产品质检档案的管理

王进民

（黑龙江省质量监督检测研究院 黑龙江 哈尔滨 150000）

产品质检工作担负着保障国计民生、维权打假的重任。在产品质检工作中形成的资料、数据众多，记录着产品质量检验的全过程，是一种不可再生的资源。因此，做好产品质检档案管理工作对保障产品质检工作持续性发展有着很强的重要性。

一、产品质检档案管理工作的重要性

产品质检档案是质检事业发展的历史记录，是产品质检工作的真实过程原始反应。它不仅是质检工作维护法律法规和强制性标准的主要依据，同时也是上级主管部门对质量检验工作全面考核的重要内容之一，产品质检档案的管理工作直接体现了质检机构或部门的综合管理水平。产品质检档案作为质检工作的一个重要部分，在质检工作社会服务形象的彰示中具有十分重要的作用。为有效地全面提升质检部门档案的管理水平，推进质检服务机构的整体工作质量，特别是社会普遍对质检“把关工作”报以厚望的前提下，产品质检档案管理工作必须适应现代社会发展和新时期质检工作的发展需要，创新思路，与时俱进，以创新的观念、机制、管理来开拓产品质检档案管理的各项新服务功能。产品质检档案的收集、整理、归档管理工作规范化，能促质检工作管理水平进一步提高，使质检工作有案可查，并且查有实据，充分体现了质检工作的科学性、公正性和权威性。

二、产品质检档案的内容

（一）上级下发的产品监督检验、监督抽查文件或委托书，抽样指导书；（二）产品监督检验和产品监督抽查抽样单，企业产品委托检验协议，业务科下发检测部门产品质量检验通知单；（三）抽样过程中形成的照片，音像资料；（四）检验过程中形成的原始数据；（五）质检报告（软件光盘）；（六）产品监督检验和监督抽查工作汇总材料；（七）其他材料（质量管理体系文件、内审与管评文件、标准查新记录、检验方法研究记录、仪器检定校准计划及检定校准证书、质量控制记录、能力比对验证文件、技术档案、培训记录、客户抱怨与处理记录、仪器设备档案等）。

三、产品质检档案管理中存在的主要问题

（一）部分领导对产品质检档案管理工作的重要性认识不到位，导致在产品质检档案管理方面投入不足，以致出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况，没有达到规范化、科学化的档案管理。

（二）产品质检档案管理工作的信息化程度相对滞后。实现产品质检档案信息化管理要投入大量的人力、物力才能满足需要，但个别质检部门领导还没有完全认识到产品质检档案信息化管理的重要性，投入不足致使发展滞后。具体表现为：1.以建产品质检档案管理系统技术陈旧和设计功能不足，数据传输、处理和存储归档及提取产品质检档案信息能力难以适应产品质检工作发展需求。2.产品质检档案信息资源利用建设力度不足，缺乏统一规划。3.产品质检档案信息资源开发和共享程度还不够，需要进行整合和利用。

（三）产品质检档案管理缺乏专业人员是影响产品质检档案管理工作发展的瓶颈。档案专业人才匮乏，许多从事与产品质检档案管理工作打交道的同志都不是档案专业毕业的，对档案知识不熟悉，管理工作不规范，对于质检工作中形成的资料、相关文件归档意识不强。认为产品质检档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，没有意识不到产品质检档案管理工作规范化对促进整个质检工作的重要性。

（四）产品质检档案管理有的是用临时或聘用人员，这些人员工作流动性较大，人员变换、工作岗位变换较勤。如果档案管理制度不完善，变动时不能严格按照档案管理交接制度和程序进行，可能造成质检档案缺失、归档资料文件不全等问题，为今后质检档案管理带来不利影响。所以，质检档案管理人员不固定是影响质检档案管理工作发展的很大的一个因素。

四、完善产品质检档案的管理的措施

（一）提高认识，加强领导，是做好产品质检档案管理工作的关键所在

产品质检档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要加强领导管理力度，提高产品质检档案管理人员素质，通过任务分解，分项落实，分时检查的方式，将质检档案管理工作真正的纳入日常的工作中。在市场经济管理中，管好用好产品质检档案，对资源开发起着重要作用，产品质检档案作为产品质量检验工作的真实记录，对产品的质量起着特殊的“监督”作用。为此，必须采取一系列行之有效的制度、措施和资金投入加强产品质检档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证我国经济的快速发展。

（二）进一步加强产品质检档案的信息化建设

面临着产品质检工作在经济社会中的发展越来越重要，对产品质检档案信息化工作的时效性和有效性要求也越来越高，质检档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来完善质检档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使产品质检档案管理信息化更好地发展，我们要尽量争取领导的支持，使他们能够充分认识到产品质检档案管理信息化的重大意义，进而支持将产品质检档案管理信息化纳入质检工作整体信息化之中。当然，不同单位的产品档案管理信息化进程可以是不一样的，本着“满足需要，充分利用”的原则，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的单位，要鼓励其全面开展产品档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的单位，可以采用分步实施、逐步推进的方式。

（三）提高产品质检档案管理人员的业务素质

在经济时代，要想将产品质检档案管理工作做好，就必须有一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案管理人员队伍。要加强对现有产品质检档案管理人员的继续教育和相关业务培训，选择责任心强的人员从事产品质检档案管理工作。提高产品质检档案工作人员的素质，其中岗位培训是提高其素质的主要途径之一。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论，现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，使受训人员更能较快的掌握。还可以通过加强业务研究，来积极探索新的产品质检档案管理方法，以便适应新形势下产品质检档案管理工作的需要。

（四）加强质检工作的管理

产品质检档案管理工作连续性强，要认真研究产品质检档案管理工作中遇到的新情况、新问题，完善产品质检档案管理制度，加强产品质检档案管理的规范化建设，制定相关管理制度。在产品质检档案管理人员工作发生变动时，要严格执行档案交接程序，认真清点、详细登记，发现问题及时解决，以保证产品质检档案管理工作的持续性开展。

鉴于产品质检档案的重要性，作为档案工作者，我们要保护好、管理好产品质检档案。要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为产品质检档案的利用创造条件，提供方便。同时更要与时俱进、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥产品质检档案的作用多做贡献。