对高校图书馆与院系资料室融合发展的探讨

尹佩华

摘 要:本文以华南理工大学为参考探讨了高校图书馆与院系资料室现状,分析了目前环境下,只有走融合发展、资源共建共享之路,才能发挥各自的优势,最大限度地满足读者对信息的迫切需求;并从时代发展的必然性和网络技术支持的可靠性等方面进行论述。

关键词:高校图书馆院系资料室融合发展

中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)07(a)-0255-02

高校图书馆与各院系资料室是高校图书情报工作运行的两个主要渠道,担负着为高校教学、科研服务的重要任务,由于长期各自为政,使得知识、信息以及文献的交流共享、开发利用受到极大地限制,很难适应目前时代的发展。因此高校图书馆和各院系资料室要更好地为教学、科研服务,必须走资源共享、融合发展的道路。

以下是笔者以华南理工大学为例对图书馆与各院系资料室详细的情况分析和要实现融合发展的一点建议。

1图书馆与各院系资料室的共同性

(1)图书馆是学校的文献信息中心,各院系资料室是该中心的一个组成部分,共同的一点是他们都是保存图书资料的场所,文献信息交流是两者工作的实质,他们都是以图书、资料、情报为工作对象,通过对大量知识信息资料的搜集、整理、保管、传递、研究等技术方法,对文献资源进行开发利用,更好地服务于教学和科研工作,所以如果两者能有机结合,共同融合发展,那二者必将发挥更大的服务作用。以华南理工大学而言,全校总共31个大大小小的资料室,要是这31个资料室都能和图书馆充分融合,那么本校的图书情报工作将更上一步新台阶。

(2)随着网络的普及和现代信息技术的发展,文献资源的数字化和电子化进程明显加快,尤其是中国科教网和校园网以及数字图书馆的建立,使得图书馆也走向科技化、信息化,具有文献资源种类多样化、信息传递网络化、文献资源共享化等特点,成为真正的信息枢纽中心,对各种信息资料加以整合、传递。但应该注意到,尽管现在图书资料的保存形式及利用方法都发生了很大的变化,但是“为读者服务、保存和传递图书资料”仍是两者最根本的理念,这是两者的共性,是图书馆和各院系资料室的出发点和终点,但两者还是存在着差别,两者在发展中也存在着很多问题,相信以下的问题不仅仅是华南理工大学独有的问题,应该是目前绝大多数的高校都普遍存在的问题。

2图书馆与院系资料室在发展中存在的问题

2.1 发展体制不当

就华工而言,长期以来,图书馆与31个院系资料室各自为政,相互独立。资料室和资料室人员在行政上归属各分院单位,业务上却被学校指定由图书馆指导。同时由于学校编制少缺的问题,资料室人员往往是由老师兼职,这样就造成资料室人员在业务上的不专业,同时也形成了两不管,放任自流的现状,使得资料室处于表面上有资料员管理,实际上却无人问津。各院系单位对资料室知识在行政上限制,对于业务问题则不多过问,对于图书资料人员的岗位职责、绩效考核方法等职位说明大多也只适用于图书馆的工作中,对于资料室的工作说明,还有待进一步加强。

2.2 经费的严重短缺及资料的重复浪费严重

就华工而言,图书馆的经费是由学校直接划拨,而资料室的经费是各院系单位自行承担。因此各个资料室的经费多少就直接取决于本单位的效益和单位领导的重视程度了。如果本单位的效益和单位领导的重视程度都不高的话,那么本资料室的发展状况便不言而喻了。另一方面,就算本单位的效益和单位领导的重视程度都很高,也会出现以下状况,在购买文献资料时,应该根据各分院的教学和科研需要,图书馆和资料室制定出合理计划,分别进行采购。但是在具体操作中,由于图书馆和资料室没有及时进行沟通与交流,缺少整体的规划,导致两者间购入文献种类单一且重复购入,造成了使用经费的浪费。通过对我校图书馆订购的中文期刊与各资料室订购的中文期刊进行统计分析,发现在图书馆和一些资料室仍存在不同程度的文献重复购入的现象,而与此同时,对于一些新增专业,由于各部门没有进行及时沟通与协调以及资料员专业水平受限,没有进入及时更新与增加。

2.3 工作方式制约图书馆与资料室的沟通

现金,学校在大力发展校园建设的同时,也加强了对图书馆建设的重视与支持,但是,缺疏忽了对资料室建设的开发与利用。在我校,图书馆文献资料从采编、流通到典藏,使用计算机系统管理已经很多年了,而各资料室的工作,大多数仍然是传统的手工作业方式,导致一些图书流失,或者成为本学院老师的个人图书,失去了流通的功能。同时各资料室对文献资料的加工也各不相同,有对文献进行分类编目的,也有不进行分类编目的;有简单的室藏目录的;也有的资料室根本就没有任何室藏目录,这样也使得图书成了死书无法流通,这些种种现实问题严重制约了资料室文献资源的开发利用以及校园内文献资源的共享。

