发展中的高校档案管理现状问题研究

李志华

摘 要：近十年来，发展中高校队伍迅速壮大，发展中高校这几年优先发展的是师资力量、学生数量、教学设备、基础建设等方面，而档案工作的发展则落后于其他方面。文章从发展中高校档案工作中存在的问题分析入手，研究发展中高校档案工作中存在问题的对策。

关键词：发展中高校 档案管理 现状 问题 对策

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）07-276-02

近十年来，发展中高校队伍迅速壮大，发展中高校这几年优先发展的是师资力量、学生数量、教学设备、基础建设等方面，而档案工作的发展则落后于其他方面。从档案管理机构的设置和人员配备、从硬件设备和资金投入都制约着发展中高校档案工作的发展，随之出现的档案管理上的问题也值得我们思考和研究。

一、发展中高校档案工作中存在的问题

1.对档案工作重视不够，档案意识淡薄。发展中高校从教师队伍到行政人员大部分档案工作人员档案意识淡薄,对档案工作和档案的重要性、意义缺乏认识，没有认识到档案工作在学校发展中的作用。近几年来，发展中本科院校为提高竞争力，将发展重点都放在了校园基础设施建设、提高教学质量和科研水平之上,而学校档案工作的发展则严重滞后于其它各项工作。在这种发展影响下，再加上档案部门的宣传力度不够，缺乏系统的规划和指导，各级领导、院系、处室和管理部门往往都忽视了档案管理工作的重要性。从而导致各部门为了自身利用方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致档案材料采集困难、不齐全、不完整。

2.档案管理制度亟待完善。发展中高校虽然也有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但整体来讲档案管理制度不健全、贯彻力度不够。发展中高校档案制度只有《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《国家档案局第8号令》等国家对档案管理的相关法律法规,没有校本特色的相关档案管理制度，有的虽然制定了一些档案管理制度，但执行起来不严格，缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，档案管理基本处于失控状态。在这种背景下，导致档案工作职责不明确、材料归档不及时、分类不规范、管理混乱，最终难以发挥档案服务作用。

3.档案管理队伍建设不到位。大多数发展中高校档案管理人员素质参差不齐，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏甚至于没有，大多数兼职档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训，业务素质偏低，专业性不强,工作意识落后。档案管理人员缺乏档案管理的专业知识和理论素养，对档案管理的重要性和严肃性认识不足，对档案工作只停留在常规管理上，对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考，严重影响到档案的利用和档案工作的可持续发展，档案管理队伍人员结构亟待调整。

4.档案立卷质量差。发展中高校在档案的立卷上质量差，使档案缺乏完整性、系统性。在档案原始材料的收集过程中，有的部门兼职档案员鉴别能力差、缺少经验，造成一些档案材料的原件缺失，在今后的档案利用中出现不完整性、不连续性，使档案的利用价值失去了意义。

5.硬件设备条件差。发展中高校的档案管理经费投入较少，使得一些硬件设备达不到要求，在档案工作中处处捉襟见肘，使得档案工作不能更好地向前发展。例如档案库房的规划不到位、保存档案的环境条件不达标、档案安全性得不到保障；空调、复印机、照相机、电脑、扫描仪等必备硬件短缺等等。

6.数字化档案馆建设步伐缓慢。随着近几年的科技的飞速发展，数字化档案馆建设迅速成为了高校档案发展的新趋势，而发展中高校的数字化档案馆建设却显得有心无力遥不可及。主要有三方面的原因：第一，数据库建设难度大。目前发展中高校甚至于好多老牌高校只是简单的档案数子化，并没有真正实现数字化档案馆。第二，档案利用共享目的难以实现。目前大多数高校的数字化档案馆建成后数据库只在本校局域网使用，不敢共享给外界，影响了数子化档案的利用率。第三，数字化档案馆建设所需的资金不到位，阻碍着数字化档案馆的发展进程。数子化档案馆的建设需要大量资金，而发展中高校的主要资金流向还不能兼顾到档案部门。

