会计档案管理是财务管理工作的重要环节

赵晓菊

[摘 要] 我国经济全面高速发展，会计制度与国际会计制度逐步接轨，加强会计档案资料的管理日益重要。

[关键词] 会计档案；财务管理；管理制度；管理人员

目前我国经济全面高速发展，会计制度与国际会计制度逐步接轨，加强会计档案资料的管理日益重要；管理好会计档案，对于维护正常的社会经济、政治秩序至关重要；加强会计档案管理并保证会计信息的全面有效利用，是财务管理工作不可缺失的重要环节。

一、会计档案在单位正常的工作、生产和科研等方面，具有不可低估的利用价值。主要是：

（一）会计档案可以为制定经济计划、进行可行性研究、科学的经济决策提供各种有用的信息，为研究指导国家经济建设提供可靠数据和可比性资料。

（二）会计档案对保护国家财产，监督国家财务制度和财经纪律的执行情况，打击经济领域犯罪活动和反对不正之风，有着重要的作用。

（三）会计档案是管理经济活动的历史真实记录，是研究社会经济文化、经济发展规律的可靠史料。

（四）会计档案是机关事业工作、企业管理的必要手段和工具，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

二、管理会计档案如此重要，但目前会计档案管理的现状令人堪忧，不少单位会计档案管理工作没有受到重视，缺乏明确认识，会计档案管理制度不健全。其主要表现在：

（一）没有统一管理会计档案的标准，现存会计档案的标准，现存已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类的档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号。

（二）对装订没有统一要求，纸张大小不一，外观不整齐，不同版本的计算机软件所适用的凭证纸不一致，装订很不美观。

（三）对电算化中生成的会计信息记录没有统一的管理，电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，由于软件的变更、升级，使原有的数据在新软件中不能读取，或低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，造成大量数据资源的浪费。

（四）会计档案交接手续不完备，多数应归档的会计资料散落于不同经办人手中，造成资料不全。

（五）缺少专门管理人员，不少单位没有设置专职会计档案管理岗位。由于技术上的原因，往往没有将财务报表、上级有关文件、合同、财务制度及主要财务活动等资料归档。

三、鉴于上述，应采取以下措施进一步加强会计档案的管理：

（一）配备合格的会计档案管理人员，不拘一格，择优选聘，把好人员入口关

要选择那些忠于原档，忠实守信，保守机密，甘于寂寞，不图浮华，严禁求实，不畏权势的管理人员，将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。同时加强对会计档案管理人员的专业技能培训，定期对会计档案管理人员的专业技能培训，定期对会计档案管理工作进行监督、检查，对不符合规定要求的会计档案管理方式和案卷质量，及时给予纠正。另外，制定必要的奖惩措施，奖勤罚懒，将物质奖励、精神奖励结合起来并与相应处罚同步进行。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质不断提高，促使其安于并乐于从事会计档案管理工作。

（二）进一步完善会计档案管理工作制度

抓住基本环节：①完善档案归档制度。收集资料是档案管理的起点，不仅要保证会计档案齐全完整、信息准确，还要保证质量。在整理过程中，要区分各类档案归档的范围、时间、要求和手续，做好档案的分类、组合、排列、立卷、编目工作，装订要求坚实、整齐、美观。装订前要去掉大头针、回形针等金属物，以防锈蚀影响字迹。会计电算化系统开发和使用全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。②严格建立档案保管制度。首先，严格执行安全和保密制度，保证会计档案完好无缺，做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀等。要安排专人负责保管会计档案，有关单位、人员要定期不定期地检查会计档案的保存情况，严格按规定程序和技术方法处理档案保管中的问题。③建立严格的借用手续制度，查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要出具介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。④ 建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介制，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介制，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案定期检查、复制、防止信息丢失。

（三）配置必要的硬件设施，逐步实现现代化管理

存放会计档案的场所要保持清洁，温湿度适宜，具备防尘、防磁、防潮等硬件条件，为保证电子会计档案信息的安全，要制定防范计算机病毒的措施，强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。现代会计核算已普遍使用计算机软件处理账务、账款及固定资产，在会计电算化的基础上完善财务管理，又将计算机技术扩展到采购、生产、销售环节，计算机对形成的信息进行收集、加工及处理，实现了无纸化办公。可以预见，会计档案存档也必将实现电子信息化管理。档案现代化管理、档案信息数字化、档案管理网络化，将是档案现代化管理的发展趋势。

（四）提高思想重视程度

各级领导应充分认识科学管理会计档案的重要性，督促有关制度的建立和贯彻落实。要进一步加大宣传力度，学习、宣传《档案法》和《会计档案管理办法》等法规制度，增强各级领导和广大职工的档案意识。同时，要加强对《会计档案管理办法》的专项检查，宣传利用会计档案解决问题的典型事例，为领导提供参考。大力开发档案信息资源，组织编写会计档案研究史料，为经济社会建设服务。

会计档案是国家制定有关方针、政策及国民经济和社会发展规划的重要信息源，同时，也是维护国家正常的社会经济、政治、文化秩序的必要条件。为此，必须加强会计档案管理，完善财务管理工作。