必保存。就资料而言，应以各种汇编材料、各种专业性刊物、内部刊物为主（如党风党纪、垦区纪检、垦区审计等），以其他刊物为辅，而《中国青年》、《人民文学》、《大众摄影》等刊物可以不必长时间保存。就报纸而言应以全国性的、本省市和黑龙江垦区的为主（如《人民日报》、《光明日报》、《解放军报》、《解放日报》、《文汇报》、《农垦日报》等），以外省的和非一级政府、党委的机关报为辅。如此确定主辅关系是从档案部门提供利用出发考虑的。

2、突出地方性的特点。垦区档案馆是地方的特殊综合性档案，它“负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”它所保管的资料也应紧紧围绕有利于反映分管范围内历史面貌这一主题。为了使保管资料能从多侧面地反映出本地区的历史面貌，在为本垦区各项事业利用服务中与档案起到交相辉映的作用，室藏应具有以下几个方面资料：一是本地区的各种杂书和家剩宗谱。如我们就存有《北安垦区志》、《北安分局大事记》等等。二是本地籍人出版的著作和书画。一个地区由于历史悠久，必然会出现一些名人佳作。这些资料从不同角度反映了一个地区的历史风貌也应视作室藏结构之一。垦区收集、整理、编写、出版了《美丽的北安垦区》、《北安垦区历史沿革》等多部书籍、画册。三是有关描写和报道本垦区内容事件的各种书刊。如《赵光烈士》就是根据赵光地区我党打击土匪史实背景创作的。四是本地名、特、优产品资料。比如垦区木耳、白瓜籽、猴头、蘑菇等。五是上级出版的有本区内容的资料。

档案馆资料室的室藏结构要做到具有地方特色，这一工作深度较大、难度较高。从地方性这一要求的角度来看，大致是以上五个方面，但每一方面都还可以深入开掘。目的在于使资料室真正能从多方位地反映出本垦区的风貌。

3、具有连续性的特点。档案馆的资料室与高校资料室有所不同。高校的老师和学生到资料室查阅资料时，有针对性地、甚至是专指性地要找哪一份资料的情况并不多见，一般都是围绕某一专题，或课程查阅某一方面的资料。选材面较宽，即在同类型资料中带有很强的选择性和互补性。而到档案馆来利用资料的就不同，大部分都具有很强的针对性，甚至是专指性的。利用者要的是本垦区某人写的一本书，你给他其它书籍对他来讲并不需要。如果利用者要的是某日某报，你拿不出此报，那么给他再多的其它日期有的本报，对他来说也是不感兴趣的。

因此，我们档案部门的资料在采购各种资料时，一定要注意其连续性。由于到档案馆资料室利用资料有专指性的特点，所以从某种意义上说保存的资料宁愿种类少一些也切忌一类资料缺乏连续性。

三、资料室工作中存在的问题及对策

档案馆的资料工作与档案工作一样，长期以来是处于封闭、半封闭的状态之中的。这种状态对充分发挥资料的作用是极为不利的。长年来，资料室里除了档案人员在接待利用过程中提供一些相关资料外，主动前来查找的往往只有少数领导来借阅部分历史书籍和工具书。还有就是办公室等部门来查阅一下报纸。因此使档案馆的资料工作出现了以下三个问题：

1、室藏资料不丰，提供利用面不广。由于大家对资料室了解甚少，因此一方面不能充分利用现有资料，另一方面也不知为丰富室藏作努力。解决这一问题的办法只能是加强宣传，广开门路，扩大资料的收集范围。并且形成一种制度、使档案馆资料室的资料得到源源不断的补充。

2、资料保管的多，利用的少。在我区保管的资料中，用的最多的是档案专业资料。档案局、馆的同志经常从中获得知识、用以指导工作。而其他资料用得很少。解决这一问题的方法只能是资料的开放。要做好资料的开放工作，首要的是编制开放目录。资料开放目录形式的指导思想应是简明、确切。如对报纸，可每种报纸每月制一卡，而将每月中的社论、重要文章和有关本区内的或是本区人物写的文章逐一制卡；对各种专业刊物，可先每期制一卡，在随后将本期刊物中的法规性、理论性、经验性和本县人物撰写的文章制篇卡；对“报刊复印资料”也先每期制一卡，所后跟着排列全文登载的（除一些报道性文章外）文章的篇卡。其次还要搞好宣传报道工作。可以通过广播电视台向大家宣传并介绍资料的大概情况及利用方法和时间，尤其是要加强对垦区机关的宣传。随着资料室的开放，资料的利用率定会上升，保管的价值就能得到升华，而资料室的地位也会随之提高。

3、人员不落实，工作不规范。由于档案事业的迅速发展，业务范围广大，档案馆人员严重不足。因此，各馆资料室普遍没有专人负责，只有兼职人员。这样对资料室管理，提高资料工作水平很不利。垦区各级档案馆资料室配备一名专职人员该放到日程上来了。一个档案馆不能只考虑档案工作，同时必须考虑作为孪生兄弟的资料工作。