浅析如何加强人事档案管理

周湘梅

（湖南中医药大学 湖南 长沙 410007）

改革开放后，我国对于人才强国战略逐渐重视起来。在十一届三中全会后，中央确定了“尊重知识、尊重人才”的国策，提出干部队伍在建设上要倡导“革命化、年轻化、知识化、专业化”。2000年中央经济工作会议首次提出制定和实施人才战略的要求，并于2001年发布《中华人民共和国国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》，首次将人才战略提升到国家战略高度纳入到经济社会发展的总体规划。2002年中央和国务院制定下发了《2002-2005年全国人才队伍建设规划纲要》，明确了“实施人才强国战略”的指导方针、目标任务和主要政策措施。2003，又首次召开中央人才工作会议，下发了《中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定》，突出强调“实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务”。2007年，人才强国战略作为发展中国特色社会主义的三大基本战略之一写进了中国共产党党章和党的十七大报告。人才是支撑行业发展的主导因素，而建立健全科学规范、全面高效的人才管理体制机制是发挥人才特殊作用的基本保障。人事档案管理工作是人才管理体制机制建设的重要组成部分，加强人事档案管理为人才管理机制的科学运行提供了依据和保障。现形势下随着经济的快速发展而频繁进行的人事制度改革为人事档案管理工作提出了难题，人事档案管理与人事制度改革不相适应的问题也不断呈现出来。深入分析并切实解决人事档案管理工作中的突出问题，对于促进社会经济发展和实施人才兴国战略具有极其重要的理论价值和现实意义。

一、人事档案的意义和任务

（一）人事档案管理的意义

单位的人事档案是在人事管理活动中形成的，主要是记录和反映个人经历和德才表现，然后以个人为单位组合起来，以备上级部门的人事考察以及单位自身的人事管理。单位的人事档案主要是由上级人事部门对于单位工作人员的培养、选拔和任用活动中形成的，主要记载个人的经历、学历、思想品德、社会关系、工作状况以及奖励等方面的原始记录。也是单位个人自然情况和个人参与社会活动的记载的真实反映。因此，为了保存这些关系到个人和集体的利益问题档案文件，我们必须加强单位的人事档案的管理工作，无论是现在还是将来，人事档案的管理工作都是一件艰巨的工作。

（二）人事档案管理的任务

保证单位的人事档案完整与安全，这既是整个人事档案管理工作的重心，也是人事档案管理的每个环节的必要任务。我们要把维护档案完整与安全融入到档案管理工作理念中去，在档案管理中，我们要坚决要做到四不：不乱、不散、不坏、不丢，这也是我们做好档案管理工作的必然要求。

二、人事档案管理工作中存在的主要问题

社会在进步,人们的活动也在不断发展和创新,单位的人事档案工作作为个人发展的原始记录,为了跟上时代发展的需求，单位的人事档案管理工作必须要不断的发展，不断的更新，才能保证与时俱进,才能为社会主义事业的发展提供更好的人事资源。因此，原来的单位人事档案管理已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求，在工作中遇到了很多问题。

（一）人事档案管理工作重视程度不够

长期以来，国家对人事档案管理工作的思想认识度不高，只专注于经济和市场的管理。直到改革开放后实施人才强国战略以来，才逐渐认识到人事档案管理工作是中国特色社会主义市场经济发展不可忽视的重要因素，才逐渐引起各个部门尤其是人事劳动组织等部门的重视。但经济的高速发展与人事档案管理工作之间的差距在很长时间内仍然存在，在对待人事档案管理工作上的态度、理念等方面还没有彻底的转变过来。这是制约人事档案管理工作实现创新突破的主观因素，在一些行业或部门尤其是广大基层还没有开展人才登记、人才储备、人才管理等相关的人事档案管理工作。这样就直接导致人事档案管理工作相对滞后，没有充分发挥其促进经济发展的作用。

（二）人事档案管理设施投入不足

单位的人事档案工作是日常工作中的一项基础性工作，是做好单位人事管理工作的基础和前提，搞好人事档案管理，对于全面了解以及正确任用单位员工具有重要意义。所以当今的单位人事档案管理技术也应该随着社会的发展而不断更新。在整理人事档案管理过程中，部分单位是靠手工操作，这样既费时也费力，同时效率也低，与单位的现代化、科学化管理水平不相适应。单位对于人事档案管理工作方面投入资金较少，不能够实现设备和管理系统的快速更新，工作环境和工作条件的限制，直接影响了人事档案管理工作上工作效率的提高。