2.4 资料室文献得不到充分的利用

各分院资料室所藏文献本来具有专业上的优势,然而,由于观念、人员、馆舍等因素的制约,限制了读者的利用。由于近年来高校大势扩招,导致各学院办公用房紧张,本来面积就不大的资料室就一小再小,致使许多有用的文献资料就因为场地不够而不能展现给读者,只能堆放在角落里;同时31个资料室的服务对象也仅限于本单位的教师和学生,且开放的时间普遍比较短,这样限制了更多读者对资料室文献的广泛利用。

综上所述,我们必须要采取相应的有效措施来改善目前存在的状况,最大程度地实现图书馆和各院系资料室融合发展。

3实现图书馆和各院系资料室融合发展的主要措施。

(1)首先在人事上,最好的解决方案是借鉴中山大学的方法,当然这需要学校的认可和配合,各院系单位资料员由图书馆统一领导调配,资料员的编制归入图书馆。其工资待遇、职称评定、岗位安排等等都由图书馆直接统一管理。资料员必须听从图书馆领导的安排,自觉地遵守图书馆的一切规章制度,认真履行岗位职责,如果有必要也可以和图书馆人员一起,在重新聘岗时,申请其它心仪能胜任的岗位。

(2)在经费上,目前我校只有使用985和211的经费购买文献时,才需要图书馆领导审批,而其它的经费则一概不管,那么在人事改革后,希望所有用于资料室的经费都由图书馆统一管理支配。资料室如需订购文献,购买设备办公用品等时,资料员应做好订购采购计划并交至图书馆领导审批,图书馆领导可根据具体需要有目的、有计划地合理使用这些经费。这样可以避免经费的重复使用及不必要的浪费,同时也使全校的馆藏资源布局更为合理。

(3)在规章制度上,由图书馆做出整体规划,制定出较为完善的规章制度体系,来对图书馆与31个资料室进行统一的协调、规划、布局,无论是图书馆员还是资料员都要严格地、自觉地遵守这些规章制度,从而更好地体现图书馆与资料室的一体化融合管理。

(4)加强网络建设,实行联合采购、编目。在这一点上,我们最简单有效的办法就是尽快统一系统,逐步使31个资料室并入图书馆系统,在技术上对各资料室的使用权限和级别做一定的限定。首先,使各资料室的文献资源情况一目了然,还可以使资料员很方便地利用系统查询图书馆的采访信息,对文献出版情况进行跟踪,做出及时调整,然后结合本院系的教学、科研需要,做出相关计划,跟进本资料室的文献订购工作,并及时反馈给图书馆,图书馆在采访文献资料时,也应该与资料员进行沟通,听取他们的意见,根据院系资料室反馈回的订购书目并结合馆藏需要全面统筹订购,这样能够有效避免重复订购,提高工作效率。订购回来的文献也由图书馆采编部严格按照文献著录标准化原则进行统一分类、编目、加工完后再分配给各个院系资料室,这样既保证了图书馆与资料室文献资料分类编目的统一性,又有利于建立起全校统一的联合目录,建立有专业特色的馆藏体系。其次,在年终账务总结上报时,各资料室也能利用系统很轻易地获取所需要的财务数据,彻底改变以往统计数据艰难的局面,大大减轻了资料员的工作强度。

(5)建立可行的借阅制度,开展校内文献互借、互阅,是实现校内文献资源共享的有效途径。在统一系统之后,随之应统一全校的借阅制度,规定统一的借阅范围、方式、时间和借还期限,使得读者凭由图书馆在全校范围内发放的统一借阅证,便可在全校31个资料室使用,结合本馆的通借通还服务,还可逐步纳入通借通还服务的范畴,更大程度地方便读者,同时在读者离校时也能在系统里很容易地检索出该读者账户的图书情况,这样也能减少以往资料室图书流失的情况。我们的宗旨是竭力地使全校31个院系资料室与图书馆联合为一个超越空间的图书馆。

和华南理工大学的情况一样,相信绝大多数高校也期待能尽快实现本校图书馆与资料室的融合发展,当然要实现图书馆与各资料室全方位融合,充分发挥资料室的功能,需要本校领导的大力支持,同时也需要各院系单位领导的关注,支持资料室的管理,改变过去自我封闭、自我发展的观念,与图书馆共同努力,实现图书馆与资料室的共同发展。

参考文献

[1] 李葆.网络环境下高校图书馆与院系资料室的联合共建[J].图书馆论坛,2002(1):19～21.