Excel功能在人事工作中的一些应用

陈跃龙，杨彦青，单雪君

(1.张家口职业技术学院，河北张家口 075000；2.宣化区建国街小学，河北宣化 075000)

人事工作中利用计算机进行各种职工福利的计算及管理已逐渐代替人工操作，人力资源自动化也已日趋成熟。利用计算机对人事工作的相关数据进行合理化处理简化了许多程序，其中微软办公软件中的Excel功不可没。由于Excel应用广泛，应熟练掌握Excel这个工作中必备的工具。

Excel是目前使用较广泛的一款办公数据软件，它的功能主要有对各种数据的处理、对数据进行统计及分析等，在财经、金融以及管理行业中被广泛使用。Excel强大的表格功能，大大满足了数据处理人员的需求，并且因其较其他软件在应用上更加灵活，所以，普通工作在对数据进行处理时经常会使用Excel。在当前高职学院的计算机教学中，Excel这部分内容主要体现在计算机应用基础这门课程中，但因教材针对性不强及学生认识不足两方面原因，导致学生在对其重要功能的掌握上并不理想。

高职学院学生一般在大一时开设计算机应用基础课程，其中就包括 Excel 软件。为提高学生的学习兴趣，加深学生对Excel应用的认识，应结合实例为学生补充相应的知识，如一系列使用较广的函数 ROUNDUP()、MAX()和 NOW()等，帮助学生学习并掌握核心函数的使用。下面以使用Excel计算职工考勤补贴为例加以说明。

一、准备人事数据表

将考勤数据按照要求制作成“人事数据．xls”并保存，如图一所示。

图一

二、建立考勤补贴明细表

考勤补贴明细表列标设置编号、月份、姓名、部门、考勤、考勤补贴及备注七个列标题。具体建立步骤如下：

1.通过 Excel新建文件，打开后将sheet1更名为“考勤补贴明细表”，然后保存文件，文件名设置为“考勤补贴.xls”。为便于调用“考勤补贴．xls”和“人事数据．xls”，将它们放在同一个文件夹中。

2.在“考勤补贴明细表”的第一行输入标题行，依次为：编号、月份、姓名、部门、考勤、标准、考勤补贴和备注。

3.输入第二行的“编号”数据(第一个职工的编号)。

4.输入第二行的“月份”数据。这里可以使用NOW()函数，用NOW()函数返回计算机系统当前日期，日期格式根据自己所需进行设置。

5.输入第二行的“姓名”数据。这里可以使用VLOOKUP()函数，这个公式的作用是自动从“人事数据”工作簿的“人事数据表”工作表中提取职工姓名。这里为“=VLOOKUP(A2,[人事数据.xls]Sheet1!＄A＄1:＄F＄37,COLUMN(),FALSE)”。

6.输入第二行“部门”、“考勤”数据。同上面的公式一样自动提取信息。

7.输入第二行的“标准”数据。为每个级别的人员输入其相应的考勤补贴标准。

8.计算第二行的“考勤补贴”数据。利用ROUNDUP()函数，并结合计算公式进行计算，这里为ROUNDUP(F2/22*E2,0)，其中“22”为本月实际应考勤天数。

9.修饰数据，设置格式。如数据居中、小数位数、日期格式为“××××年×形式”等。

10.利用鼠标拖动完成其余数据的计算，最终得出全表。如图二所示。

图二

三、生成考勤补贴汇总表

通过考勤补贴明细表，可以很容易看到每个人的考勤情况及考勤补贴所得，发放也显得更加明朗。为了便于查阅及领导审批，还可以通过这个表进行操作，生成考勤补贴汇总表。这可以借助“数据透视表”来实现这一功能。以下为通过汇总来建立工资汇总表：

1.选中“考勤补贴明细表”中的全部数据。

2.点击菜单项“数据”→“数据透视表和数据透视”，如图三所示。

图三

3.单击“下一步”，如图四所示。

图四

4.单击“下一步”，如图五所示。

图五

5.选择以上对话框中数据透视表显示位置为“新建工作表”，单击“完成”。如图六所示。

图六

6.拖动“部门”字段成为行字段，拖动“考勤补贴”字段为汇总数据项，双击 A3格，将汇总方式改为求和；最后将工作表改名“考勤补贴汇总表”。如图七所示。

图七

在图七中，纵列显示的是不同部门的工资总额，汇总方式为按部门进行求和。在其他数据处理工作中，也经常会使用数据透视表来进行相应的操作。

综上所述，使用 Excel 制作考勤补贴明细表，有三个优点：

1.快速对考勤补贴明细表中标题和数据行、列分隔，简单明了。

2.利用函数自动提取原始数据，减少重新录入的麻烦。

3.实时更新。当对数据源文件中相应数据进行修改、保存后，打开汇总表，点击更新按钮，汇总表中相应数据自动更新，使工作人员减少了重新核算的步骤。

Excel广泛地应用于数据处理行业，例如财务工作中的编制应收账表、固定资产折旧表、资产负债表和利润表等。平时授课中要对一些具有典型意义的实例加以分析和制作，总结应用比较广的技巧，教授给学生，让学生在思考中练习，学会举一反三，能够将技巧合理、灵活地应用到其他的问题中。高职院校应极力培养学生的动手能力，教授学生实用性强的知识及技能，为学生将来步入社会奠定坚实的基础。