电子文件与数字档案登记备份探析

李洪湖

摘要：随着档案载体的数字化，电子档案散失、损毁甚至篡改的现象时有发生，使得档案的完整性、可靠性和安全性遭到挑战。为使档案工作更好地为社会经济发展服务，浙江省建立了档案登记备份中心，奠定了做好档案登记备份工作的基础。本文从电子文件与数字档案登记备份的重要性、内容、工作方法等角度出发，探讨了中心的建设和发展。

关键词：电子文件；数字档案；登记备份

1 开展电子文件与数字档案登记备份工作的背景

为落实中共中央、国务院办公厅关于《电子文件管理暂行办法》的规定，浙江省委和省政府办公厅于2009年底印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》。2010年，在省“两办”召开全省档案工作会议，部署电子文件与数字档案登记备份工作之后，省档案局印发了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》，明确了档案登记备份工作的总体要求、范围形式、工作原则、具体任务、完成时间、组织保障等事宜[1, 2]。

2 电子文件与数字档案登记备份的定义

电子文件与数字档案登记备份工作是指由县级及其以上档案行政管理部门会同同级别的国家综合档案馆对本行政区域内的经过认证的电子文件与数字档案进行备份，主要包括对国家具有重要保存价值的档案，尤其包括重要民生领域、重点建设项目和重点经济领域等方面。该工作可以保证档案的法律凭证效力，实现档案的证据保全、证据锁定功能，保障档案信息的安全性，推动档案资源整合，构建适应新形势要求的档案信息资源体系、安全保障体系和监管服务体系[3, 4]。

具有原始性的、凭证性的一手电子文件与数字档案，能反映出国家和社会历史面貌，具有高度保存价值，需要进行登记备份工作。因为电子文件易损、易改、难以保存[5]，所以必须选择符合国际和国家标准的载体，在技术上做好迁移，进行有效备份。备份过程必须具备保真性，即采取科学的技术手段与管理方法，确保电子文件与数字档案在登记备份过程中始终保持与原始状态一致，确保其传达的信息具有法律效力和真实性。

实施电子文件与数字档案登记备份工作是我省档案部门贯彻科学发展观、推进档案服务工作创新的重要载体，是建立新世纪档案安全监管保障体系的重要途径，是推动我省档案事业发展的重大举措。但如何开展好此项工作，目前国内尚无成熟的方案，相关经验的积累也不够充分，所以，借鉴国内外同类项目的经验教训是非常重要的[6]。

3 电子文件与数字档案登记备份工作的重要性

各类社会活动中产生的大量电子文件，因缺乏高效管理，经常会发生损毁、散失甚至篡改的现象，挑战了以档案凭据为基础的社会信用；在检索技术先进和信息共享需求高度提升的今天，档案资源的分布不集中，共享方式落后，不能发挥其经济效益和社会效益；在档案载体由传统纸质逐步向电子化形式转变的过渡时期，数字档案的易修改性对原始性造成了巨大的冲击，其法律凭证价值遭到了置疑[4]。所以保证电子文件与数字档案的证据性，特别是解决医保、社保等关键领域电子文件在管理过程中存在的安全问题[5]，具有重要的意义。

4 电子文件与数字档案登记备份工作的内容

本工作主要包括登记认证和安全备份两项内容。登记认证是指由档案行政管理部门将对国家和社会具有重要保存价值的电子文件与数字档案进行登记，借助技术和管理手段获取档案的认证信息，必要时加以第三方身份可靠性认证，确定备份范围，以加强档案的监管。安全备份是指由各级电子文件与数字档案登记备份中心牵头，对本区域内经过认证的电子文件和数字档案加以备份，并在发生安全事故时提供证据保全和数据恢复服务[4]。

5 电子文件与数字档案登记备份的工作方法

5.1 建立健全的管理机制

需要进行档案登记备份的数据涉及面广，形式多样，因此在开展具体工作以前，应统一部署，明确部门责任，各级单位应充分发挥协调作用，安排专项经费，落实责任到人。

5.2 建设档案登记备份工作平台

各级单位应按照《电子文件管理暂行办法》的要求，因地制宜，建设各级档案登记备份工作的平台。要大力推进省档案登记备份中心的建设，努力建成市级及路桥、天台和温岭等县区级档案登记备份中心，争取在十二五期间全部建成。

5.3 纳入岗位责任制考核

要高度重视电子文件与数字档案的登记备份工作，发挥考核的杠杆作用，将此项工作纳入本单位的岗位责任制考核中，以引起各单位、各部门的重视。

5.4 定期报送

各单位应严格遵守省“两办”的规定，定期向同级档案行政管理部门和国家综合档案馆报送电子文件与数字档案的登记备份信息。可以用在线登记与光盘报送相结合的方式，按要求填报管理登记表，提供载体目录和文件目录信息，确保登记备份数据的完整性、真实性和安全性。

6 总结

电子文件与数字档案登记备份工作是新时期数字环境下档案工作服务不可逾越的问题，也是新时期档案保障体系的重要组成部分。虽然目前可借鉴的经验较少，但我们可以通过探索与实践，排除困难，解决问题，严格按照省“两办”和市“两办”的要求，统一规划、突出重点、分级管理、有效利用，作好电子文件与数字档案的登记备份工作。■

参考文献

1. 实施电子文件和数字档案登记备份战略的实践与探索. 浙江档案, 2010(11): p. 10-11.

2. 翁梅, 全面启动档案登记备份制度. 中国档案, 2010(09): p. 26-27.

3. 谢建云, 档案登记备份中心建设技术探讨. 云南档案, 2010(11): p. 10-11.

4. 翁梅, 谈谈电子文件和数字档案登记备份工作. 浙江档案, 2010(01): p. 38-39.

5. 蔡学美, 对档案登记备份工作的几点认识. 浙江档案, 2010(S1): p. 2-4.

6. 程齐凯, et al., 论登记备份过程中的数字档案保真问题. 浙江档案, 2010(12): p. 10-11.