从公司常见合同问题谈一线业务人员如何防控交易风险

[摘要]市场经济的开放性、科学技术的进步、科技手段的更新，促进经济交往、社会进步的同时，也给许多不法分子提供了更大的活动空间。特别是涉外经贸活动，经常采用互联网或其他即时电子通信技术，这些电子通讯方式由于具有远程和虚拟性，虽方便交流，但同時也方便了犯罪发生。下面笔者从企业常见合同问题入手，向企业一线人员介绍如何防控交易风险，如何正确看待电子证据、录音证据的效力，以期解决业务人员实践中的困惑，提高法律风险意识，降低经营风险。

[关键词]公司常见合同问题电子证据效力录音证据效力风险意识

说起法律风险防控，一般业务人员会认为是律师的事情，而非他们的事，然而“熟知并非真知”，一线人员对风险的防控作用远重要于律师，前者多是在“制造”证据，后者多是在“使用”证据。只有前者提供足够的“证据”资源，后者才能有发挥的余地。前者如防火，后者如救火。救火固然重要，但防患于未然更重要。业务人员在日常工作中应意识到，很多问题的发生或避免都是在业务进行中的瞬间可能就完成的，有时等不到你与律师沟通，而且一旦案发，大势已定，而这大势就是业务过程中形成的事实，这些事实就是未来案件可否胜诉的基础。下面笔者归纳几种常见的合同处理问题，以提示风险。

一、公司常见合同问题

（1）不签合同

目前，仍有不少企业习惯于口头承诺、君子协议的老办法，不从实际出发，不签订合同，致使在后期追责时发现不知道对方是谁，于此同时，没有细则，造成困扰。

南京某进出口公司在国内委托一些厂家生产货物，后货物出口至韩国某公司，该韩国公司又将此货卖至美国沃尔玛公司。业务交易量达数千万、历时一年多。在这一系列的对外交易活动中，该进出口公司与外商一份书面合同都没有，只有一个所谓的中间人在传递信息，甚至连自已付费的货代公司也与之没有合同，而仅是通过中间人介绍，导致通过货代出口的货物在提单上记载的托运人不是该公司，货代甚至否认与之有委托货运关系，不仅提单未给该公司，甚至也不告知提单实际交付给谁了？谁才是真正的委托人？据律师事后分析，很可能是给了那个中间人，但这个中间人在业务往来全是通过电话或很少的电子邮件与该公司联络，多数贸易是这个中间人承包的江苏某工厂的一两个业务员通过电子邮件或QQ与该公司联系，现该工厂破产，两个业务联系人下落不明，中间人先是失踪，后涉嫌犯罪被捕。目前，该公司面临不知向谁索赔的悲惨境地。而造成这一不利后果的原因，就是没有合同。这种不可思议乃至荒唐的事情在国内其实并不鲜见，所以说合同是重要的，如果在该案中，该公司事先与韩国公司签约，指定货物向美国公司交付，这是一点问题也没有的。然而，由于其与韩国公司无书面合，也无直接邮件、传真业务往来证据，韩国公司根本不承认其卖方地位，如果过程中该公司多一点风险意识，就会早点识破中间人的骗术。

（2）虽然签订了合同，但存在下列的问题：

1.同一事件有多份合同，且同一内容有不同约定。

如实践中曾出现过这样的一种情况：买方出具一份合同，约定管辖在买方，双方盖章确认，结果卖方也出具了一份合同，约定管辖在卖方。追忆形成原因，业务员说是当时卖方声称因公司内部登记需要，要在他们的格式文本上盖章，业务员认为只是同样的一个事情，没细看就直接盖章确认，导致对于管辖出现不同的约定。而管辖问题对一个案件非常重要，出现这样的问题，对纠纷解决会带来很大麻烦，实践中要尽量避免。

还有，常见同一内容，有多种不同约定，纠纷产生后，不知以哪种约定为准。这种情况也要在实践中尽量避免，如有新的约定出现，要记得前面已不适用的约定声明作废，这只需在新合同中加一句“之前约定与本协议约定不符的，以本协议约定为准”即可。

2.合同意思表示不完整，不能反映本意。

合同是交易双方的合意，当事人双方一定要以一个不了解情况的陌生人，不听你们双方介绍背景，看了合同就知你们要做什么为原则，起草和订立合同。这样才能真正地反映你们的本意。