（三）人事档案管理机制缺乏创新

近年来人事制度改革不断深入，行业人才流动较为频繁，但在人事档案管理工作的体制机制建设上，已经完全跟不上人事制度改革的脚步。尤其是在人才流动管理上缺乏机动性，这样就很难保证人事档案的真实性和确凿性。更为严重的是出现各种档案遗失、擅自弃档、扣押档案或伪造档案现象，造成了人事档案管理工作的混乱。

（四）人事档案材料多有不实

单位的人事材料真实是人事档案的生命,同时是人事档案生存的前提,是其发挥其有效作用的基础。现在单位人事档案存在准确性、完整性及客观性差的问题，部分资料填写不实，档案内容的失真，将会给单位的人事档案造成严重后果。档案材料不真实现象主要表现为档案材料内容填写前后不一、材料归类不准确、档案材料短缺等方面。

（五）人事档案管理人员缺乏必要培训

绝大多数单位从事人事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏，这也成为制约人事档案管理工作发挥作用的主要因素之一。同时对人事档案信息的更新不及时或在信息更新中缺乏必备的基础依据，导致在人事档案管理工作中现实与记录存在差别，这就直接违背了档案管理的基本宗旨。

三、解决人事档案管理工作问题的对策和建议

伴随着我国市场经济体制的不断完善，传统的单位人事档案管理模式与市场经济体制已经不相适应。而我国人事制度改革也已经进入到不断深化阶段，人才强国战略也正在稳步实施。切实解决好人事档案管理工作中的现实问题，不但关系到社会经济的长足发展，也会极大发挥出人力资源有时乃至促进社会的公平正义。要解决好人事档案管理工作中的问题，就必须在全面分析这些问题的主要根源，并在此基础上在思想上、环境上、机制上和素质上加大工作力度，使得人事档案管理工作真正适应社会经济的发展要求。

（一）加强管理力度，提高档案管理人员意识

单位的人事档案管理做好、用好是单位发展过程中一项很重要的工作，而目前单位的人事档案管理意识已成为制约我单位人事发展的关键，所以单位领导及个人的档案意识需要加强，否则，单位的人事档案管理的发展就很难落到实处。因此，需要将人事档案管理工作作为单位的重要工作来对待，提高对人事档案管理工作重要性的认识，与单位各项事务同部署、同检查、同落实、同推进，与单位人事考核、资质评估等项工作充分结合起来，以发掘有用人才为根本推动人事档案管理工作的科学化、信息化进程。另外可借助人事档案了解单位员工在各个时期的表现，全面看待人事档案，为做好单位人事工作奠定坚实基础。

（二）强化技能培训，提升档案管理人员素质

单位的人事档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此人事档案管理人员的工作任重道远。单位的人事部门要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的人事档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位人事档案管理工作。同时还需要侧重于对人事档案管理人员的专业化培训，定期组织培训业务知识，努力提高工作人员的管理知识。另外需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的人事档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升人事档案管理工作的整体水平。

（三）加大投入力度，完善人事档案管理工作设施

要根据现实工作需求，不断加大管理资金投入，改善人事档案管理工作的工作环境，增强科技化信息化人事档案管理能力。充分将现代化设备与网络技术应用到档案管理工作中，制约人为因素对人事档案真实性的影响，保证人事档案管理工作的科学性和规范性。

（四）完善规章制度，强化人事档案管理工作措施

将人事档案管理工作制度建设作为开展人事档案管理工作的保障，对档案调取、移转、信息更新等相关程序要规范流程，大力推进人才资源信息的共享，推动人才合力匹配机制的建设和完善，真正发挥人事档案管理工作合理配置、合理促动人才交流的有效作用。要不断丰富人事档案的具体细节内容，使之更全面具体地反映个人信息，更能够为人才的挖掘提供有效依据。

四、结语

单位的人事档案管理工作是事业单位工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好单位人事工作的基本条件之一，单位人事档案管理工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量，涉及到每个工作人员的切身利益。为了适应新形势下的人事管理工作，必须努力提高人事档案意识以及加强档案管理人员的责任意识，努力提升档案管理人员的专业素质，努力实现人事档案管理的现代化，使单位的人事档案工作更好地为单位发展服务。

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