Word中邮件合并功能的应用

王凯 洪晓艺

摘要：邮件合并是Word中一项强大的高级功能，利用它可以快速有效地按照格式要求批量处理文字和图片数据，生成Word文档，进而大幅提高工作效率。

关键词：Word；邮件合并；数据

一、邮件合并的功能特点

在日常办公中，使用Word中提供的邮件合并功能可以快速有效地按照指定格式批量的将数据源中的图文数据组织并生成Word文档，如批量制作打印荣誉证书、准考证、录取通知书、成绩单、工资条等。不仅极大的减少了重复性操作，提高了工作效率和质量，而且能保证生成文档内容、格式的统一。

实现邮件合并功能，前提条件是要有包含所需字段的数据源及已按照格式要求排版完成的一份Word文档作为主文档或称模板文档，之后就可以使用邮件合并功能将数据源中的数据合并到主文档并打印或输出目标文档。

本文从高校学籍管理中常用的学生学籍卡的批量制作入手，探讨邮件合并功能的应用。

二、带照片学籍卡的制作

1、设计主文档

主文档或称模板文档，包含文本、表格、格式设置等固定不变的内容。使用Word根据要求，结合数据源数据内容制作学生学籍表。

值得一提的是，主文档中如有使用表格管理数据的情况，需选择表格并右击打开快捷菜单，在级联菜单“自动调整”中选择“固定列宽”菜单项，用来保证合并后表格样式不会由插入数据元素的多少或大小而发生变化，尤其是批量插入图片文件时。此外，准备批量插入图片的单元格可以适当更改单元格边距，从而保证图片文件的显示效果。

2、准备数据源

只要能使用SQL语句控制的数据都可被用来作为数据源，如SQL server、Access、Excel等，因此邮件合并功能的实质即为对现有数据进行查询并显示。考虑到Excel在日常办公中使用频率较高，学生学籍信息的导入较为容易，在此选择使用Excel制作数据源文件，将数据录入到工作表中。

需要注意的是，如果邮件合并的数据元素有图片，只需将图片在计算机中的绝对路径录入单元格即可，但是需要把“”书写为“\”。如绝对路径为：“D:照片907001.JPG”,则应录入“D:\照片\0907001.JPG”，并确保在随后合并数据到主文档时，图片文件的保持路径不变。

3、合并主文档和数据源

打开主文档，单击“视图”菜单，选择级联菜单“工具栏”下的“邮件合并”菜单项，打开“邮件合并”工具栏。

单击工具栏按钮“打开数据源”，选择已准备数据源工作簿文件内的指定工作表，然后单击“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，将数据库域分别插入到主文档表格的对应单元格内，如图1所示：

使用邮件合并批量插入照片，方法与之前略有不同：在插入点单击“插入”菜单的“域”菜单项，在弹出的“域”对话框中选择并插入INCLUDEPICTURE域。此时Word会提示“错误！未指定文件名” 。在该提示文字上右键单击，选择“切换域代码”菜单项，其域代码为：{INCLUDEPICTURE *MERGEFORMAT}，在INCLUDEPICTURE后插入数据库域<<照片>>，再次“切换域代码”，虽然仍提示错误，但已可继续下一步操作。

单击工具栏按钮“合并到新文档”，将会自动新建Word文档“字母1”，该文档即生成的目标文档，其中数据库域中的文字内容将批量插入到固定格式主文档的学籍表中，但是图片域一般仍不能正常显示。此时可全选当前文档，按下功能键F9，图片随即刷新并显示。

由于主文档设计的学籍表内容不多，考虑到批量输出的目标文档中学籍表的篇幅只占半页，会造成一定的浪费，可更改主文档加以改进。将主文档中的学籍表原样复制一份并调整两表之间的距离使其在一页内显示，参照之前的方法插入数据库域，在第二个学籍表中第一个数据库域的前面使用“邮件合并”工具栏中的“插入Word域”按钮插入域“下一记录”，显示为<><<姓名>>，选择“合并主文档”后参照之前操作即可实现。

三、结束语

本文介绍了利用Word中邮件合并强大的功能，实现了文字、图片数据元素的批量插入，操作简单，易用性强。此外，邮件合并功能还能满足其他办公应用，如批量制作打印荣誉证书、准考证、录取通知书、成绩单、工资条。在实际工作中，灵活使用邮件合并功能，可以极大地提高办公效率。■

参考文献

[1]丁爱萍.计算机应用基础[M].北京:高等教育出版社，2008.136-141.

[2] 周建平、郭喜如. Word非常接触[M].北京:人民邮电出版社，2006.317-320.