中小企业档案管理存在问题与对策

林苏

摘 要：中小企业档案对企业的发展有着重要的参考利用价值。由于受诸多因素的制约，中小企业档案工作存在管理不善等问题，表现在：档案管理意识淡薄；管理制度不健全；档案管理人员专业素养偏低；档案管理不规范；基础设施不完备等。解决中小企业档案管理问题的对策有：宣传档案价值，增强档案意识；加强制度建设，科学管理档案；加强业务培训，提高专业素养；注重基础设施，跟上时代步伐；提高服务意识，发挥档案价值。

关键词：中小企业 档案管理 问题 对策

中图分类号:G270文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）07-274-02

在整个国民经济发展过程中，中小企业占有十分重要的地位。中小企业在繁荣市场、增加就业机会、方便群众生活、推进技术创新、拉动民间投资、优化经济结构等方面，都发挥着十分重要的作用。中小企业各职能部门在综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动中，产生了各种形式的原始记录材料，形成了中小企业档案。这些档案对企业今后的发展有着重要的参考利用价值，是企业宝贵的情报财富。对中小企业档案的科学保管和合理利用，将产生巨大的社会效益和经济效益。但是，由于中小企业在经济基础、技术设备、人员配备、管理机制等方面受到诸多因素的制约，在档案管理方面，存在诸多管理不善的问题。这种状况若不加以重视和纠正，对企业或对社会都将造成无法弥补的损失。本文就当前中小企业档案管理存在的问题分析其原因及对策。

一、中小企业档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识淡薄

首先是中小企业经营管理者大多将追求经济效益最大化作为企业的重要目标，而忽略了档案管理的重要性。多数企业的负责人认为档案工作不能直接完成某项指标，或不能创造直接经济效益，因此，对档案工作重视不够，未能将档案管理工作放在重要的位置上；其次是中小企业工作人员档案意识淡薄，重用轻藏，图自己方便使用，不主动配合档案管理人员做好企业文件资料归档工作，造成档案收集难、归档率低，直接影响档案工作其他业务环节的进行。

（二）档案管理制度不健全

我国对企业档案管理有统一的法规，根据我国档案管理基本原则中“统一领导，分级管理”的组织原则，企业档案工作应该是在地方档案行政管理机构的统一领导下，管理好本单位的档案。但是，中小企业由于本身管理机制的制约，未能根据国家有关法规进行贯彻落实，也少有根据企业本身的特点制定切实可行的档案管理制度。而地方档案行政管理机构对于企业档案工作的指导和监督也缺乏力度。由于缺乏健全的制度规范和监督机制，所以中小企业档案的收集、整理、鉴定、保管等环节无法按章执行，从而造成重要档案信息流失，影响了档案管理工作的质量。

（三）档案管理人员专业素养偏低

由于中小企业受经济基础的制约，在人员配备方面也力求精简。一个职员兼多种职务的情况在中小企业中是常有的。据调查，许多中小企业的档案管理工作都是由办公室某一人员兼管，很少有设立专职档案管理员。这种兼职档案管理员，要么缺乏档案管理专业素养，要么由于一身多职，顾此失彼，难以做好档案管理工作。中小企业对档案管理人员的业务培训也不够重视，影响了档案管理人员专业素养的提高和视野的开阔。一些档案管理人员自觉学习意识不强，对企业工作流程和技术知识不熟悉，也无法适应新形势下中小企业档案工作的需要。

（四）档案管理不规范

中小企业档案管理不规范主要表现在：一是未能按时按质收集档案。根据国家有关档案业务建设规范，单位的文书部门或业务部门一般应在次年六月底以前完成上一年文件资料归档工作。但许多中小企业的档案收集工作未能按时完成，这就很容易造成档案资料的流失，导致档案收集不齐全。二是档案整理不规范。有的不及时整理档案，几年的档案推积在一起混乱不堪；有的对档案分类不明晰，缺乏系统性、完整性，查找利用很不方便。三是保管不安全。多数中小企业没有使用专门的档案柜存放档案，只是将档案存放在一般的文件柜中，既不利于档案物质上的安全，容易因潮湿和灰尘而受损；也不利于档案保密上的安全，容易泄露企业的商业秘密。

（五）基础设施不完备

一是保管档案的基础设施不完备。档案保管工作就是根据档案的成分和状况，为延长档案寿命而采取的一系列存放和安全防护措施，这些措施包括存放档案的库房、档案柜以及保护档案的“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）等。但许多中小企业在这些方面的设施并不完备，有的甚至几乎没有，致使档案寿命大大缩短。二是档案信息化的相关设施跟不上。随着信息技术的发展，大型企业信息化、网络化建设不断深入和完善，但是中小企业在信息化方面的相关设施还跟不上，如OA办公管理系统、档案网络管理系统等，或配备不全或没能及时更新，致使诸多相关信息捕捉不到，无法真正推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。

