信息化条件下高校财务管理流程的优化

高新宇 李祥艳

［摘要］ 信息技术的发展使得传统的高校财务管理流程不再适应实际管理的需要，本文根据流程再造理论，分析高校实际管理中的业务流程和财务管理流程及其存在的缺陷，提出了通过优化信息处理过程来优化财务管理流程的理念及其具体措施。

［关键词］ 高校；财务管理；流程；优化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 11. 008

［中图分类号］G475 ［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）11- 0015- 03

1流程再造理论与高校财务管理流程

在工业化时代，人们一直依据劳动分工的思想来建立和管理企业业务，把工作分为最简单、最基本的步骤，由各自相对独立的部门依次完成。２０世纪６０年代以来，信息技术革命使企业的经营环境发生了很大的变化，原有的以劳动分工思想为主的管理方式已不适应企业的发展需要，于是出现了业务流程再造理论。该理论认为企业管理的理念是：把工作任务重新组合到首尾一贯的工作流程中。

高校基于劳动分工的思想把学校分为人事处、财务处、教务处等职能部门，财务管理流程也是基于这种管理模式形成的。在信息化条件下，这种财务管理流程显现出许多弊端，因此必须改变传统的工作方式，依据流程再造理论对财务管理流程进行优化。

2高校财务管理流程分析

2.1 高校财务管理流程

不同的学校，由于管理方式的不同，导致其财务管理流程有很大的差异，通过对实际财务流程进行抽象，可以将高校财务管理过程中涉及的流程概括为两类：业务流程和财务管理流程。

2.1.１ 业务流程

高校的日常业务中与财务管理相关的业务包括学生管理、工资管理、预算管理，筹资与投资不属于日常业务，本文不做讨论。

（１）学生管理流程。招生处录取学生，将学生信息传递至财务处，财务处将学生信息录入计算机，依据此信息向学生收取学费。学生处将学生资助金发放表传递至财务处，财务处按照资助金发放表发放资助金。

（２）工资管理流程。人事处将工资发放表传递至财务处，财务处按照工资发放表发放工资。

（３）预算管理流程。预算执行单位填报预算申报表，财务处汇总各预算执行单位的申报表，汇总、审核生成全校预算方案，然后由预算管理委员会或者校长办公会等预算最高决策机构批准通过。预算执行单位根据经批准的预算方案向财务处提交付款申请，财务处审核后提交至主管校长或者校长审批，付款申请经审批后由财务处付款并进行账务处理。

2.1.２ 财务管理流程

财务管理主要包括财务计划、财务控制、财务评价等活动。依据信息在财务管理活动中的传递过程，可将财务管理流程抽象为信息采集、信息加工、信息报告3个流程。

（１）信息采集。信息采集流程主要是从业务流程中采集基础信息，为信息加工流程服务。高校财务管理中需要采集的信息主要有学生信息、学生资助信息、人员工资信息、付款申请等。

（２）信息加工。信息加工是财务处对由业务流程中采集的信息进行汇总、审核，然后对其进行账务处理，将处理结果保存在各类账簿中。

（３）信息报告。信息报告是以账簿为依据，编制内部报表和外部报表，用于提供管理信息、决策信息，提交给学生处、人事处、教务处等部门。

从信息处理的角度看，财务管理活动都体现为信息传递过程，信息采集、信息加工和信息报告相互联系，相互配合，服从于总体目标，形成一个有机整体。

2.2 传统财务管理流程的缺陷分析

面对信息技术的挑战，传统财务管理流程不再适应高校的实际管理情况，因此，深入分析传统财务管理流程的缺陷，对于优化高校财务管理流程，提高高校财务管理水平具有重要意义。

2.2.１ 财务信息与业务信息分离

传统的财务管理流程是按照劳动分工的思想设计的，高校按照职能划分为不同的部门，每个部门负责一部分业务。由于思想和技术的制约，业务部门在向财务部门传递信息时以资金信息为主，业务流程中大量的管理信息并没有传递至财务部门，结果同一业务活动的相关信息被划分为资金信息和非资金信息，被分别保存于业务部门和财务部门。这种管理流程不仅使得流程环节增加，增加了信息传递的难度，而且容易导致财务信息与业务信息不一致和信息隔阂，难以提供完整的管理信息，给管理决策带来困难。

