医院档案材料集工浅析

刘洁

摘要：医院档案工作人员必须把开拓创新的精神和对国家医疗卫生事业的高度责任心贯穿于档案材料的收集工作始终，努力学习，更新知识，兢兢业业地做好医院文件材料的收集工作，为国家医疗卫生事业的再发展奠定坚实的基础。

关键词：医院 档案 材料 收集 工作

随着医院新技术、新业务的开展，各职能科室及临床科室不仅档案材料、档案门类日益增加，而且原来的档案材料收集模式和归档范围也大大改变，在这种情况下，为确保档案材料准确鉴定完整收集，科学管理，已成为档案工作人员的当务之急，因此必须下大力气收集齐全完整的文件材料。

齐全完整的文件材料是档案信息开发利用的先决条件。如何保证文件材料收集齐全完整是一项复杂烦琐的工作，说起来容易做起来难。由于医院运营庞杂，做好文件材料及时归档并保证收集齐全完整是一个比较难的课题，如果档案工作人员不及时收集，医院在社会活动（即：运营）中形成的有价值的历史记录就会流失，将对国家的医疗卫生事业的发展造成无法弥补的损失。如何做好医院档案材料的收集工作，应从以下几个方面入手：

一、目的明确为医疗事业的发展积累宝贵财富

医院档案室具有双重性质，首先它是集中统一管理医院全部档案的内部组织机构，是医院的一项基础工作，主要为医院各项工作提供服务，同时也是国家档案事业的最基层组织。做好这项工作，不仅是为医院服务，更是为国家医疗卫生事业积累宝贵的临床第一手医疗、教学、科研财富，为国家的医疗卫生体制改革及医疗卫生事业发展奠定坚实的基础。因此，做好医院档案工作责任重大，意义深远。要应对医院发展新形势下的档案材料收集工作，要求我们档案工作人员提高综合素质，开拓视野，更新知识，以高度的责任心严谨地努力工作。

二、调查摸底制定适应发展的新的归档范围

为有效解决人民群众“看病难、看病贵”问题，医院加大投入使医院各方面工作讯猛发展。为患者简化繁琐的就医程序，医院改革创新层出不穷，例如：为了提高工作效率所采取的合并科室、科室下设班组各负其责；新的诊疗技术的开展；大型设备购置的增加；医疗、教学、科研的立项与研究；工程建设项目的设立；医院文化建设的开展及对外交流的增多，给医院档案工作带来诸多变化和扩充。面对这些情况，档案人员就得从实际出发，调查摸底，具体问题具体分析区别对待，经过认真仔细周密地调查，进行反复探讨，制定出新的归档范围，明确各种文件材料的归档原则及归档时间，防止出现“有档不归”、“有文必档”和拖延归档时间造成归档材料丢失不完整的现象。

三、搞好宣传做好档案材料收集的准备工作

每年年初，在医院开展“归档月”活动。下发红头文件，并在医院中层干部会议上进行安排布署，加强领导。在医院院内展版上举办“归档月”活动专栏，进行宣教，使医院干部职工高度重视，认识档案收集归档工作的重要性。并对主管档案材料收集的各职能科室、临床科室、科研项目、工程项目、文化建设工作等的内勤人员集中培训，使大家熟练掌握档案材料归档工作程序、规范和操作方法，确保文件资料的收集归档工作顺利进行。

四、积极行动确保科技档案的完整收集

科技档案是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等的文件资料总称。对于医院的医疗科技档案则是医院医疗事业发展的重中之重，它不仅丰富了档案室室藏，而且是医院业务实力、人员素质的反映。而医院的工程项目建设则是具有特殊要求和规范的建设活动；医疗设备的正常运行直接关系到医疗质量，为了准确利用科技档案文件，档案人员应该积极做好科技档案的收集归档，必须保证科技档案的齐全、完整。

1、医疗科研方面：档案人员从科研项目立项、经费到位情况，到投入实验及结果的认证、临床使用率、结题论文等全过程进行跟踪、及时收集科研数据，进行整理、收集归档、编制检索工具、方便专业人员的利用。

2、在工程建设方面：从项目立项开始，到工程设计、招标、施工、竣工验收等一系列过程，进行全程参与，将每个环节形成的有价值的材料及时收集归档，避免遗失。最后将工程竣工验收报告，各专业的工程图纸全部收集归档。

3、在医疗设备方面：从可行性报告、请示、批复，到开箱清单、验收报告及各种随机说明书、使用手册及使用过程中的有价值的历史记录等材料全部收集归档。并将维修记录随时收集，以备再利用。

五、加强学习做好电子文件的收集工作

信息技术的迅猛发展，大量电子文件的产生、管理与利用已成为档案工作的重要方面，要管理好电子档案，必须熟悉了解电子档案的形成特点和性能，加强学习熟悉档案管理软件，从而构建一个高效统一、互联互通，信息共享的档案信息系统。

综上所述，医院的文件材料的收集要与时俱进，结合医院实际工作情况，从全局入手，遵循不断增加、更新、补充、完善的稳步推进的工作方法，来适应新时期医院档案管理工作的需求，并在今后的工作中不断探索，让档案管理工作为医院各项工作服好务，为党的医疗卫生事业服好务。■