二、加强中小企业档案管理的对策

（一）宣传档案价值，增强档案意识

要大力宣传档案知识，增强中小企业人员的档案意识。通过电视、报纸、网络等各种媒介的专题报道和举办档案展览、专题教育、发布编研成果等宣传活动，让中小企业全体人员认识档案信息的重要价值和档案管理工作的重要性，都来关注档案工作和信息发展现状，从而提高档案意识。档案工作人员要督促和指导单位内各业务部门，重视文件的平时归卷和收集归档工作，只有全方位地增强档案意识，才能提高档案管理质量，实现档案信息增值，为企业和社会创造信息财富。

（二）加强制度建设，科学管理档案

地方档案行政管理机构应加大对中小企业档案管理工作的指导和监督力度。中小企业应在遵循国家大政方针的前提下，根据企业自身的具体情况制定可行性的规范和准则，把档案管理工作作为一项制度性任务来抓，为档案管理每一个环节制定完备的工作细则和监督机制。确保档案从收集、整理到保管、利用服务，每一个环节都落到实处。档案管理人员要对档案进行规范化、科学化管理，除重点管理好有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，还应根据本企业经营特点有所侧重，如：生产加工型企业重点要做好产品、销售档案的管理；研发型企业重点要做好知识产权、科研项目档案的管理；服务型企业重点要做好客户档案的管理等。

（三）加强业务培训，提高专业素养

档案业务培训是档案工作的一项重要基础工作。要加强档案业务培训，首先，必须根据中小企业档案管理人员的特点和要求，举办形式多样的培训班，有针对性地解决中小企业档案管理急需解决的问题；其次，培训的内容要跟上社会发展的步伐，及时将档案管理的新技术，新方法、新理念传授给受训者，增强档案人员与时代步伐相一致的时代意识，帮助他们更新知识，掌握新技术，以满足新形势下企业档案管理的需要；第三，要重视档案培训师资队伍建设。培训教师要具备过硬的专业理论知识和技能，熟练掌握档案管理工作的政策、法规、标准，了解现代社会有关档案管理的新知识和新信息，围绕档案工作的重点、难点和热点问题，有的放矢地开展培训，从根本上提升中小企业档案管理人员的业务素养。

（四）注重基础设施，跟上时代步伐

首先要配备保护档案的基础设施，根据档案数量的多少设立适用的档案库房或专用档案柜等，同时要适当采用“八防”措施，保证纸质及各种特殊载体档案的安全，以利今后的参考利用；其次要与企业的其他经营管理同步设计、同步规划，配套现代信息网络设备，保证档案信息管理与社会发展和企业发展要求相适应，把档案室建设成为企业信息中心。档案在企业科研、生产和改革发展中具有不可替代的作用，在档案管理基础设施上肯于投入资金，为企业全部档案信息的有效管理提供物质基础，将有利于企业档案管理的规范化和集成化，有利于档案资源优化，有利于满足企业对档案信息的利用需求。这种资金投入必将产生巨大经济效益，使企业得到应有的回报。

（五）提高服务意识，发挥档案价值

档案只有在提供利用服务中才能发挥其价值，档案提供利用服务，是档案工作的重要环节和根本目标。中小企业档案管理人员应充分认识档案工作的服务性质，提高服务意识。首先，档案管理人员应采取多种方法，调查了解企业内部的档案需求情况，全面掌握企业各部门的业务性质和需求动态，以便及时、合理地组织档案信息，提供利用；其次，要随时跟踪分析企业内部档案需求的变化，及时调整工作重心，有重点地整合专题信息，不断丰富档案内容，保证档案信息服务的准确性和及时性，提高服务效率和服务质量，充分发挥档案在中小企业经营和发展中的价值作用。

参考文献：

1.楼淑君.转型升级形势下中小企业档案管理问题与对策分析〔J〕.浙江档案,2011（6）

2.宗培岭.民营企业档案管理模式研究〔J〕.浙江档案,2005（2）

3.刘红远.如何在创新中完善企业档案管理工作〔J〕.价值工程,2011（11）

4.赵玲.如何做好新形势下中小企业档案管理工作〔J〕.兰台内外,2011（6）

（作者单位：广东女子职业技术学院管理系 广东广州 511450）

（责编:贾伟）