二、发展中高校档案工作中存在问题的对策研究

1.加强档案管理意识，扩大宣传。学校领导要重视档案的建设，把档案工作纳入学校日常工作计划，增加资金投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题。及时调整档案工作的机构设置，各管理部门实行领导负责责任制。增强全校师生档案意识，增强兼职档案员的档案责任意识，建立档案分室，兼职档案管理人员统一管理本部门档案材料，按期向学校档案科移交档案，组织定期或不定期检查或抽查，并在年终实行考核机制和绩效挂钩。学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识，让档案贴近教职工，提高大家的档案法制观念，使大家逐步认识到档案工作的重要性，从根本上理解、支持、参与档案工作。

2.完善档案管理制度，提高执行力。科学化、正规化管理档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循发展中高校档案形成的规律，制定、完善档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务，制定有校本特色的归档范围和保管期限，使档案管理做到有章可循，有据可依。在建立健全各项规章制度同时要明确责任，强化监督指导和落实，加大管理力度，促进档案管理工作的规范化。发展中高校应坚持集中统一管理的原则,理顺档案部门、各院系处室、兼职档案员之间的工作关系，明确各级各类人员在档案工作中的职责，把档案工作的考核要求纳入文明处室的考核范围，明确档案工作作为各部门业务建设的重要内容，各院系主任、处长负责，各方齐抓共管，共同建立行之有效的档案归档制度和模式，使“三纳入”、“四同步”真正落实，使得档案管理制度真正落到实处。

3.加强档案队伍建（下转第289页）（上接第276页）设，提高管理人员素质。提升档案管理者综合素质,强化为档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此档案人员综合素质的提高是做好档案管理工作的根本保证。一方面,档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识，还要不断扩展知识领域，优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的档案管理方法和技术，具备各个领域管理知识能力，熟悉档案的来源情况和产生工作规律。档案人员才能具备较高的综合素质，增强档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识，树立服务意识，积极开展对各管理部门兼职档案员的业务培训，使他们熟悉档案管理工作的各个业务环节的基本技能；主动加强与各管理部门的沟通协调，指导兼职档案员做好平时的预立卷归档，定期检查或抽查立卷归档工作，逐步提高兼职档案员的业务水平和工作能力。强化服务意识，提高档案管理人员的自身素质，加强档案管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对兼职档案员进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的档案管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校档案管理队伍的整体素质水平。

4.提高立卷质量，增强档案管理意识。立卷质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的立卷就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在各部门规范处理立卷的基础之上的。立卷人员要有非常强的档案意识，非常精湛的业务技能，才能做好档案材料的立卷归档。这就要求档案工作人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。立卷不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。发展中高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，培养求真务实、精益求精的工作作风。档案工作人员要热爱档案事业，明确自己的责任，以主人翁的工作态度，严肃认真地做好档案工作，把高度责任心、事业心贯穿在档案工作的各个环节。

5.增加档案建设经费，确保设备齐全。发展中高校要积极争取学校经费的支持，以多种形式申请，划拨档案专项经费。在每年学校的档案专项资金中，确定一定的比例投入到基本设备的建设中，保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器、空调等硬件设施。档案经费不足已经是目前制约高校档案工作发展的一个重要突出问题，好多高校都因档案经费不足而不能向现代化数字档案馆跟进。发展中高校应当加大在档案工作的经费划拨力度，在档案馆设备配备上要有超前意识和预见性，配备合适的硬件才能扩充档案发展空间，保障档案事业向前发展。

6.加强数字化档案馆建设。数字化档案馆是今后社会发展的必然趋势，最近几年，所有高校都在努力建设，纵观之下大致有以下几个步骤：第一，信息化采集归档。将所有的档案材料数字化应该难度不大，现代科学技术发展很快，各种数子化设备的应用大大缩短了所需时间。第二，数据库建设。数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进计算机专业人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库，确保档案馆建设正常运行。第三，档案管理软件的开发应用。有的高校有条件的话可以根据自身特点开发档案管理软件进行应用，快捷方法是安装专门的适合高校档案管理特点的软件，比如说“南大之星”档案管理软件等。第四，档案利用网络化达到资源共享。做好档案信息网络建设的标准化，保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。

[项目：山西大学商务学院院级课题项目：（YB2010053）]

参考文献：

1.石瑛.新建本科院校科研档案管理存在的问题及对策.文教资科，2010（7）

2.王涛，张凯.高校文书档案管理工作的现状分析及对策思考.科技创新导报，2011（7）

3.周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策.边疆经济与文化，2010（5）

（作者单位：山西大学商务学院档案科 山西太原 030031）

（责编:贾伟）