2.2.２ 财务信息滞后于业务信息

任何组织的资金流都是伴随着业务流流动的，但是在传统的高校财务管理流程中，反映资金流信息的财务信息往往滞后于业务流信息。财务管理活动中的控制功能往往都是事后控制，使得高校无法从效益的角度对业务活动进行实时控制。主要原因在于，财务管理中所需的信息都是在业务发生后采集的，而不是在业务发生时实时采集；财务部门对滞后的信息进行加工，不能及时生成管理所需的信息；财务报告不能直接使用，往往需要经过若干加工才能供管理者使用。在信息化条件下，这种缺陷削弱了财务信息的有用性和财务的控制力度。

2.2.３ 业务信息采集困难

当信息技术应用于高校管理活动时，由于没有对现有的工作流程重新设计，仅仅简单地将各部门的业务用计算机处理，并没有发挥信息技术的优势。高校没有统一的规划和设计，各部门按照自己流程加工数据，部门业务流程之间没有规范的数据接口，部门之间信息传递仍然以纸质信息为主，大大增加了部门之间的信息传递时间。比如，人事部门将人员工资信息传递至财务部门时，财务部门仍然需要再次将人员工资信息录入财务系统中；预算执行单位执行预算时，首先将纸质审批单层层审批，财务人员再将审批后的付款申请手工录入计算机进行账务处理。由于业务信息需要财务人员重新录入财务系统中，一方面，会加重财务人员的工作负担，使财务人员用于管理的时间减少；另一方面，使录入财务系统中的业务信息差错率上升。

3 信息化条件下高校财务管理流程的优化

3.1 财务管理流程优化的主要理念

既然从信息处理的角度可将财务管理流程分为信息采集、信息加工和信息报告，传统的财务管理流程在信息处理过程中存在许多缺陷，那么我们可以从优化信息处理过程的角度来优化财务管理流程。因此，高校财务管理流程优化的主要理念是：以系统思想规划和设计高校管理流程，把高校视为一个有机整体，使各个业务流程实现无缝对接，信息在各个业务流程中可以畅通地传递，信息传递的起点是业务部门而不是财务部门，财务管理是信息传递链条上的一个环节。

3.2 财务管理流程优化的具体措施

3.2.１ 从学校整体的角度设计财务管理流程

在规划和设计财务管理流程时，从学校整体的角度出发，统筹考虑、统一规划各个部门的业务流程，使全校的业务流程相互联系、相互配合。财务管理流程的设计基于高校各项业务发生的完整流程信息，而不仅仅是财务管理所需的信息，财务部门可以实时地从其他部门获取业务信息、实时处理信息、实时对外发布信息。

3.2.２ 将业务信息嵌入财务管理流程中

高校在开展各项业务活动的同时，将业务的相关信息传递到财务部门，财务部门根据业务信息及资金信息进行业务处理，生成含有业务信息的财务报告，为管理者提供有用的决策信息。财务管理改变原有的管理方式，将管理活动的范围扩大到业务部门，直接关注业务过程，实时控制财务风险，真正做到让财务人员参与实际业务的管理。

3.2.３ 利用信息技术实现直接调用业务信息

在传统财务管理中，财务管理所需要的信息的录入都是由财务人员完成的，在信息化条件下，应将信息录入的起点延伸至其他部门。学校制定统一的信息传递编码，各部门的管理系统具有统一的数据接口，业务信息可以实现跨部门传递，这样在财务管理中就可以直接调用业务信息。比如在预算管理中，预算执行单位提交付款申请，财务人员可以实时查询付款审批情况，并能直接调用该信息进行账务处理。通过直接调用业务信息，可以使财务人员从日常信息录入中解脱出来，更加关注学校的业务过程，实现财务的管理职能。

主要参考文献

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