3.意思表示明确，但形式要件有瑕疵。有些协议意思表示明确，但是形式上缺少必要的要件，功亏一篑。

南京某企业是某集团公司的子公司，其亏欠珠海某企业货款，珠海公司多次催讨，集团公司遂派财务主管处理（无集团的授权委托书）。后双方签署了一份备忘录，约定了时间、地点、交易方及集团公司加入债务履行的意思表示，双方签字确认，珠海方加盖公章，但唯独没有集团公司的盖章。在诉讼中，双方对于协议的效力、财务主管的代理权限产生争议，历时三年，耗费了大量的人力、物力，就是因为缺少了一枚印章。而在备忘录形成时，让集团公司盖章是完全可能的，这样就不会出现事后对方否认的情形，因铁板钉钉，他们想赖也没有机会。

（3）合同无原件，只有复印件、电子邮件、电话交流（口头），一旦有争议难以证明当初的合意。按民诉法等有关规定只有证据原件才可以作为有效的证据，所以没有原件的复印件等没有其他有效证据佐证的，是不能作证据使用的，而电子邮件涉及对对方身份的锁定等问题，其证明力有待进一步考证，下面将另述。

值得说明的是日常业务中大量存在的传真件，虽然传真件依法可以作为证据，但由于现今的传真件不像过去使用热敏纸，较复印件易于区分，现在经常难于区分传真件与复印件，所以从提高自我保护能力的角度看，最好传真之后要及时索要原件，或打印传真和往来的电话记录，以证明在特定时间从此设备收到或发出某传真。

（4）合同履行过程中的维权文件不注意及时形成或保留。

实践中，出现质量、货款、交货等问题，业务员一般会采用电话或邮件方式，以便快速联系。若能解决最好，但若仍不能解决，双方很可能就是否发出过相应的函件或通知发生争议，很多企业对此并不能举出有利的、固定的证据，从而承担了不必要的损失。因此操作中最好采取书面函件并邮寄，且保留相应的寄件凭证。以下是几种常见的合同履行中不及时维权的表现：

1.质量索赔不及时，或只有电话索赔，发现问题后，未及时固定对已方有利证据。

2.对合同相对方迟延付款或迟延交货行为没有书面的催告函，更没有寄出凭证且留底。

3.交货后，未及时索取对方收货的有效证据。有的常是中间货代的签收单，这是不足以证明有效交付货物的，一定要买方有有效签收货物凭证或事后确认收到货物的说明原件。

4.业务中间涉及他人代付款的，未要求对方出具委托付款说明，将来可能面临实际付款方要求不当得利返还的不利后果。

（5）主体认识错误与抵押有效形式问题，对于此类问题，需与专业人士多交流沟通，但业务人员仍应掌握基本常识，避免出现只收房产证或土地证，而不办理有效抵押登记手续的事情发生。另外，主体掌握不准时，可采用在与实际供货或付款方签约的基础上，另外让其他关联方出具担保的方式，这样可最大程度地保护已方的利益。

二、新兴电子数据证据、录音证据的效力

（1）电子数据证据

目前电子邮件等电子数据证据越来越来越多，如何认定其效力？原则上而言，电子证据可以作为证据提供，但是由于电子证据本身存在易被篡改的性质，如果不利用专业的手段、借助特殊的工具和人员难以确定其真实性，所以在实践中若采用了电子类的联系方式，需事前做好电子证据的提取与固定准备.为此，业务人员可以事先在合同中约定用于交易联系的双方邮箱或其他联系方式，若出现变更时，及时要求对方确认最新的通讯方式。这种确认和事先合同约定的形式，要采用传统的纸质文本，且让对方签名或签章。

（2）录音证据

录音材料由于同样存在易编辑、串改等问题，难辩真伪，实践中在证据使用上的把关很严。虽然最高人民法院2002年施行的《证据规则》规定，录音材料原则上可以作证据，但前提是有其他证据相佐，且不能损害对方利益、他人利益和公共利益。这一点值得引起业务人员的注意，不可对录音证据的效力期望过高。

三、结论

通过上述企业常见合同问题的归纳总结，业务人员只要在实践中有效防范，避免发生上述问题，并在实践中多一份警觉，在合同履行过程中发现异常时，及时补救，固化变更的信息，或及时与专业法律人士沟通、咨询，就一定能将交易风险降到最低限度。

作者简介：迟桂荣，江苏高的律师事务所合伙人、南京理工大学紫金学院兼职教授。