浅析新时期档案信息化建设

常艳

以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代——信息时代，人类社会生活的方方面面无不打上了信息化的烙印。近年来，随着档案信息化建设的逐步深入，档案信息化建设已取得一定成绩，数字化档案管理水平也有了较大的提高。但同时，也存在一些不容忽视的问题。因此我们应对档案信息化建设中出现的问题进行认真思考，提出相应的解决办法，以便为档案信息化建设提供依据，更好地为国家的事业发展提供优质服务。

1 目前档案信息化建设存在的突出问题

（1）档案信息资源管理技术手段和管理方式落后。由于计算机及网络技术的普及, 使档案信息化发展具有了电子化文件、网络化传递、数字化存储和动态化管理的特点。然而，由于当前计算机软件没有进行整体规划性开发，使得软件在实用性、通用性等方面存在明显的不足；档案信息规范化统一的分类编码标准不统一、不完善，使得管理业务和技术标准都无法明确；由于缺乏完善的系统管理、网络技术的支持，使得档案管理网络化出现一定程度的混乱。这些都影响着档案信息的交流，制约了档案信息化的建设。

（2）档案人员素质不高，难以满足档案信息化的要求。据了解，当前档案人员普遍学历较浅，业务素质不高，部分档案人员缺乏档案专业知识，文化水平参差不齐，档案人员中，大、中专毕业的人员少，档案专业毕业的则更少。过去从事档案工作的老同志对纸质档案有着熟练的专业技术和管理方法，但不懂利用计算机来进行文件的形成、信息的存储、检索、传输等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得通讯技术和计算机网络知识，对档案管理的专业知识、保密原则却知之甚少，他们没有经过专业培训和系统的学习，只是以基础的微机知识来进行管理档案。诸如此类的问题，严重影响了档案信息化事业的创新与发展。

（3）档案经费严重短缺，阻碍了档案信息化的发展。要发展档案工作，没有经费不行，进行档案的信息化管理，经费跟不上更难于实现。我国各行各业在市场经济条件下进入快车道，随着生产迅猛发展，档案卷册也越来越多。有的单位箱柜、图架、库房等装具已满负荷，压力越来越大，档案管理的物质条件已远远不能适应。库房小，设施差，手段落后，设备老化，直接影响档案保密、安全和开发利用。档案部门经费普遍紧缺，先进的档案设备和装具难以到位，购置微机、复印机、录像机、密集架、缩微等设备提不到议事日程。经费不足，是造成档案现代化相对滞后的主要原因，能不能保证档案经费，是能否实现档案信息化的重要前提。

（4）档案服务方式落后。传统的档案管理工作基本上采用封闭或半封闭的管理方式，档案信息服务采取的是等客户上门的被动服务。而在新时期档案信息化面对的是远程的利用者，服务方式是透明、公开、全方位的，服务质量必须高要求。但一直以来，档案部门都是“重保管轻利用”，因此它不可避免地影响到档案信息化建设的进程。

2 实现档案信息化的基本策略

（1）提高档案工作水平，使之标准化、规范化。档案标准化是档案工作进行信息化管理的前提和保证。因此，档案信息化建设必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序、技术标准，制订出适应我国实际要求的技术标准和规范。只有这样，才能真正解决档案信息的畅通问题，才能实现档案信息资源的共享，才能实现数字化档案信息资源的现代管理。

（2）造就一支高素质的档案人才队伍。在档案资源信息化的进程中，要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理的基础理论知识，还要掌握电子计算机基本理论知识以及网络技术基本技能，能够熟练地运用有关技术进行操作与管理。因此，在新时期培养档案工作人才，必须有针对性：一是进行政治思想教育，使其保持较高的政治素养，增强其事业心，有着强烈的责任感和使命感，愿为档案事业勤奋学习，钻研业务。二是加大对在职档案人员的培训力度，转换陈旧的管理思想和手段， 提高档案人员的业务水平，使他们能够快速掌握计算机基础知识、网络知识及相关技术，从而适应档案信息化建设的发展。三是进一步改善档案工作人员的工作条件和生活待遇，充分调动档案工作者的积极性、主动性和创造性。

（3）多渠道获取经费支持。首先，各级政府要站在全新的高度，提高认识，加大财政投入的力度，舍得花力气、下功夫为档案现代化创造物质条件，切实在经费上给予保证。要把档案工作信息化工作列入国民经济和社会发展的总体计划中，按照财政预算收支科目所规定的款项，将档案经费纳入正常的计划。其次，档案部门也应该努力提高自身的工作水平，以自身的积极作为赢得应有的地位，争取更多的经费支持；同时，要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息，以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。

（4）创新档案信息的服务方式。档案信息化建设是以充实信息库的建立为重点，但其终极目的还是为了应用。对档案管理部门来说，要努力做到帮助利用者找到其所需要的信息，同时也为利用者提供便利的条件。档案信息的用户群体的不同，所处待遇会出现差异，处于上层或近处的利用者在设备和资源利用方面更受重视，但下层和远程的利用者的需求往往被忽视。档案信息化过程中必须采取有效措施解决这个问题。将档案信息化的建设与公众利益紧密联系在一起，使资源分配和获益情况更为均衡，甚至更侧重于弱势群体，使档案信息化建设目标与国家提出的建立和谐社会的目标相吻合。

总之，档案信息化建设是一项复杂而艰巨的工程，需要长期细致的工作。在新时期，我们要与时俱进，提高认识，抓住机遇, 积极探索信息时代档案工作的新思路，加大档案软硬件设施的投入，完善档案信息资源建设，赋予档案工作一个全新的局面，更好地为国家和社会服务，创造更大的经济效益和社会效益。

参考文献

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[2]周风云,赵焕中,姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路.山东档案,2004(2).

[3]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯,2004(5):29-32.